Una piattaforma per semplificare i flussi di lavoro e ridurre le email

Quando Allie si è unita al team nel 2018, la ricerca di una nuova soluzione di gestione del lavoro era già iniziata. L'organizzazione aveva bisogno di una piattaforma per supportare il suo team sparso in tutto il mondo e semplificare i flussi di lavoro ricorrenti. All'epoca, tutti i team, compresi quello di marketing, quello di implementazione dei programmi e quello di qualità dei programmi, facevano affidamento su email e riunioni (molte) per gestire tutto, dalle campagne di marketing all'implementazione dei programmi relativi ad acqua, servizi igienico-sanitari e igiene. Con la posta elettronica, coordinare gli impegni e trovare i file richiedeva molto tempo e il lavoro veniva spesso trascurato.

Una volta che Lifewater ha scelto Asana come piattaforma di gestione del lavoro, l'organizzazione ha riunito un team di implementazione interfunzionale per discutere le fasi di lancio e creare la documentazione per i dipendenti su come utilizzare lo strumento. La prima fase, ad esempio, prevedeva che i dipendenti controllassero ogni giorno la propria casella di posta in arrivo di Asana e aggiornassero i propri profili.

Prima di Asana, usavamo la posta elettronica. Offriva poco spazio per vedere cosa stavano facendo gli altri e per monitorare efficacemente le attività. Ci voleva più tempo per comunicare una cosa a un certo numero di persone e trovare soluzioni.

Zerihun Hailu, Head of Programs Implementation

Allie ha coinvolto il suo team affrontando il loro primo grande progetto, il rinnovamento del sito web, utilizzando Asana. Ha creato una cronologia di progetto con le attività da svolgere e le relative scadenze, e si è messa al lavoro. Iniziare con un progetto specifico ha aiutato il team di marketing a imparare a usare Asana in modo pratico, e i risultati si sono visti fin dall'inizio. Da quel momento in poi, Allie ha creato altri flussi di lavoro su Asana, come le revisioni creative e i calendari per i social media, editoriali ed email, per migrare tutti i programmi del suo team sulla piattaforma.

Un unico luogo centralizzato per monitorare il lavoro

Molti team di Lifewater hanno trovato utili i modelli di progetto per ridurre le attività ripetibili e il lavoro superfluo. In particolare, il team di Allie utilizza i modelli per quasi tutti i flussi di lavoro, tra cui newsletter, campagne, comunicazioni e relazioni pubbliche. E utilizzando filtri e regole, le attività vengono assegnate alle persone in base ai loro ruoli, in modo che tutti sappiano di cosa sono responsabili.

Sono davvero entusiasta dell'efficacia dei modelli di Asana, perché posso impostare una nuova campagna in pochi minuti e fornire all'intero team visibilità su ciò che sta accadendo.

Allie Watts, Responsabile del marketing digitale

Quando il team di marketing ha bisogno di lavorare con un collaboratore esterno, come un libero professionista o un giornalista, lo invita come ospite a unirsi al progetto in modo che la comunicazione sia centralizzata e le aspettative siano chiare. Ad esempio, Lifewater collabora con giornalisti sul campo in ogni paese in cui opera per scrivere e pubblicare storie su bambini o famiglie bisognosi. Utilizzando Asana, possono condividere l'impatto che Lifewater ha su un individuo o una famiglia, quelle che chiamano "storie di trasformazione", invitando i giornalisti sul campo al progetto, condividendo risorse, come foto dei bambini o della fonte d'acqua, e aggiornando tutti sui progressi compiuti in modo semplice. Quando una storia di bisogno si trasforma in un successo, il team di Lifewater può accedere facilmente alle informazioni e condividerle attraverso i propri canali, stimolando ulteriormente le donazioni.

Per Lissie e Zerihun, i progetti su Asana hanno un aspetto leggermente diverso. Ognuno di loro lavora con i country manager che supervisionano l’implementazione sul campo dei programmi di Lifewater per l’acqua e i servizi igienico-sanitari. Il team di Lissie utilizza Asana per progetti specifici, come studi di valutazione per valutare l’impatto del lavoro di Lifewater. Questi progetti possono richiedere da sei a nove mesi per essere completati e il team monitora ogni attività che deve essere completata su Asana. Usano anche i portfolio per monitorare il lavoro nei vari progetti, in modo da avere una panoramica dell'avanzamento.

Durante la pandemia di COVID-19, Asana è stata fondamentale per il team di Lissie, poiché non può recarsi nei paesi in cui i progetti vengono implementati. Lavorare su Asana è così semplice che potrebbe persino ridurre la necessità di viaggiare, almeno con la stessa frequenza, una volta che sarà di nuovo sicuro farlo.

Probabilmente in futuro dovremo fare meno viaggi di monitoraggio perché abbiamo creato un processo di comunicazione migliore. Oppure cambieremo lo scopo di quei viaggi, poiché ora gran parte della nostra pianificazione dettagliata può essere svolta su Asana.

Lissie Babb, Head of Program Quality

Zerihun supervisiona tutti i team nazionali che stanno implementando i programmi di Lifewater e che sono distribuiti in diversi paesi e fusi orari. Nell'ambito di questo lavoro, Zerihun gestisce le attività annuali del programma e la pianificazione del budget su Asana, oltre alla progettazione e alla realizzazione dei progetti idrici. Ora che il suo team non dipende dalla posta elettronica, può facilmente vedere a che punto sono determinati progetti e attività controllandone lo stato su Asana. Anche i tempi di comunicazione si sono ridotti, poiché le risposte non vengono perse in lunghe conversazioni via email e si possono svolgere più discussioni in modo asincrono sulle attività. Anche gli aggiornamenti di stato del progetto vengono condivisi direttamente su Asana, in modo che tutti i membri li ricevano automaticamente.

Asana consente al nostro team di essere più efficiente e di comunicare in modo più efficace, il che si traduce direttamente in un maggior numero di bambini, famiglie e comunità che ogni anno ricevono acqua pulita e assistenza sanitaria.

Allie Watts, Responsabile del marketing digitale

Miglioramento di comunicazione, collaborazione ed efficienza

Dall'implementazione di Asana, i team sono più efficienti e i processi di Lifewater procedono in modo più fluido:

• La comunicazione è organizzata e chiara: centralizzando tutte le discussioni in un unico posto (Asana), l'organizzazione comunica in modo più rapido ed efficace a livello nazionale e internazionale. Asana li aiuta anche a conoscere i colleghi del team in altri paesi. Usando Asana per annunciare i nuovi assunti o i cambiamenti a livello aziendale, i leader hanno la certezza di raggiungere ogni dipendente.

• Tutti hanno accesso a informazioni importanti: con Asana, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e dispongono delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro, poiché tutta la documentazione e i file importanti sono archiviati sulla piattaforma. Invece di cercare aggiornamenti, dati o contesto, i team dedicano il loro tempo all'esecuzione e possono tenere sotto controllo il lavoro senza uscire da Asana.

• I team sono più agili: quando le tempistiche del progetto cambiano, i team possono modificare le date e apportare modifiche ai piani in tempo reale, in modo che il lavoro non subisca ritardi. Aggiornando le date di scadenza in blocco, è sempre chiaro cosa deve essere fatto entro quando e il lavoro non viene trascurato.

In fin dei conti, il lavoro svolto da tutti i team supporta la mission di Lifewater: aiutare i bambini e le comunità ad accedere all’acqua potabile. Essendo più efficienti nel loro lavoro quotidiano, possono agire più rapidamente per porre fine alla crisi globale dell'acqua e dei servizi igienico-sanitari.

Ottenere risultati migliori per gli anni a venire

Nei prossimi anni, il team di marketing continuerà a introdurre miglioramenti al sito web e ad acquisire più donatori mensili, in modo da poter promuovere un cambiamento duraturo. I team di Lissie e Zerihun continueranno a utilizzare Asana per garantire che i loro programmi vengano implementati in modo fluido ed efficace nelle comunità in cui operano.

Con l'obiettivo di ridurre ulteriormente il numero di decessi infantili causati da malattie trasmesse dall'acqua, l'intero team di Lifewater continuerà a impegnarsi per adottare pratiche più agili, efficienti e collaborative, in modo che un numero maggiore di comunità possa avere acqua pulita, salute e speranza duratura.