Ciò che il team ha rappresentato agli USA Games è il fulcro dell'attività di Special Olympics. Offrendo tutto l'anno allenamenti sportivi e competizioni per atleti di tutte le età con disabilità intellettive, la loro missione è promuovere l'inclusività, la comprensione e l'amicizia per i loro atleti, le loro famiglie e le loro comunità.

La sezione della California settentrionale e del Nevada, che ha inviato il team di Clovis a gareggiare a Seattle, organizza oltre 300 eventi ogni anno sia per gli atleti che per i donatori. Abe Cruz, Senior Manager of Design, è responsabile della produzione di tutto ciò che i partecipanti vedono, ascoltano e leggono in questi eventi, in collaborazione con il team di marketing, al fine di creare un'esperienza coerente per i partecipanti.

Tuttavia, in quanto organizzazione no-profit con risorse limitate e un volume di lavoro elevato, Abe e il suo team hanno avuto difficoltà perché:

• Mancava un sistema centralizzato di comunicazione e coordinamento per il loro lavoro, il che comprometteva la qualità delle risorse.

• Le richieste arrivavano da ogni direzione e spesso mancavano informazioni chiave, con conseguenti cicli di revisione aggiuntivi e non pianificati.

• Le priorità e lo stato del lavoro non erano chiari, quindi non sapevano su cosa concentrarsi in un dato momento.

Il processo di selezione: non complicare le cose

Quando si trattava di valutare gli strumenti di gestione del lavoro, la prima priorità di Abe era trovare un'interfaccia semplice e intuitiva. Avevano bisogno di uno strumento facile da adottare, non intimidatorio e in grado di soddisfare le loro esigenze di coordinamento dei progetti, come gli eventi su larga scala che producono. Avevano anche bisogno di funzionalità che consentissero loro di comunicare in modo chiaro ed efficace, soprattutto per quanto riguarda le richieste di creatività e le approvazioni. Infine, Abe e il suo team stavano cercando un modo per rendere più efficienti le operazioni del team, dalle riunioni ai processi generali.

Dopo una discussione di team e un confronto tra varie soluzioni di gestione del lavoro, hanno scelto Asana. È semplice e intuitiva da usare per il team, ma fornisce anche funzionalità specifiche, come modelli e campi personalizzati, che renderebbero i flussi di lavoro più efficienti. E con Asana per le organizzazioni non-profit, Abe e il suo team ora hanno a disposizione le funzionalità Premium di cui hanno bisogno con uno sconto del 50%.

L'efficienza al primo posto: semplificare i flussi di lavoro per ottenere risultati migliori e più rapidi

Il team di marketing di Special Olympics ora utilizza Asana per semplificare tutti i processi, in modo da avere chiarezza sui dettagli e poter consegnare il lavoro più velocemente. Con Asana, il team ora è in grado di:

• Gestire oltre 300 eventi ogni anno: con i modelli, il team può pianificare più velocemente i Summer Games e la raccolta fondi Polar Plunge e incorporare gli insegnamenti tratti dagli eventi passati, in modo da migliorare costantemente l'esecuzione. Inoltre, c'è meno confusione all'ultimo minuto perché i passaggi critici non vengono trascurati.

• Semplificare le richieste di creatività e le approvazioni: standardizzando il processo di richiesta, Abe ora ottiene in anticipo tutti i dettagli di cui ha bisogno, in modo che le aspettative siano chiare fin dall'inizio e le approvazioni siano più veloci.

• Dare priorità al lavoro necessario: monitorando lo stato e la priorità del lavoro su Asana con i campi personalizzati, il team ha chiarezza su dove concentrare il proprio tempo e in quale fase si trova il lavoro, il che ha ridotto le riunioni settimanali del team.

Per i nostri Giochi estivi del 2019, siamo riusciti a produrre l'evento e le risorse di marketing in metà del tempo, creando al contempo un'esperienza più memorabile per i nostri atleti.

Processi migliori portano a esperienze migliori durante gli eventi

Utilizzando Asana per gestire la pianificazione degli eventi, le richieste di creatività e la comunicazione del team, il team di marketing di Special Olympics ha semplificato i processi in modo da lavorare in modo più efficiente. Abe e il suo team ora possono concentrarsi sulla creazione di un ambiente che promuova l'unità che il team di Clovis ha dimostrato agli USA Games del 2018. Piuttosto che limitarsi a produrre risorse, offrono esperienze e creano ricordi insieme ai loro atleti, donatori e alla comunità. Per esempio, ai più recenti Northern California Summer Games, a cui hanno partecipato più di 1.000 atleti e allenatori, Abe e il team hanno unito le forze creative per produrre contenuti audiovisivi, striscioni festivi sul palco principale e striscioni in tutta l'arena, per creare un'atmosfera vivace per gli atleti e le loro famiglie.

Senza Asana, non avremmo mai potuto organizzare la fantastica cerimonia di apertura dei Giochi estivi di quest'anno.