Wat het team belichaamde op de USA Games vormt de kern van wat Special Olympics doet. Het hele jaar door bieden ze sporttraining en wedstrijden aan voor atleten van alle leeftijden met een verstandelijke beperking. Hun missie is om inclusiviteit, begrip en vriendschap te bevorderen voor hun atleten, families en gemeenschappen.

De afdeling van Noord-Californië en Nevada — die het team uit Clovis stuurde om in Seattle te strijden — produceert elk jaar meer dan 300 evenementen voor zowel atleten als donateurs. Abe Cruz, Senior Manager van Design, is verantwoordelijk voor het produceren van alles wat bezoekers op deze evenementen zien, horen en lezen, in samenwerking met het marketingteam, om een samenhangende ervaring voor bezoekers te creëren.

Maar als non-profitorganisatie met beperkte middelen en een hoog werkvolume hadden Abe en zijn Team het moeilijk omdat:

• Ze hadden geen gecentraliseerd communicatie- en coördinatiesysteem voor hun werk, wat de kwaliteit van de middelen in gevaar bracht.

• Aanvragen kwamen van alle kanten binnen en belangrijke informatie ontbrak vaak, wat resulteerde in extra, ongeplande evaluatiecycli.

• De prioriteiten en de status van het werk waren niet duidelijk, dus ze wisten op geen enkel moment waar ze zich op moesten concentreren.

Het selectieproces: het simpel houden

Bij het evalueren van Werkbeheertools was de eerste prioriteit van Abe om een eenvoudige en intuïtieve interface te vinden. Ze hadden een tool nodig die gemakkelijk te gebruiken was, niet intimiderend, en die zou voldoen aan hun behoeften voor het coördineren van projecten, zoals de grootschalige evenementen die ze produceren. Ze hadden ook functionaliteit nodig waarmee ze duidelijk en doeltreffend konden communiceren, vooral rond creatieve aanvragen en goedkeuringen. Ten slotte waren Abe en zijn team op zoek naar een manier om hun teamactiviteiten - van vergaderingen tot algemene processen - efficiënter te maken.

Na een teamdiscussie en een vergelijking van verschillende Werkbeheeroplossingen, kozen ze voor Asana. Het is eenvoudig en intuïtief voor het team om te gebruiken, maar biedt ook specifieke functies, zoals sjablonen en aangepaste velden, die hun workflow efficiënter zouden maken. En met Asana voor non-profits krijgen Abe en zijn team nu de Premium-functies die ze nodig hebben met 50% korting.

Efficiëntie eerst: workflows stroomlijnen voor betere en snellere resultaten

Het marketingteam van Special Olympics gebruikt nu Asana om al hun processen te stroomlijnen, zodat ze helderheid hebben over details en sneller werk kunnen leveren. Met Asana kan het team nu het volgende doen:

• Elk jaar meer dan 300 evenementen beheren: Met sjablonen kan het team hun Summer Games en Polar Plunge-inzamelingsactie sneller plannen en lessen uit eerdere evenementen opnemen, zodat ze de uitvoering altijd verbeteren. Bovendien is er minder haast op het laatste moment, omdat kritieke stappen niet over het hoofd worden gezien.

• Creatieve aanvragen en goedkeuringen stroomlijnen: door het aanvraagproces te standaardiseren, krijgt Abe nu vooraf alle details die hij nodig heeft, zodat de verwachtingen vanaf het begin duidelijk zijn en goedkeuringen sneller verlopen.

• Het juiste werk prioriteren: Door de status en prioriteit van het werk in Asana bij te houden met aangepaste velden, heeft het team helderheid over waar ze hun tijd op moeten richten en in welke fase het werk zich bevindt, waardoor het aantal wekelijkse teamvergaderingen is verminderd.

Voor onze Summer Games 2019 waren we in staat om het evenement en de marketingmiddelen in de helft van de tijd te produceren en tegelijkertijd een meer gedenkwaardige ervaring voor onze atleten te creëren.

Betere processen leiden tot betere evenementervaringen

Door Asana te gebruiken om hun evenementplanning, creatieve aanvragen en teamcommunicatie te beheren, heeft het marketingteam van Special Olympics hun processen gestroomlijnd, zodat ze efficiënter werken. Abe en zijn Team kunnen zich nu concentreren op het creëren van een omgeving die de eenheid bevordert die het Clovis-team tijdens de USA Games van 2018 heeft geïllustreerd. In plaats van alleen middelen te produceren, bieden ze ervaringen en co-creëren ze herinneringen met hun atleten, donateurs en gemeenschap. Bij de meest recente Northern California Summer Games - waaraan meer dan 1000 atleten en coaches deelnamen - bundelden Abe en het team bijvoorbeeld hun creatieve krachten om audio/visuele media, feestelijke banners op het hoofdpodium en banners in de hele arena te produceren, om een levendige sfeer te creëren voor de atleten en hun families.

Zonder Asana hadden we de geweldige openingsceremonie van de Zomerspelen van dit jaar absoluut niet voor elkaar gekregen.