Kerry Hoffman, Senior Projectmanager van Marketing Operations, houdt toezicht op alle marketingprojecten die door de creatieve, groei- en inhoudsteams worden ondernomen. Ze zorgt voor een evenwicht tussen hun werkdruk en middelen, maar vóór de invoering van Asana was er geen manier om alle inkomende aanvragen en het werk in behandeling tegelijkertijd te bekijken. Ze voeren 40 groeicampagnes per kwartaal uit, 20 inhoudscampagnes per kwartaal en 8 tot 10 grote campagnes per jaar, dus het gebrek aan overzicht leidde tot vertragingen en dubbel werk.

Het marketingteam gebruikte een onhandelbare combinatie van e-mail, chat en spreadsheets om samen te werken aan campagnes, wat resulteerde in:

• Geen bron van waarheid of verantwoordelijkheid over vervaldatums

• Een constante behoefte om om statusupdates te vragen

• Informatiesilo's en documenten die verloren raakten in e-mailconversaties

• Dubbele werkaanvragen die geconsolideerd hadden kunnen worden

Om in het tempo te kunnen schalen dat het bedrijf nodig had, moest het marketingteam efficiënter werken.

Met Asana werken we 30-40% sneller dan vorig jaar en hebben we bijna twee keer zoveel advertenties gelanceerd.

Een werkbeheertool selecteren om de efficiëntie te verhogen

Het team had een tool nodig om de zichtbaarheid en samenwerking te verbeteren, processen te operationaliseren, inkomende aanvragen te beheren en alle deadlines te bevatten.

Ze kozen voor Asana omdat het flexibel genoeg was om een verscheidenheid aan workflows te beheren, en het de samenwerking met teamgenoten vereenvoudigde, met name bij het toewijzen van taken en het verzamelen van feedback van belanghebbenden op één plek. Het doorzoekbare platform maakte het ook gemakkelijk om documenten en voltooide middelen voor terugkerende campagnes te vinden.

Het team is bijna 20% efficiënter door te vertrouwen op Asana om hun werk georganiseerd en gestroomlijnd te houden.

Alle creatieve aanvragen worden via Asana gestuurd

Tegenwoordig wordt een idee voor een marketingproject ‘echt’ wanneer het in Asana wordt ingevoerd. Als er visuals of tekst van het creatieve team nodig zijn, vullen de kanaaleigenaren die het project aanvragen een taak voor een creatieve briefing in, waarbij ze vervaldatums, verantwoordelijkheid, benodigde goedkeuringen, enz. invoeren.

Deze briefing bevindt zich in een project 'Creatieve aanvragen', waar Kerry deze beoordeelt en evalueert aan de hand van de prioriteiten van de afdeling, en vervolgens het werk toewijst nadat ze het heeft verplaatst naar een project 'Creatieve aanvragen in behandeling'.

Kerry heeft sjablonen voor veelvoorkomende taken om automatisch een workbackschema over te nemen. Een subtaak voor een nieuwe e-mailcampagne kan bijvoorbeeld zijn om een bijbehorende landingspagina te maken - een eerder over het hoofd geziene stap die niet langer wordt vergeten omdat deze in het sjabloon staat.

Naarmate een creatieve aanvraag vordert, werken teamgenoten de status ervan bij met behulp van aangepaste velden van Asana. Dit stelt belanghebbenden automatisch op de hoogte wanneer een asset klaar is om te worden beoordeeld en feedback te ontvangen, wat ze rechtstreeks in de taakopmerkingen kunnen doen. Nu is het niet meer nodig om om statusupdates te vragen of een live feedbackvergadering te houden. Asana geeft Kerry één plek van waaruit ze middelen kan beheren en tegelijkertijd een betrouwbaar historisch overzicht van voltooid werk en middelen voor het team kan creëren.

Nieuwe werknemers kunnen op het creatieve aanvragen-bord kijken, en onmiddellijk begrijpen waar het hele marketingteam mee bezig is, zonder dat ze er naar hoeven te vragen.

Gestroomlijnd proces voor succesvolle campagnes

Asana biedt een single source of truth voor al het lopende en voltooide marketingwerk. Dit heeft geleid tot meer zichtbaarheid en efficiëntie, waardoor het team sneller kan werken, dubbel werk kan voorkomen, aanvragen met een lage prioriteit kan filteren en op tijd meer succesvolle campagnes kan produceren.

Het gebruik van Asana heeft het marketingteam ook geholpen om een draaiboek voor grote campagnes te maken. Bij het plannen van een nieuwjaarscampagne - hun grootste tot nu toe - legden ze elk detail vast in Asana, waardoor de productie van hun volgende grote campagne twee maanden later veel sneller verliep.

Aangezien alles gebeurt in Asana, kunnen nieuwe werknemers en freelancers sneller onboarden, terwijl reizende werknemers via de mobiele app van Asana op de hoogte kunnen blijven van projecten. Het team gebruikt geen e-mails meer om projecten te beheren en heeft niet zoveel vergaderingen meer nodig.

Nu ze efficiënter samenwerken, is het marketingteam in topvorm en helpt het ClassPass in topconditie te blijven.

Door Asana te gebruiken, hebben we het aantal vergaderingen met ongeveer 25% verminderd en hopen we nog meer te besparen doordat we aangepaste velden gebruiken voor statusupdates in plaats van vergaderingen.