Perché dovresti dare priorità alla responsabilizzazione dei dipendenti

Pensa all'ultima volta che hai realizzato qualcosa da solo. Magari hai imparato a riparare il computer, a fare i conti delle tasse o a suonare uno strumento. Potresti aver incontrato degli ostacoli lungo la strada, ma avevi gli strumenti necessari per risolvere i problemi. È stata una bella sensazione, vero? 

È questo il significato di responsabilizzazione dei dipendenti. Quando i lavoratori sono responsabilizzati, hanno gli strumenti e la fiducia per prendere grandi decisioni e capire le cose da soli. E ogni volta che superano un ostacolo, i membri del tuo team acquisiscono più esperienza, più fiducia e più potere di avere un impatto positivo. 

Cos’è la responsabilizzazione dei dipendenti? 

La responsabilizzazione dei dipendenti consiste nel supportare i membri del team e dare loro spazio per diventare la versione migliore di sé stessi al lavoro. I leader che responsabilizzano i propri dipendenti si concentrano sul supporto anziché sul micromanaging. Forniscono la fiducia e gli strumenti necessari ai lavoratori per superare le sfide, oltre all’autonomia di cui i dipendenti hanno bisogno per prendere le proprie decisioni. Di conseguenza, i lavoratori che si sentono responsabilizzati possono sviluppare le proprie competenze, assumersi la responsabilità del proprio lavoro e acquisire la fiducia necessaria per avere un impatto. 

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Perché dovresti dare priorità alla responsabilizzazione dei dipendenti?

La responsabilizzazione dei dipendenti aiuta ogni membro del team a raggiungere il suo pieno potenziale sul lavoro, il che aiuta il tuo team (e la tua azienda) a prosperare. Ecco come puoi responsabilizzare il tuo team: 

• Offri ai dipendenti il supporto di cui hanno bisogno per affrontare le sfide: la responsabilizzazione dei dipendenti si concentra sul fornire ai lavoratori la fiducia, gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni difficili. Con il tuo supporto e le giuste risorse, il tuo team può imparare facendo, senza sentirsi come se fosse stato gettato in un pozzo senza fondo. Nel tempo, questo aiuta i dipendenti a sviluppare esperienza e fiducia. Miglioreranno nel loro lavoro e potrai affidare loro progetti sempre più difficili. 

• Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti: i dipendenti che hanno più responsabilità sono molto più propensi a sentirsi coinvolti sul lavoro. Questo è supportato dai dati: gli studi dimostrano che i dipendenti responsabilizzati si collocano nel 79° percentile del coinvolgimento dei dipendenti, mentre i dipendenti non responsabilizzati si collocano nel 24° percentile. E questi numeri hanno senso anche a livello intuitivo. È difficile sentirsi coinvolti quando non si ha il controllo sul proprio lavoro. Responsabilizzando i dipendenti, dai loro più controllo e l’autonomia per avere un impatto reale. 

• Crea una cultura aziendale solida: la cultura della tua organizzazione è un riflesso dei tuoi valori. Dando un valore elevato alla responsabilizzazione, incoraggi i dipendenti ad assumersi responsabilità e a creare un lavoro di cui essere orgogliosi. Questo tipo di cultura è molto più forte di quella in cui i lavoratori si sentono impotenti di fronte a qualsiasi cambiamento. Inoltre, una cultura aziendale positiva aiuta a promuovere la soddisfazione e il benessere dei dipendenti, il che si traduce in una maggiore fidelizzazione, un minore turnover e migliori prestazioni lavorative. 

• Produrre lavoro di alta qualità: la responsabilizzazione dei dipendenti offre ai tuoi migliori dipendenti gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. Consente loro di assumersi la piena responsabilità dei progetti e delle responsabilità, in modo da avere meno ostacoli e impegnarsi maggiormente nella produzione di risultati di alta qualità. 

• Prendere decisioni migliori, più velocemente: i dipendenti che hanno più autonomia hanno la libertà d’azione, il contesto e la chiarezza necessari per prendere rapidamente le decisioni giuste. Sanno quali decisioni possono prendere e quali devono ancora essere prese dalla leadership, in modo da poter agire rapidamente quando qualcosa rientra nella loro competenza. Quando ciò accade, i lavoratori non devono aspettare che i superiori che non hanno familiarità con il problema in questione intervengano. Al contrario, il potere decisionale spetta ai dipendenti che hanno una prospettiva dettagliata e sul campo.

• Assumere (e trattenere) i migliori talenti: un ambiente di lavoro che dà autonomia ai dipendenti attira potenziali candidati. Questo perché i migliori candidati sono entusiasti dell'opportunità di assumersi responsabilità e influenzare direttamente i risultati dell'azienda. Le persone di talento vogliono mettere in campo tutte le loro capacità e una cultura di responsabilizzazione consente loro di farlo. Ciò significa che i tuoi dipendenti di talento avranno una maggiore soddisfazione sul lavoro e rimarranno più a lungo, tutto grazie all'empowerment dei dipendenti. 

Cinque modi per costruire un team responsabile

La responsabilizzazione dei dipendenti è essenziale, ma da dove iniziare? Di seguito, abbiamo delineato cinque modi concreti per aumentare la responsabilizzazione del tuo team. 

1. Distribuisci le responsabilità

Fondamentalmente, la responsabilizzazione dei dipendenti si riduce a una cosa: fornire ai membri del team le risorse e l’autorità necessarie per prendere le proprie decisioni. Ciò significa che, affinché la responsabilizzazione funzioni, è necessario delegare e distribuire le responsabilità tra i membri del team. Allo stesso tempo, è fondamentale assicurarsi che i lavoratori abbiano il contesto necessario per prendere le decisioni giuste. 

Quando distribuisci le responsabilità, le decisioni non ricadono tutte sulle tue spalle. Al contrario, puoi consentire ai tuoi dipendenti di assumersi la piena responsabilità dei loro progetti. Puoi comunque dare un feedback, ma alla fine la decisione spetta a loro.  

Caso di studio: responsabilità distribuita in Asana

In Asana, responsabilizziamo i dipendenti creando aree di responsabilità (AoR). Per ogni area dell’azienda (come comunicazione interna, risorse umane o operazioni di marketing), c’è un titolare di AoR. Ascolta comunque il feedback degli stakeholder, ma in definitiva è lui a decidere se le opinioni sono divise o non c’è una risposta chiara. La chiave per implementare le AoR è essere chiari su ciò di cui ogni membro del team è (e non è) responsabile. In questo modo, saprai sempre chi ha il potere decisionale in una determinata situazione. 

In Asana, aspiriamo a un livello insolito di responsabilizzazione, in cui tutti sono autonomi nel loro ruolo di realizzazione della mission della nostra azienda.”

Per esempio, immagina di guidare un team di email marketing composto da tre persone. Il ruolo di ogni dipendente è simile: scrivono, organizzano e distribuiscono contenuti per le newsletter via email. Ma oltre a questo ruolo di base, ogni persona è anche responsabile di una diversa area di lavoro: 

• Piattaforma di email marketing: collabora con il team di progettazione per correggere i bug e migliorare le funzionalità.

• Test: collabora con il team di analisi per testare le prestazioni delle diverse funzionalità della newsletter.

• Partnership per i contenuti: collabora con il team dei contenuti per riutilizzare i contenuti esistenti per la newsletter.

Ogni dipendente ha responsabilità e potere decisionale nella propria area specifica. Di conseguenza, si fidano di agire autonomamente e sono autorizzati a promuovere un cambiamento reale.  

2. Fornisci risorse decisionali

Prendere decisioni può essere spaventoso. Ciò significa che la responsabilizzazione dei dipendenti non riguarda solo il dare al tuo team più potere decisionale, ma anche il fornire il supporto e le risorse necessarie per sentirsi sicuri delle proprie scelte. 

Il fatto che qualcuno sia responsabile di una decisione non significa che debba affrontarla da solo. Ecco come supportare il tuo team e aiutare i membri a fare le migliori scelte possibili: 

• Chiarisci i diversi tipi di decisioni. Alcune decisioni richiedono molta pianificazione, mentre altre possono essere prese più rapidamente. Secondo Jeff Bezos, è possibile distinguere chiaramente le decisioni suddividendole in due categorie: di tipo uno e di tipo due. Le decisioni di tipo uno sono difficili da rivedere e hanno un impatto elevato, come l'assunzione di un nuovo membro del team o l'apertura di un nuovo ufficio. Le decisioni di tipo due sono facili da annullare e hanno un impatto relativamente basso, come scegliere un giorno della settimana per la riunione del team. Distinguendo tra questi due tipi di decisione, puoi muoverti più velocemente ed evitare di dedicare troppo tempo a scelte a basso impatto. 

• Usa un framework decisionale. Un framework decisionale delinea ogni fase del processo decisionale e ti aiuta a identificare chi è responsabile di ogni passaggio. Un’opzione è il framework RAPID®, che identifica cinque ruoli chiave per le decisioni importanti: raccomandare, concordare, eseguire, inserire e decidere. Alcune aziende possono utilizzare un framework universale per tutte le loro grandi scelte. Se la tua non lo fa, prendi in considerazione l'utilizzo di un processo decisionale standardizzato in tutto il team. In questo modo, puoi assicurarti che tutti seguano gli stessi passaggi e facciano scelte di alta qualità. 

• Crea grafici RACI. Un grafico RACI definisce chi è Responsabile, Responsabile dell'approvazione, Persona consultata e Persona informata per un determinato progetto. Chiarisce chi è responsabile di prendere e approvare le decisioni, chi dovrebbe essere consultato prima di attuare una decisione e chi dovrebbe essere informato del risultato finale. Incoraggiando i membri del tuo team a creare grafici RACI per ogni nuovo progetto, puoi consentire loro di gestire le relazioni con gli stakeholder e assicurarti che le persone giuste siano coinvolte nelle decisioni chiave. 

• Sii una bacheca. In qualità di manager, sei nella posizione migliore per istruire e guidare il tuo team quando deve affrontare scelte difficili. Durante le riunioni individuali, dai ai membri del team il tempo di parlare dei problemi e delle potenziali soluzioni. Fornisci indicazioni quando puoi, ma ricorda che la decisione finale spetta a loro. 

• Stabilisci aspettative. Le decisioni possono intimidire, soprattutto quando hanno conseguenze di vasta portata. Per evitare la paralisi decisionale, chiarisci che le buone decisioni riguardano più il processo che il risultato. Non puoi prevedere il futuro, ma puoi seguire un solido processo decisionale e aumentare le tue possibilità di successo. Definire le aspettative aiuta i dipendenti ad agire, anche se ciò significa che potrebbero fallire. 

Ciò che rende una decisione ottima non è il fatto che abbia un ottimo risultato. Una grande decisione è il risultato di un buon processo.”

3. Collega le attività quotidiane agli obiettivi

Per definire le priorità e prendere le decisioni giuste, devi sapere cosa è importante. È a questo che servono gli obiettivi: sono una stella polare che guida i dipendenti nelle loro scelte, ad esempio su cosa lavorare prima, quando respingere le richieste degli stakeholder e se vale la pena portare avanti un nuovo progetto. 

Quando i dipendenti capiscono in che modo il loro lavoro quotidiano si collega agli obiettivi aziendali, sanno cosa è importante per l’azienda e su cosa dovrebbero concentrarsi. Questa chiarezza offre ai membri del team una maggiore autonomia nel prendere le proprie decisioni, garantendo al contempo che rimangano in linea con gli obiettivi aziendali. 

Un modo per collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi aziendali è con gli obiettivi e i risultati chiave (OKR), una metodologia che abbina gli obiettivi alle metriche che utilizzerai per monitorare l’avanzamento. In Asana, il team esecutivo stabilisce gli obiettivi aziendali, ma i singoli team decidono i risultati chiave a cui puntare. Quindi, ogni membro del team imposta i propri risultati chiave personali che si collegano a quelli più ampi del team.

4. Usa la leadership democratica

La parola democrazia significa "governato dal popolo". Allo stesso modo, la leadership democratica è uno stile di gestione che incoraggia i membri del team a partecipare al processo decisionale. In qualità di manager, ciò significa che non fai scelte da solo e le comunichi al tuo team. Al contrario, chiedi il parere del tuo team e lo usi per prendere le tue decisioni. 

Questo approccio può essere più lento rispetto a quando si prendono le decisioni da soli, ma è un modo supportato dai dati per aumentare il coinvolgimento e la responsabilizzazione dei dipendenti. Un dipendente che sente che la sua voce viene ascoltata ha 4,6 volte più probabilità di sentirsi motivato a svolgere al meglio il proprio lavoro. E uno dei modi migliori per aiutare i dipendenti a sentirsi ascoltati è chiedere le loro idee, opinioni e consigli. 

5. Fornisci, ricevi e agisci in base al feedback

Dare e ricevere feedback può essere un processo scomodo, ma è essenziale per aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi responsabilizzati sul lavoro. Questo perché una parte importante della responsabilizzazione è la fiducia: devi fidarti che i tuoi dipendenti possano agire da soli, e i tuoi dipendenti devono fidarsi che tu dica la tua se possono fare qualcosa meglio. 

Nessuno vuole fare un cattivo lavoro. Proprio come vorresti che un amico ti dicesse se hai dell’insalata tra i denti, le persone vogliono sapere quando sbagliano al lavoro. Dare un feedback onesto mostra al tuo team che può fidarsi di te per parlare e fornire le opportunità di apprendimento di cui ha bisogno. E quando ricevi il feedback dei dipendenti e agisci di conseguenza, dimostri che il loro punto di vista è importante. Questo non solo aiuta a creare un rapporto di fiducia, ma incoraggia anche il tuo team a parlare e a sostenere ciò di cui ha bisogno. 

Fiducia significa credere nella capacità di una persona di eccellere nel proprio lavoro, non che sia già perfetta. Il feedback schietto e amorevole dei colleghi è il modo in cui le persone migliorano nel loro lavoro e, in definitiva, meritano più fiducia.”

Più chiarezza = più responsabilizzazione

In conclusione, la responsabilizzazione dei dipendenti si basa sulla fiducia e sulla chiarezza. Devi fidarti dei membri del team affinché agiscano autonomamente e prendano le proprie decisioni, assicurandoti al contempo che abbiano il know-how e le risorse necessarie per avere successo. 

Il giusto software di gestione dei progetti può aiutarti a migliorare la responsabilizzazione dei dipendenti. Con uno strumento come Asana, il tuo team può facilmente avere un quadro chiaro di come stanno procedendo i progetti, chi è responsabile di cosa e quali decisioni vengono prese. Puoi consentire ai membri del tuo team di agire autonomamente e rimanere connessi a ciò che sta accadendo. 

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