Theresa Agonia, hoofd Externe Zaken, houdt toezicht op de communicatie, de dienstverlening aan kiezers en de relaties met de gemeenschap voor het bestuur, en leidt een toegewijd team van 18 personen. Ze werkt ook samen met andere steden in het hele land aan enkele van de belangrijkste strategieën van burgemeester Elorza en deelt kennis en leerpunten over onderwerpen zoals huisvesting, immigratie en hervorming van sociale rechtvaardigheid.

Maar het besturen van een stad met 180.000 inwoners is geen eenvoudige taak, en het bestuur zag vanaf het begin kansen om organisatorische silo's af te breken:

• Met 40 afdelingen die samenwerken aan initiatieven - van hervormingen op het gebied van sociale rechtvaardigheid tot jeugdzorg - was het moeilijk om iedereen op één lijn te houden en deadlines bij te houden voor veel mensen en projecten.

• De gebouwen van de afdelingen waren fysiek over de stad verspreid, waardoor er silo's ontstonden die het moeilijk maakten om samen te werken.

• Belangrijke e-mails werden onderaan de inbox verborgen zonder een goede manier om prioriteit te geven aan berichten.

Zodra burgemeester Elorza in 2015 aantrad, begonnen hij en zijn senior leiderschap de hele administratie van het stadhuis op Asana te brengen - en brachten daarmee de afdelingen samen.

Als overheid hebben we geen gebrek aan uitdagingen, maar er zijn ook veel dingen die we kunnen beheren. Er zijn processen die we kunnen verbeteren en verfijnen. Hulpmiddelen als Asana stellen ons in staat om dat beter te doen.

Burgemeester Jorge Elorza

De 40 afdelingen van het stadhuis op Asana brengen

Burgemeester Elorza had Asana in andere organisaties gebruikt, en zijn team had zelfs zijn verkiezingscampagne met het platform beheerd. Dus toen hij eenmaal aantrad, hebben de burgemeester en Theresa de rest van de werknemers van het stadhuis onboard gebracht.

Jarenlang had iedereen telefoongesprekken en e-mails gebruikt om dingen gedaan te krijgen. Theresa benadrukte hoe Asana hen zou helpen slimmer te werken en uit te blinken in hun functies - hoe het hun leven gemakkelijker zou maken. Ze hielden bij het ontwerpen van de Asana-training ook rekening met de verschillende niveaus van technische vaardigheden van de werknemers en zorgden ervoor dat ze de vragen van individuen beantwoordden, zodat ze zich op hun gemak voelden om zich bij hun collega's op het platform aan te sluiten.

Tegenwoordig worden nieuwe werknemers vanaf het begin onboarded op Asana, tegelijk met HR- en ethische training.

Theresa deelt tips en tricks om werknemers te helpen het meeste uit Asana te halen:

• Gebruik Asana voor alle communicatie, ter vervanging van e-mails en telefoontjes, zodat er een doorzoekbaar verslag van de samenwerking is voor toekomstige raadpleging. Het team heeft afspraken en intern jargon, zoals het toevoegen van ‘FYI:’ aan het begin van informatieve taken en ‘V:’ om een vraag aan te duiden.

• Gebruik Asana om persoonlijke notities vast te leggen, zodat het jaren later gemakkelijk is om oude projecten te herinneren.

• Maak Asana-taken actiegericht en wijs vervaldatums toe om verantwoordelijkheid te stimuleren.

• Download de mobiele app (vooral voor werknemers die in het veld werken) zodat je kunt kijken hoe het werk ervoor staat, zelfs als je niet achter je computer zit.

Nu iedereen op de hoogte is, is Asana een goed bijgehouden overzicht van werk uit het verleden geworden, en een georganiseerde roadmap voor toekomstig werk.

Toen we aantraden, was het duidelijk dat er zoveel gebeurde in het gemeentebestuur. Er waren veel wandelgangvergaderingen en projecten tussen verschillende afdelingen. Met Asana kunnen we elkaar op de hoogte houden en efficiënt blijven.

Theresa Agonia, hoofd Externe Zaken

Toegankelijke informatie maakt een toegankelijke stad

De stad Providence gebruikt Asana sinds 2015 om te communiceren en alle projecten bij te houden. Nu de teams zo goed georganiseerd zijn, verdwijnt er niets onder digitale stapels e-mails - alle berichtenuitwisseling gebeurt via Asana, wat naar schatting 295 werkdagen per jaar bespaart. Deze 295 werkdagen werden voorheen gevuld met "werk over werk", wat volgens de Anatomie van werk-index 61% van de dag van een Amerikaanse kenniswerker in beslag neemt.

Met Asana krijgen de juiste mensen nu de juiste berichten, is er een efficiënt pad om projecten gedaan te krijgen, en wordt alles gearchiveerd voor toekomstige referentie, waardoor een doorzoekbare schat aan informatie ontstaat.

Asana was ook van vitaal belang tijdens de COVID-19-pandemie en hielp bij het beheren van de complicaties van werken op afstand en samenwerking tussen afdelingen. Hier zijn een paar voorbeelden van projecten die de stad Providence in Asana beheert:

Werkplannen. Werkplannen zijn de bijnaam van de stad voor afdelingsoverschrijdende initiatieven die meerdere programma's en beleidslijnen omvatten, zoals hervormingen op het gebied van sociale rechtvaardigheid. Een werkplan bevindt zich in een Asana-project met secties om het werk te organiseren op basis van aandachtsgebieden. Iedereen werkt vanuit dezelfde informatie, waardoor verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk zijn. Het werkplan voor de hervorming van de sociale rechtvaardigheid omvat bijvoorbeeld initiatieven voor de hervorming van de politie en een nieuw proces van waarheidsvinding, verzoening en herstelbetalingen, waarbij meer dan 35 mensen van verschillende afdelingen betrokken zijn. Asana maakt het gemakkelijker om mensen verantwoordelijk te houden voor hun deel van de tijdlijn, wat belangrijk is wanneer er een nieuw beleid wordt gelanceerd en verschillende afdelingen de outreach, handhaving en communicatie ervan beheren. Wanneer iedereen het volledige werkplan in Asana kan zien - niet alleen hun specifieke gebied - is het gemakkelijk om op de hoogte te blijven van voortgangsrapporten, risico's, volgende stappen en meer.

$ 1 miljoen COVID-19-fonds voor juridische huisvestingshulp. Tijdens de COVID-19-pandemie ontving de stad extra federale subsidies om organisaties te helpen bij COVID-hulp en -herstel. Om inwoners te ondersteunen die met huisvestingsonzekerheid werden geconfronteerd, heeft het bestuur onlangs een investering van $ 1 miljoen gelanceerd om uitgebreide toegang te financieren tot verdediging tegen uitzetting en noodhulp voor huisvesting voor inwoners van Providence die getroffen zijn door de COVID-19-crisis. Het beheren van dit complexe interdepartementale project, en alle organisaties die middelen hebben ontvangen, in Asana is een enorme overwinning geweest. Juridische bijstand kan het verschil maken tussen een bewoner die wordt uitgezet of een bewoner die nog een maand een dak boven zijn hoofd heeft.

Aanvragen van kiezers en telefoontjes naar het stadhuis bijhouden. Wanneer een inwoner belt om een vergadering aan te vragen of een kuil te melden, houdt het team voor dienstverlening aan kiezers de interactie bij in Asana. Omdat alles wordt geregistreerd, worden problemen niet over het hoofd gezien. En de volgende keer dat de inwoner belt, gebruikt de werknemer van het stadhuis de zoekfunctie van Asana om eventuele geschiedenis en context op te halen. Het resultaat? Zorgvuldige opvolging en meer vertrouwen tussen het stadhuis en de gemeenschap, wat een grote winst is voor elk bestuur. Er is ook het voordeel dat je trends in verzoeken kunt herkennen. Als vijf mensen in de gemeenschap hebben gebeld over hetzelfde probleem, kan het team van Theresa beginnen met het opbouwen van een verhaal rond een nieuwe behoefte.

Benoeming van leden van de gemeenteraad. Asana is van onschatbare waarde geworden bij het benoemen van meer dan 300 bestuursleden in meer dan 40 besturen, wat meestal een proces van 45 dagen is. Dit is teruggebracht van 45 naar 30 dagen - een tijdsbesparing van 30% - door deadlines, status en vervolgacties te beheren in een Asana-project voor raden en commissies.

Asana wordt nu zo veel gebruikt dat het alle aspecten van de administratie raakt. Asana-sjablonen helpen bij het stroomlijnen van veelvoorkomende projecten, zoals vacatures, evenementplanning en persconferenties, met een uitputtende lijst van stappen om ervoor te zorgen dat niemand het podium vergeet.

Theresa is dol op de mogelijkheid van Asana om taken aan meerdere projecten toe te voegen. Ze werkt met zoveel afdelingen, dus het bespaart veel tijd wanneer ze taken aan mensen kan toewijzen en deze worden weergegeven in de Asana-projecten van verschillende afdelingen. Dit heeft haar geholpen om dubbel werk te verminderen, wat Amerikaanse kenniswerkers elke week 6,5 uur kost (Anatomie van werk-index).

We gebruiken Asana om het volledige spectrum te zien van een project of beleid waar we aan werken. We gebruiken het ook voor communicatie en het maken van vergaderagenda's.

Theresa Agonia, hoofd Externe Zaken

Providence: een stad van leiderschap

Het personeel van de stad is vastbesloten om de inwoners van Providence te blijven voorzien van goed bestuur en goede dienstverlening. Hun werk op het gebied van sociale rechtvaardigheid was een belangrijke focus tijdens de ambtstermijn van burgemeester Elorza, en met Asana in hun toolbox kunnen ze nu prioriteit geven aan grotere en gedurfdere ideeën, en ook de pandemie bijbenen door de huisvestingsinstabiliteit aan te pakken die COVID-19 in zijn kielzog heeft veroorzaakt.

Terwijl ze naar de toekomst kijken, zullen Theresa en de teams die Providence helpen soepel te laten draaien, de weg blijven wijzen en hun kennis en heldere visie delen met andere burgemeesterskantoren in het hele land.

Elke organisatie zou moeten werken met een platform zoals Asana. Het verhoogt de productiviteit, verantwoordelijkheid en organisatie binnen een dynamisch personeelsbestand, zoals de stad Providence. Het stelt ons in staat om te voorkomen dat zaken over het hoofd worden gezien en verbetert onze capaciteit om efficiënter te zijn.

Burgemeester Jorge Elorza

Afbeelding: David Santilli