Quora è una piattaforma online per la condivisione delle conoscenze che consente alle persone di confrontarsi su una domanda che ritengono importante e di ottenere risposte. Su Quora, gli utenti possono condividere fatti o le loro opinioni, a seconda della domanda. Da cose utili che puoi imparare in dieci minuti a ottimi utilizzi di Asana, se qualcuno ha posto la domanda, la risposta è probabilmente su Quora.

Ma riunire le persone attorno alle conoscenze del mondo non è privo di sfide. Per Elynn Lee, product manager del team di internazionalizzazione, una di queste sfide è stata quella di portare Quora in 23 nuove lingue per servire meglio la propria community globale. A tale scopo, i team per lo sviluppo dei prodotti di Quora hanno creato un processo di distribuzione continua per rilasciare spesso nuove funzionalità, ma il loro sistema di monitoraggio dei bug non riusciva a tenere il passo.

In passato, il processo di monitoraggio dei bug era di competenza del team di sviluppo prodotto, che lo gestiva tramite uno strumento a cui aveva accesso. Ma il loro strumento stava causando flussi di lavoro a compartimenti stagni e una ridotta visibilità del progetto, perché:

• Tutti i membri del team di Quora erano incoraggiati a segnalare i bug, ma solo alcuni membri del team di sviluppo prodotto avevano accesso al loro strumento di monitoraggio dei bug.

• Solo i team che eseguivano il push del codice ottenevano l'accesso allo strumento di monitoraggio dei bug; gli altri team dovevano richiedere l'accesso allo strumento, il che comportava molto lavoro manuale.

• Eventuali domande supplementari dovevano essere gestite via email o Slack, il che portava a ritardi critici nelle informazioni.

• Per gestire il loro sistema, i progettisti di Quora dovevano creare funzionalità personalizzate per adattare il sistema di monitoraggio dei bug al loro team.

• Gli sviluppatori di prodotto di Quora dovevano gestire un modulo di monitoraggio dei bug unico per ogni team.

Elynn sapeva che doveva esserci un modo migliore, quindi ha intrapreso un nuovo progetto impegnativo: collegare l'intera azienda e trovare un sistema a cui tutti potessero accedere.

D: Esiste un modo migliore per inviare e monitorare i bug?

Elynn si è incaricata di trovare lo strumento giusto per consentire all'azienda di monitorare e gestire il processo di segnalazione dei bug. Ha iniziato intervistando altri team per lo sviluppo dei prodotti per assicurarsi che il nuovo strumento potesse supportare le funzionalità che apprezzavano nel loro sistema attuale, risolvendo comunque i punti critici, come trovare uno strumento che non dovesse essere costantemente gestito, personalizzato e priorizzato dal team Product Platform di Quora. Poi ha intervistato i colleghi del team di vari team non di sviluppo del prodotto, tra cui quello legale, finanziario e del prodotto, per capire cosa si aspettavano dal sistema di monitoraggio dei bug.

Avevamo bisogno di una piattaforma che ci permettesse di monitorare i bug e gestire i progetti. Pensavamo di chiedere troppo, ci dicevano che non esisteva niente di simile, e poi abbiamo scoperto Asana.

Elynn Lee, Product Manager, Quora

In particolare, il team di Quora aveva bisogno di uno strumento che fornisse:

• Un luogo centralizzato per gestire i progetti, in modo che le responsabilità e l’avanzamento fossero chiari agli stakeholder interfunzionali e il lavoro non venisse trascurato.

• Un unico canale standard per inviare i bug ai team di sviluppo del prodotto, che potessero quindi classificare e gestire in un unico posto.

• Un modo per acquisire i metadati delle attività per semplificare l'instradamento e la classificazione dei bug.

• Un sistema che potessero creare e personalizzare da soli senza il supporto del team di progettazione.

Il team di internazionalizzazione di Elynn utilizzava Asana, quindi, sebbene la lista dei desideri di Quora fosse ambiziosa, sapeva che era realizzabile. Asana era anche facile da adottare per i team di tecnici e non, il che la distingueva dai concorrenti che erano meno intuitivi. Questo ha soddisfatto il requisito personale di Elynn: che lo strumento scelto potesse essere utilizzato da tutti nell'azienda, non solo dai team di prodotto e progettazione.

D: Cos'altro può fare Quora su Asana?

Per Elynn, ottenere visibilità sul monitoraggio dei bug di Quora era solo il primo passo. Sapeva anche che i team avrebbero potuto trarre vantaggio dall'utilizzo di una piattaforma di gestione del lavoro centralizzata per monitorare tutto il loro lavoro in un unico posto.

Poiché Asana funzionava sia per i team di tecnici che per quelli non tecnici, Elynn si è preparata a implementare Asana per altri usi: monitorare tutti i progetti trimestrali di Quora su Asana. In precedenza, ogni team utilizzava il proprio strumento di gestione del lavoro (in effetti, il team di Elynn utilizzava Asana) per monitorare e gestire il lavoro.

Era quasi impossibile trovare un vero e proprio progetto o ottenere un aggiornamento di stato sull'avanzamento del lavoro perché ogni team monitorava il proprio lavoro in un posto diverso.

Elynn Lee, Product Manager, Quora

Con i portfolio, i team possono ora monitorare il lavoro in più progetti e ottenere una visione d’insieme dei resoconti sullo stato di avanzamento di tutte le iniziative. I responsabili del team possono anche creare resoconti settimanali sullo stato con i resoconti sullo stato in pochi clic. In questo modo, i membri dell’azienda sarebbero stati in grado di visualizzare tutti i resoconti sullo stato di avanzamento di un team a livello di portfolio.

D: Come si implementa Asana in tutta l'organizzazione?

Per aiutare Quora ad adottare Asana, Elynn ha adottato un approccio su due fronti:

• Monitoraggio dei bug: Elynn ha iniziato creando un documento per stabilire nuove convenzioni di monitoraggio dei bug su Asana. Per creare questo documento, Elynn ha collaborato con il team dei bug, composto da un ingegnere di ogni team. Il loro documento risponde a tutte le potenziali domande che i membri del team di Quora potrebbero avere, ad esempio come inviare un bug, come classificare un bug e cosa fare se ti viene assegnato un bug. In questo modo, tutti hanno potuto iniziare subito e con sicurezza a monitorare i bug su Asana.

• Gestione dei progetti e dei portfolio: Elynn sapeva di voler integrare anche la gestione dei portfolio in Quora, al fine di aumentare la visibilità sullo stato di ogni progetto. Per introdurre i portfolio nel team di Quora, Elynn ha sfruttato la sua esperienza con Asana creando flussi di lavoro di esempio per dimostrare come i team potessero usare al meglio Asana per la gestione dei progetti e dei portfolio. Ogni team leader ha creato un portfolio per il proprio team e i project leader sono stati incoraggiati ad aggiungere progetti al portfolio del proprio team. I team sono incoraggiati a monitorare tutto ciò che desiderano nei progetti: l’unico requisito è che ogni responsabile di progetto condivida aggiornamenti settimanali, in modo che i responsabili dei team possano avere una visione d’insieme dello stato di ciascun progetto a livello di portfolio.

Dato che avevo molta esperienza con Asana, ho insistito molto per utilizzarla, perché ero sicura che funzionasse bene non solo per il monitoraggio del lavoro individuale, ma anche per la collaborazione del team e la gestione del lavoro.

Elynn Lee, Product Manager, Quora

Essendo una piattaforma di conoscenza online, il team di Quora non ha fermato qui il processo di onboarding di Asana. Elynn ha anche creato un canale Slack interno per rispondere a eventuali domande specifiche e fornire uno spazio in cui i membri del team possano riunirsi per discutere di consigli e suggerimenti su Asana. Inoltre, il team di Quora non sarebbe completo se non condividesse le proprie conoscenze con gli altri su Quora. Gli utenti di Quora, sia i dipendenti di Quora che gli utenti curiosi di Internet, possono accedere a uno Spazio Asana per condividere suggerimenti, screenshot e Best practice di Asana.

D: Come utilizza Asana Quora oggi?

Il team di Quora ha fatto molta strada rispetto al lavoro a compartimenti stagni e alla visibilità frammentata. Oggi, tutto il lavoro da svolgere è disponibile su Asana e i responsabili dei team condividono settimanalmente i resoconti sullo stato di avanzamento. I portfolio delle attività e dei progetti del team vengono condivisi a livello aziendale, in modo che i collaboratori interfunzionali di Quora possano rimanere aggiornati sull'avanzamento del progetto.

L'aspettativa è che a ogni progetto a cui sta lavorando un team sia associato un resoconto del progetto Asana. I team leader creano resoconti settimanali sullo stato di avanzamento, che condividiamo tramite i portfolio con tutta l'azienda.

Elynn Lee, Product Manager, Quora

Inoltre, tutto il monitoraggio dei bug avviene su Asana. Di conseguenza, ogni membro del team di Quora è in grado di inviare facilmente nuovi bug tramite un modulo centrale, che viene indirizzato a un singolo progetto. I membri del team selezionano il team a cui il bug deve essere indirizzato da un menu a discesa. Le regole di Asana quindi avvisano i membri del team del nuovo bug, in modo che il lavoro venga classificato più rapidamente e in modo più efficiente.

Per una maggiore visibilità sul processo di monitoraggio dei bug, i progettisti di Quora hanno creato un'API personalizzata con Asana, che aggiunge chi ha inviato il modulo come collaboratore dell'attività. In questo modo, la persona che ha inviato il modulo può rimanere aggiornata, rispondere a ulteriori domande e ricevere una notifica quando il bug è stato corretto.

Prima era quasi impossibile ottenere visibilità sul lavoro svolto dai team e dall'azienda perché le persone utilizzavano strumenti diversi. Ora tutto il nostro lavoro è centralizzato su Asana. Questa visibilità è stata un punto di svolta per noi.

Elynn Lee, Product Manager, Quora

D: Qual è il futuro di Quora?

Dopo aver creato visibilità e connessione a livello interno, Quora sta offrendo questa opportunità ai propri utenti. Recentemente, ha lanciato Quora Spaces, dove gli utenti possono creare contenuti Quora curati su un particolare argomento o tema. Elynn e il suo team stanno lavorando per portare Spaces nel maggior numero possibile di lingue, in modo che qualsiasi utente di Quora possa creare uno Space. Tra gli Spaces più popolari ci sono Simplify Your Life, Machine Learning e Straight From the Source.