Trasformare la collaborazione a livello globale di WRI

WRI ha adottato Asana per centralizzare il lavoro, aumentare la trasparenza e semplificare la collaborazione, fornendo ai suoi team globali gli strumenti necessari per lavorare in modo più efficiente. Collegando il lavoro agli obiettivi strategici e offrendo visibilità in tempo reale, Asana ha trasformato il modo in cui opera WRI, aiutando l'organizzazione ad affrontare iniziative complesse su larga scala.

La nostra mission di ottenere un impatto globale per le persone, la natura e il clima richiede un sistema di lavoro scalabile e interconnesso per supportare operazioni sempre più complesse. Abbiamo scelto Asana per la sua capacità di unificare i nostri flussi di lavoro, eliminare i compartimenti stagni e migliorare la trasparenza e la responsabilità in una struttura a matrice.

Don Spencer, CFO ad interim

Centralizzando il lavoro, standardizzando i processi e aumentando la trasparenza, Asana è diventata una pietra miliare per il lavoro di WRI, migliorando la capacità dell’organizzazione di fornire un accesso equo, ripristinare gli ecosistemi e mitigare gli impatti del cambiamento climatico. Questo utilizzo di Asana ha fatto guadagnare all’organizzazione l’Asana’s Social Impact Work Innovation Award, che riconosce l’uso di processi innovativi per promuovere un cambiamento duraturo e creare un mondo più sostenibile. 

Se non operiamo in modo efficace, ciò influisce sulla nostra capacità di mantenere le promesse. Asana ci aiuta a garantire il raggiungimento dei risultati per i quali ci siamo impegnati, sia nei confronti dei nostri donatori e partner, sia delle persone e degli ecosistemi che serviamo.

Kemoy Liburd-Chow, responsabile della gestione dei progetti, Operazioni

Adattare l'adozione per soddisfare le esigenze specifiche del team

Quando WRI ha iniziato il suo percorso con Asana nel 2022, l'organizzazione aveva 800 licenze distribuite tra vari team, con conseguente utilizzo frammentato e adozione incoerente. Riconoscendo la necessità di un approccio più unificato alla gestione del lavoro, ha collaborato con il team dei Servizi professionali di Asana per sostenere l'impegno nella formazione e incoraggiare l'adozione. 

Invece di fare affidamento su corsi di formazione di massa, il team di implementazione ha sviluppato un approccio personalizzato che dava la priorità a incontrare gli utenti dove si trovavano, a livello individuale, di progetto, programmatico o organizzativo. Ciò includeva:

• Sessioni specifiche per team che affrontavano le sfide uniche di ciascun team, concentrandosi su soluzioni tangibili e dimostrando un valore immediato.

• Implementazioni paese per paese incentrate su piccoli gruppi e interazioni individuali. 

• Corsi di formazione personalizzati che hanno evidenziato la flessibilità di Asana e mostrato come la piattaforma potesse consentire a ciascun team di semplificare i flussi di lavoro e lavorare in modo più intelligente.

Oggi, poco più di 2.000 dipendenti in oltre 60 team si affidano ad Asana, con un aumento del 140% in soli due anni, il che la rende uno strumento strategico per la collaborazione globale di WRI.

Spesso si pensa che il project management sia rigido, ma non è così, perché ogni progetto è unico. Ecco perché ci siamo concentrati sul mostrare ai team come possono utilizzare Asana in modi che si adattino alle loro esigenze specifiche, ovunque si trovino, a livello individuale, per ogni singolo progetto, a livello di programma o in tutta l’organizzazione.

Kemoy Liburd-Chow, responsabile della gestione dei progetti, Operazioni

Promuovere l'allineamento e l'efficienza tra i team globali

Il WRI ha adottato Asana per affrontare la complessità delle sue iniziative globali. Sfruttando la piattaforma, ha trasformato il modo in cui i team collaborano, consentendo all'organizzazione di rispettare meglio i propri impegni nei confronti di donatori, partner e comunità.

Rafforzare la collaborazione tra regioni e partner

• Centralizzare il lavoro su Asana offre a tutti visibilità sui portfolio e sui progetti pertinenti, consentendo ai membri del team di vedere in tempo reale come procede tutto.

• I team collaborano senza difficoltà in tutte le regioni, accedendo agli aggiornamenti direttamente nella piattaforma anziché dover aspettare che i colleghi si connettano.

• I partner esterni vengono invitati a partecipare a progetti condivisi, facilitando la collaborazione in un unico spazio centralizzato.

• Le integrazioni con strumenti come Outlook, Microsoft Teams e SharePoint assicurano che i team possano convertire senza problemi le email in attività e collegare i file in tempo reale ai progetti, mantenendo tutti allineati ed eliminando i problemi di controllo delle versioni.

Collegare il lavoro agli obiettivi strategici per un impatto maggiore

• WRI utilizza la funzionalità Obiettivi di Asana per fornire visibilità sugli obiettivi e sulle priorità istituzionali, promuovendo una comprensione condivisa in tutta l’organizzazione di come il lavoro individuale contribuisce alla missione più ampia.

• Gli obiettivi sono visibili a tutti i team, rafforzando l'allineamento e la chiarezza su come il lavoro specifico si collega e genera impatto.

• Questa visibilità supporta la pianificazione e la definizione delle priorità sia a livello di team che a livello di organizzazione, con i leader in grado di accedere ad approfondimenti che li aiutano ad allocare le risorse in modo efficace e a monitorare l'avanzamento verso gli obiettivi strategici.

Risparmio di tempo e aumento dell'efficienza con la standardizzazione e l'automazione

• I team sfruttano Asana, comprese le funzionalità di IA della piattaforma, per automatizzare il lavoro manuale, risparmiando oltre 8.000 ore all’anno (circa 1.000 giorni lavorativi all’anno) e avendo più tempo per le attività di maggiore impatto. 

• Utilizzando gli aggiornamenti di stato intelligenti, i team generano rapidamente riepiloghi dei progetti e dei portfolio, tenendo gli stakeholder al corrente dei progressi e delle priorità con il minimo impegno e riducendo la necessità di riunioni frequenti.

• I campi intelligenti generano automaticamente campi personalizzati specifici per i progetti di WRI, consentendo ai team di avviare il lavoro più velocemente, mantenere la coerenza tra le attività e monitorare i dati in modo efficace per semplificare la creazione di resoconti.

• Le regole di Asana automatizzano le attività di routine, come lo spostamento delle attività tra le sezioni, la notifica ai membri del team degli aggiornamenti critici e l’aggiornamento dei campi personalizzati in base alle selezioni delle attività.

• I moduli di ricezione semplificano il processo di richiesta, eliminando la necessità di scansionare manualmente le email e creando un flusso di lavoro coerente.

I modelli per la gestione dei rischi, dei risultati finali, delle lezioni apprese, della pianificazione dei progetti  (per i dirigenti) e di altri processi critici di gestione del lavoro aumentano l'efficienza, fanno risparmiare tempo e promuovono la coerenza, sostituendo strumenti obsoleti come presentazioni e fogli di calcolo.

Inserendo le nostre priorità istituzionali negli obiettivi di Asana, abbiamo migliorato la trasparenza in tutta l’organizzazione. Molti team ora usano gli obiettivi per vedere chiaramente in che modo il loro impegno è collegato e allineato agli obiettivi del team.

Kemoy Liburd-Chow, responsabile della gestione dei progetti, Operazioni

Promuovere la trasformazione urbana con una gestione dei progetti semplificata

Il WRI Ross Center for Sustainable Cities è il programma del World Resources Institute dedicato a plasmare un futuro in cui le città funzionino meglio per tutti, affrontando alcune delle sfide più complesse che le aree urbane devono affrontare oggi, come la disuguaglianza, la sostenibilità e il cambiamento climatico. Operando in più di 150 città in 75 paesi, il lavoro del programma abbraccia diverse iniziative, come il miglioramento del trasporto pubblico, lo sviluppo di sistemi idrici resilienti e la promozione dell’adozione di veicoli elettrici.

Per gestire questi progetti su scala globale, il programma aveva bisogno di un modo migliore per collegare i team, standardizzare i processi e migliorare l'accuratezza dei dati. Con Asana, ha creato un hub centrale per la collaborazione, semplificando i processi in tutte le città in modo che i team possano eseguire i progetti con successo, come quelli di WRI Brasil che hanno sostenuto lo sviluppo di una politica pubblica per la promozione dei veicoli a emissioni zero nel trasporto merci.

Pratiche standardizzate per risultati di progetto migliori

• Il WRI Ross Center ha centralizzato tutto il lavoro relativo ai programmi e ai progetti su Asana, offrendo ai team visibilità in tempo reale sui dettagli dei progetti e promuovendo la collaborazione tra le regioni. 

• Le iniziative complesse che coinvolgono diversi team e sedi vengono monitorate in progetti centralizzati, in modo che i team possano vedere tutti i dettagli in un unico posto e condividere facilmente gli aggiornamenti.

• Per creare responsabilità e chiarezza, i titolari di progetti e attività vengono assegnati su Asana, definendo chiaramente ruoli e responsabilità. 

• I modelli standardizzati per la gestione di sovvenzioni, sub-accordi, rischi e problemi, risultati finali e lezioni apprese fanno sì che ogni progetto segua un flusso di lavoro coerente, semplificando la produzione in tutto il programma. 

• Un sistema di denominazione standardizzato all'interno di Asana classifica i progetti per paese e donatore, rendendo facili da individuare anche le iniziative globali.   

Una migliore gestione dei dati consente di prendere decisioni più intelligenti

• Tutti i dati del progetto sono stati trasferiti da uno strumento precedente ad Asana per facilitare l'estrazione, la pulizia e la verifica automatizzate utilizzando l'API Asana e i linguaggi di programmazione, con i dati elaborati che vengono inseriti nelle Dashboard. 

• Con tutte le informazioni sul progetto collegate ai portfolio, i team hanno accesso ad approfondimenti in tempo reale, che consentono loro di pianificare in modo efficace e di riferire con precisione l'impatto ai donatori. 

I resoconti creati utilizzando le dashboard forniscono approfondimenti utilizzabili, che portano a decisioni più informate a livello di programma e di progetto.

Asana sta svolgendo un ruolo cruciale nel nostro obiettivo di sistematizzare e automatizzare completamente i processi di gestione dei progetti, aumentare la trasparenza in tutta la rete globale e generare facilmente report e informazioni rilevanti per il processo decisionale.

Larissa Fernandes Da Silva, Global Lead, WRI Ross Center PPMO (Program and Project Management Office)

Rafforzare la resilienza con una gestione proattiva dei rischi

In quanto organizzazione globale che opera in diverse regioni, il WRI deve affrontare un'ampia gamma di rischi: politici, istituzionali, finanziari e di altro tipo. Gestire questi rischi in modo efficace è fondamentale per mantenere la resilienza e portare avanti la mission dell’organizzazione. 

In precedenza, la gestione del rischio aziendale era strettamente focalizzata sul monitoraggio dei rischi finanziari in fogli di calcolo, lasciando lacune nella visibilità e nella pianificazione. Oggi, il Framework completo di gestione dei rischi aziendali (ERM) di WRI ha ridefinito il modo in cui l’organizzazione identifica, valuta e mitiga i rischi.

WRI ha cercato di regolarizzare e standardizzare l'identificazione, la classificazione e la comunicazione dei rischi aziendali. I nostri team di gestione dei rischi e Asana hanno collaborato per creare un registro dei rischi centralizzato su Asana... aiutandoci ad affrontare problemi che vanno dal controllo dei partner ai crediti scaduti.

Don Spencer, CFO ad interim

I processi standardizzati migliorano la segnalazione e la risposta ai rischi

• Un registro dei rischi standardizzato, creato in un modello di Asana, garantisce coerenza nel modo in cui i rischi vengono identificati, valutati e segnalati a livello globale.

• Ogni paese mantiene il proprio registro dei rischi, consentendo ai manager di valutare i rischi in tutte le aree geografiche.

• I team possono confrontare i rischi tra le regioni e sviluppare strategie di risposta personalizzate, migliorando la gestione globale dei rischi. 

• I singoli registri dei rischi confluiscono in un portfolio consolidato di registri dei rischi, fornendo alla leadership una visione chiara dell'esposizione al rischio a livello di organizzazione. 

I campi personalizzati migliorano la visibilità e la comprensione dei rischi 

• All'interno di ciascun registro dei rischi, i campi personalizzati acquisiscono dettagli critici come il tipo di rischio, le condizioni sottostanti, le aree di impatto e la strategia di risposta, favorendo un approccio proattivo alla gestione dei rischi.

• I team utilizzano questi campi anche per monitorare gli indicatori di rischio chiave, ad esempio se un rischio è stabile, sta migliorando o sta peggiorando, il che li aiuta a definire e monitorare le strategie di risposta, come la mitigazione, il monitoraggio o il trasferimento del rischio.

• Da questi dati, i team generano resoconti completi sul rischio che vengono condivisi con la leadership, migliorando la loro comprensione delle implicazioni del rischio e supportando lo sviluppo di strategie di risposta.

L'automazione garantisce un'escalation tempestiva

• Utilizzando le regole di Asana, la leadership riceve automaticamente una notifica quando i rischi critici richiedono la sua attenzione, riducendo i tempi di risposta e garantendo che i rischi urgenti vengano affrontati tempestivamente.  

• Per esempio, quando un rischio di progetto viene contrassegnato come “istituzionale” utilizzando il modello di gestione del rischio di progetto di Asana, al responsabile del rischio istituzionale viene automaticamente assegnata un'attività per controllare il rischio e inoltrarlo se necessario, garantendo un'azione tempestiva. 

Resoconti e dashboard migliorano la pianificazione 

• Le Dashboard consolidano i dati sui rischi, in modo che i leader possano valutare rapidamente i rischi imminenti e attuali, allinearsi sulle strategie e assegnare le priorità alle risorse in modo efficace.

• Le revisioni trimestrali ora utilizzano i registri dei rischi come guida centrale, consentendo ai leader di agire sulla base di dati in tempo reale su Asana anziché di fogli di calcolo obsoleti o discussioni informali.

Grazie al nostro registro dei rischi di Asana, i team possono identificare meglio i rischi, ottenere una visibilità più chiara su come vengono affrontati e su ciò che necessita di attenzione. Questo supporta il nostro impegno a promuovere una cultura in cui tutti siano consapevoli della propria responsabilità di considerare il rischio in tutti gli aspetti del nostro lavoro.

Kemoy Liburd-Chow, responsabile della gestione dei progetti, Operazioni

Creare un futuro sostenibile con l'IA 

Mentre WRI continua a scalare le sue operazioni e ad espandere il suo impatto globale, Asana rimarrà uno strumento fondamentale per promuovere l'allineamento, l'efficienza e l'innovazione tra team e regioni. 

Le principali iniziative future includono l’ampliamento dell’uso del sistema di gestione dei rischi aziendali e di progetto, compreso l’impiego dell’automazione basata sull’IA di Asana per migliorare la valutazione dei rischi e il processo decisionale. Guardando al futuro, WRI prevede che le funzionalità di IA di Asana, come le funzionalità di chat e i flussi di lavoro automatizzati, svolgeranno un ruolo trasformativo nell’ottimizzare ulteriormente i flussi di lavoro e nel promuovere l’azione. Con Asana come piattaforma fondamentale, il WRI è in grado di portare a termine la sua missione di creare un futuro sostenibile, un progetto alla volta.

Asana sarà fondamentale per espandere le nostre operazioni a livello globale, automatizzare i processi per aumentare l'efficienza e garantire che il lavoro sia in linea con la strategia e le politiche di WRI. L’utilizzo degli strumenti basati sull’IA di Asana dovrebbe favorire una gestione, un’analisi e un processo decisionale più intelligenti, riducendo gli oneri amministrativi in modo che i nostri team possano concentrarsi sul lavoro ad alto impatto e sui risultati in tutto il mondo.

Don Spencer, CFO ad interim