Guru, gevestigd in Philadelphia, is een klein maar snelgroeiend technologiebedrijf met een breed scala aan klanten, waaronder Square, Buzzfeed en Zoom.

Afstemming creëren tussen verkoop en marketing

Julia Bersin is Senior Marketing Manager in het Growth Marketing-team en is verantwoordelijk voor het opzetten van inboundmarketingprogramma's, zoals campagnes voor vraaggeneratie, evenementen op locatie en meer. Al dit werk vereist nauwe coördinatie en afstemming met het verkoopontwikkelingsteam, zodat marketing de juiste mensen aantrekt en kwaliteitsleads aan verkoop kan doorgeven.

Hoewel Julia's team gevestigd is in San Francisco, werkt ze nauw samen met Dalton Gilgor, die het sales development-team leidt vanuit het hoofdkantoor in Philadelphia. Vaak bedenken ze een strategie vóór een buitenevenement of webinar om de doelgroep te bepalen en werken ze vervolgens nauw samen tijdens en na de campagne om ervoor te zorgen dat elke kwaliteitslead wordt opgevolgd, zodat ze het meeste rendement uit elke marketingactiviteit halen.

Hoewel Julia en Dalton Zoom en Slack gebruiken om te communiceren, was het moeilijk om effectief samen te werken aan grotere projecten - vooral gezien de verschillende geografische locaties en tijdzones. Ze hadden een oplossing nodig die iedereen op schema kon houden om deadlines te halen.

Zonder een tool om hun projecten op één plek te beheren, deden de teams voor groeimarketing en verkoopontwikkeling het volgende:

• Besteedden meerdere uren per week aan statusupdate-vergaderingen, omdat projecten geïsoleerd raakten per team en per locatie - ze hadden geen zicht op het werk dat elk team deed en informatie raakte verspreid.

• Details vielen door de mazen van het net omdat Slack-berichten niet uitvoerbaar waren, moeilijk te volgen waren en het niet duidelijk was waarvoor elke persoon verantwoordelijk was.

Ze wisten dat er een betere manier moest zijn om projecten bij te houden en op één lijn te blijven, zelfs over verschillende teams en verschillende kusten heen.

Geografische en afdelingssilo's afbreken

Bij het zoeken naar een projectbeheertool die de twee teams samen kon brengen, wisten de verkoop- en marketingteams dat ze een product nodig hadden dat hen kon helpen verantwoordelijkheden te definiëren, duidelijke deadlines te stellen en projectplannen eenvoudig bij te werken. Ze wilden ook een tool die hun centrale opslagplaats kon worden voor lopend werk en die geïntegreerd was met Slack. Toen besloten ze Asana uit te proberen.

Gelukkig hoefden ze niet ver te zoeken. Het marketingteam gebruikte Asana al voordat het bedrijf besloot het platform voor iedereen uit te rollen. Aangezien Asana al voor hen beschikbaar was, begonnen Julia en het marketingteam het verkoopteam toe te voegen aan Asana in cross-functionele projecten zoals webinars. Zodra alle belanghebbenden zich op hetzelfde platform bevonden, verliep de samenwerking tussen verkoop en marketing via Asana vanzelf, waardoor elk team in realtime op de hoogte kon blijven van het project.

Met Asana zijn we over het algemeen meer gaan samenwerken. Er is één project en iedereen zit er in. Het is niet zo dat Dalton zijn eigen project heeft voor hetzelfde ding. Het voelt alsof we allemaal eigenaar zijn van dit ene ding samen.

Julia Bersin, Senior Manager van Demand Generation

Nu beide teams Asana gebruiken, fungeert het als een single source of truth voor alle projecten tussen sales en marketing. In plaats van meerdere keren per week statusvergaderingen op Zoom bij te wonen, kan iedereen op elk moment zien wie aan wat werkt. De verantwoordelijkheid is duidelijk afgebakend en iedereen weet welke delen van het project van hem of haar zijn en welke delen van iemand anders zijn. Die helderheid neemt onduidelijkheid weg, waardoor mensen zich kunnen concentreren op het werk in plaats van te controleren wie waarvoor verantwoordelijk is, misverstanden op te lossen of dubbel werk te doen.

Processen stroomlijnen voor betere resultaten

Wanneer Julia en Dalton samenwerken, kunnen ze een strategie bedenken voor een inbound-campagne, zoals een webinar of een evenement op locatie, en het hele project in Asana zetten met behulp van een van hun vooraf gemaakte aangepaste sjablonen. Elk aspect van het project - van het plannen en uitvoeren van het evenement tot de opvolging van leads aan het einde - bevindt zich in hetzelfde project in Asana.

Bovendien, met de sjablonenbibliotheek die beide teams gezamenlijk hebben opgebouwd, hoeft een nieuwe medewerker op de marketingafdeling niet vanaf nul te beginnen met zijn of haar projectplan wanneer hij of zij een webinar of evenement opstart. Hij of zij kan een van de sjablonen gebruiken en vanaf daar aan de slag gaan, wetende welke stappen er precies moeten worden genomen en wie erbij betrokken moet worden. Het proces is niet alleen sneller en gestroomlijnder, maar het zorgt er ook voor dat er niets over het hoofd wordt gezien, aangezien zelfs de kleinste details al zijn opgenomen.

De vrije tijd die Asana ons geeft, stelt ons in staat om meer projecten uit te voeren, meer deals af te sluiten, geweldige marketingevenementen te organiseren en goede ervaringen voor klanten en prospects te creëren. Het komt er allemaal op neer dat we tijd vrijmaken om dingen te doen die belangrijker zijn voor ons bedrijf en voor onze klanten.

Dalton Gilgor, Account Development Manager

Voor Guru heeft Asana de grenzen tussen afdelingen vervaagd, waardoor elk project minder een nulsomspel is en meer een echte teaminspanning. Zelfs als iemand niet nauw betrokken is bij een project, heeft hij er toegang toe, kan hij zien wie erbij betrokken is en is hij zich meer bewust van de grote initiatieven die in heel Guru plaatsvinden. Uiteindelijk stelt dit Julia en Dalton in staat om door te gaan met het creëren van impactvolle inboundmarketinginitiatieven om Guru te laten groeien en teams over de hele wereld in staat te stellen de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen.