Le dune spazzate dal vento e la costa atlantica di The Ocean Course al Kiawah Island Golf Resort sono un paradiso del golf sia per i giocatori che per gli spettatori. Non c’è da meravigliarsi che la PGA of America abbia scelto la spettacolare sede della Carolina del Sud per il suo 103° PGA Championship nel 2021.

I team in loco, di solito composti da sei a otto persone, supervisionano il marketing, le pubbliche relazioni, le operazioni, la vendita dei biglietti e le attività dei volontari. Sono supportati dal Reparto Championship di 30 persone presso la sede centrale, che include un team tecnologico che gestisce e crea soluzioni digitali come le piattaforme di registrazione. Kyler Rose è il responsabile dei servizi di marketing per il 103° campionato ed è coinvolto nella pianificazione quotidiana dell’evento, nonché nella registrazione e nella vendita dei biglietti, che inizia 16 mesi prima di un campionato.

È un'impresa impegnativa e interfunzionale che richiede una stretta collaborazione tra diversi team. Tuttavia, l'organizzazione è distribuita in tutto il paese e il team tecnologico del campionato può lavorare su un massimo di otto eventi contemporaneamente, tutti in diverse fasi di pianificazione, il che rende difficile comunicare e collaborare in modo efficiente con i team in loco come quello di Kyler.

In passato, i team facevano affidamento su email, fogli di calcolo e telefonate vecchio stile per gestire questi processi complessi, ma era tutt'altro che ideale e causava diversi problemi importanti:

• Le difficoltà di comunicazione hanno creato una distanza tra il team tecnologico e il team in loco.

• La mancanza di trasparenza nella fase di pianificazione ostacolava la collaborazione: senza approfondimenti completi, il team tecnologico a volte creava soluzioni a breve termine anziché a lungo termine.

• La conoscenza storica andava persa quando qualcuno lasciava l’organizzazione, semplicemente perché gli altri non potevano accedervi facilmente in seguito.

Questa disconnessione è una storia familiare. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, solo il 46% degli operatori della conoscenza comprende in che modo il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi e della missione della propria organizzazione. Kyler aveva bisogno di una piattaforma di gestione del lavoro che consolidasse la comunicazione in un unico posto.

Non avevamo una risorsa affidabile a cui fare riferimento e con cui monitorare lo stato di avanzamento di un progetto... Era tutto un po' disorganizzato.

Kyler Rose, Responsabile dei servizi di marketing, 103° PGA Championship, The Ocean Course presso il Kiawah Island Golf Resort

Scegliere lo strumento giusto per unire un team

In particolare, il team di Kyler aveva bisogno di uno strumento che lo aiutasse a gestire la ricostruzione di una nuova soluzione di gestione dei ticket, mentre eliminava gradualmente il sistema precedente. Ma ne avevano anche bisogno in senso più ampio per migliorare la collaborazione. Una migliore comunicazione asincrona li avrebbe avvicinati al team tecnologico della sede centrale e avrebbe migliorato la trasparenza per la leadership, e la maggiore chiarezza avrebbe portato responsabilità a tutti i reparti.

Fortunatamente, PGA of America stava attraversando una trasformazione digitale e il team tecnologico aveva già iniziato a usare Asana per monitorare i propri progetti di ingegneria. L'hanno presentata a Kyler, che l'ha trovata subito facile da utilizzare. Gli piaceva soprattutto il fatto che potessero spuntare le attività per andare avanti, e poiché alcuni colleghi del team conoscevano già Asana grazie a ruoli precedenti, iniziarono presto a usarla.

Uno degli aspetti migliori di Asana è che crea responsabilità. I manager hanno una visione chiara del lavoro di ogni singolo individuo in qualsiasi momento.

Comunicazione più chiara e collaborazione più stretta con Asana

Il team di Kyler ora gestisce numerosi progetti su Asana ed è in grado di lavorare molto più a stretto contatto con gli altri team della sede centrale. Ad esempio, quando hanno ricostruito la loro piattaforma di ticketing, hanno creato un unico progetto di Asana con attività raggruppate in sezioni che rappresentavano ogni area del processo di sviluppo. Il team aziendale poteva facilmente comunicare le proprie esigenze ai progettisti e, con tutto raccolto in un unico posto, tutti potevano vedere a che punto si trovavano nel progetto.

Poiché i team sono ora più vicini che mai, invece di inoltrare richieste e informazioni tramite un unico responsabile del team tecnologico, il team in loco ha relazioni dirette con i singoli ingegneri, il tutto tramite Asana. In effetti, tutta la collaborazione interfunzionale è più fluida; ad esempio, Kyler può assegnare facilmente attività a colleghi di altri reparti, rendendoli responsabili e facendo avanzare i progetti.

Senza Asana non riusciremmo a comunicare così facilmente con i diversi reparti. Riesco a interagire direttamente con i progettisti e stabilire rapporti di lavoro. Questa collaborazione è davvero preziosa.

La possibilità offerta da Asana di aggiungere attività a più progetti aiuta a ridurre la duplicazione del lavoro, perché un aggiornamento in un solo posto, l'attività, si riflette automaticamente in tutti i progetti associati. Il team in loco riceve anche aggiornamenti sulle attività utilizzando l'integrazione di Asana per Slack e, se su Slack compare una richiesta, può creare rapidamente una nuova attività direttamente dal messaggio, in modo che nulla venga trascurato. L'integrazione di Slack li aiuta anche a condividere Asana con altre persone che al momento non utilizzano lo strumento.

In poche parole, Asana aiuta il team di Kyler a concentrarsi sulle attività e a completarle entro la scadenza. In netto contrasto con il precedente modo di lavorare, Asana offre alla leadership una panoramica completa del lavoro e dei progressi, aumentando la fiducia e la responsabilità su tutta la linea.

Asana è una Dashboard per qualsiasi progetto di grandi dimensioni e ci offre una rapida panoramica di dove siamo. In passato, avremmo dovuto tornare indietro e consultare una conversazione via email, se avessimo avuto qualcosa.

Verso il futuro

Mentre Kyler e il suo team pianificano il 103° PGA Championship, la PGA of America continua ad ampliare l'adozione di Asana, utilizzandola per gestire più progetti e migliorare la collaborazione tra i team.

Useranno Asana per implementare un nuovo ambiente di pagamento senza contanti nei futuri campionati, un'innovazione fondamentale durante la pandemia di COVID-19, in modo da poter accogliere nuovamente gli appassionati di golf ai loro eventi di livello mondiale quando sarà ritenuto sicuro.

Con il vento che soffia tra le dune e Asana nella sacca da golf, la PGA of America può guardare al futuro e invitare in modo responsabile giocatori e spettatori a tornare ai suoi campionati, e portare i suoi progetti futuri dritti lungo il fairway.

È stato divertente vedere più persone adottare Asana all'interno dell'organizzazione. Non vedo l'ora di continuare a svilupparla e spero che coinvolga tutti i diversi reparti dell'azienda PGA.