Fujitra sta affrontando problemi importanti, dal livello dirigenziale a quello operativo, come la creazione di nuove aziende, il potenziamento della crescita e della redditività aziendale, la standardizzazione e la semplificazione dei processi e il miglioramento del sistema delle Risorse umane e dell'ambiente di lavoro. ​Fujitsu ha scelto Asana come strumento principale per questo progetto. ​Abbiamo parlato con il signor Joju Fukuda, EVP CDXO e CIO, che guida Fujitra, e con altri membri che usano Asana quotidianamente, del background dell'implementazione e dei suoi effetti.

Fujitsu sta lavorando alla DX in tutta l'azienda per rafforzare la sua competitività nell'era digitale

Fujitsu offre un'ampia gamma di servizi nel campo della tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT), tra cui integrazione di sistemi, servizi IT, servizi di rete e dispositivi elettronici. ​Negli ultimi anni, l'azienda si è concentrata anche sullo sviluppo di servizi cloud e sulla tecnologia di intelligenza artificiale (IA), e ha guidato il settore ICT grazie alla sua esperienza e alla tecnologia innovativa.

Il progetto DX a livello aziendale di Fujitsu, "Fujitra", mira a migliorare l'efficienza operativa e a creare nuovo valore promuovendo la digitalizzazione all'interno dell'azienda. ​Questo progetto si basa sull'obiettivo dell'azienda di “portare fiducia nella società e rendere il mondo più sostenibile attraverso l'innovazione”, al fine di diventare un'azienda adatta a un'era in rapida evoluzione. ​L'impegno e i risultati di Fujitra hanno contribuito notevolmente allo sviluppo delle sue soluzioni e dei suoi servizi, e la sua missione è risolvere i problemi sociali come partner DX affidabile per i clienti, utilizzando la tecnologia digitale basata sull'esperienza reale.

Fujitra è guidata dal CDXO (Chief Digital Transformation Officer) e CIO, il signor Fukuda, che è il responsabile del progetto, e promuove la "piena partecipazione" assumendo la guida insieme a tutti i membri della direzione. ​Sono stati istituiti DXO (DX Officer) nei principali reparti, nelle società del gruppo e nei paesi e nelle regioni estere. ​Abbiamo creato una community di circa 60 DXO e All Fujitsu ha istituito un sistema che, nel complesso, è il migliore per lavorare in team.

Il signor Fukuda, che guida Fujitsu, ha dichiarato: "Il ruolo di Fujitsu è quello di concentrarsi su varie possibilità come la tecnologia, l'IT, i dati, le app per smartphone, i social network interni e l'ottimizzazione dei costi attraverso la standardizzazione dei processi aziendali, e di trasformarle in progetti in modo che il gruppo globale possa collaborare tra i vari reparti per promuoverli."

Superare i limiti relativi a dove e quando si lavora per aumentare la produttività del 40%

Fujitsu ha definito l'obiettivo di aumentare la produttività per dipendente del 40% in tre anni come parte del suo piano di gestione a medio termine, iniziato nell'aprile 2023. ​L'obiettivo finale è aumentare i profitti e i risultati aziendali incrementando la produttività. ​Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale che i dipendenti possano dedicare più tempo ed energie al lavoro strategico che dovrebbero svolgere.

Come primo passo verso la trasformazione, stiamo implementando Asana a livello globale tra reparti e regioni, migliorando la forza del team e superando al contempo i fusi orari. ​Anche se siamo fisicamente distanti, possiamo costruire un rapporto di fiducia più che mai. ​Riteniamo che si verificheranno vari cambiamenti ed evoluzioni in tutte le aree, come ad esempio la definizione chiara di chi farà cosa e per quando, e la possibilità di consultarsi a vicenda secondo necessità, ottenendo in definitiva un miglioramento del 40% della produttività.

Sig. Fukuda

Il signor Fukuda ha anche parlato della recente diffusione degli strumenti digitali, dicendo: "Nella mia vita privata, posso facilmente chattare e usare i social media per rimanere in contatto con conoscenti che non vedo da anni. ​In un'epoca del genere, è probabile che molte persone si chiedano se l'uso della posta elettronica per comunicare con altri colleghi dell'azienda porterà a un incremento della produttività.”

Il signor Fukuda afferma che il motivo per cui si è interessato ad Asana è che le aziende con sede nella Silicon Valley, sulla costa occidentale degli Stati Uniti, la stavano adottando una dopo l'altra.

Fujitsu, come le aziende della Silicon Valley, deve affrontare una concorrenza intensa e un alto tasso di avvicendamento dei dipendenti, per cui dobbiamo eliminare i pregiudizi personali. ​Ho sentito che queste aziende stavano adottando Asana come strumento standard e ho pensato che fosse quello giusto.

Sig. Fukuda

Strutturare il lavoro e diffondere le conoscenze. ​Asana supporta il processo decisionale basato sui dati

Il signor Fukuda ha citato diversi vantaggi dell'utilizzo di Asana. ​Uno è la "strutturazione approfondita". ​Invece di iniziare a lavorare in modo generico, è importante prima avere un quadro d'insieme e identificare le attività a cui dare la priorità. ​Ad esempio, è necessario comprendere strutturalmente tutte le informazioni necessarie per il progetto, come le attività a cui dare priorità durante l'orario di lavoro della giornata, la relazione tra le attività, ad esempio il fatto che il processo successivo non può essere spostato a meno che il processo precedente non sia completato, e le fasi che richiedono l'intervento di altri.

Il signor Fukuda afferma che Asana struttura e visualizza in modo naturale il processo di lavoro, consentendogli di aumentare la fiducia e la produttività ed eliminare gli sprechi.

La comunicazione con la mia segretaria, che prima avveniva tramite email e chat, è stata semplificata grazie all'utilizzo di Asana. ​Le priorità delle attività sono organizzate e l'avanzamento è visibile a colpo d'occhio. ​Riducendo le conversazioni non necessarie e semplificando l'allineamento con la mia segretaria, posso gestire le attività senza stress. ​Migliorare la fiducia e massimizzare i risultati tra due persone è sicuramente un vantaggio.

Inoltre, il fatto che tutti possano vedere l'avanzamento delle attività ha anche portato a una maggiore efficienza per l'intero team. ​Osamu Yuzuki, CIO Office Manager presso la sede centrale della Digital System Platform, ha dichiarato: "I team che usano Asana spesso scoprono che il tempo trascorso in attività superflue, come la preparazione di documenti, la rendicontazione ai superiori e la partecipazione a riunioni, si riduce di circa il 30%. ​Penso che ciò sia dovuto al fatto che le attività dei dipendenti sono visualizzate e possono essere eseguite correttamente."

Il secondo vantaggio è la “trasmissione di conoscenze ed esperienze”. ​Gli stili di lavoro efficienti nei reparti e nei team, in particolare quelli dei membri più produttivi, vengono trasformati in raccolte e distribuiti ad altri membri. ​Asana ti consente di condividere, copiare e utilizzare metodi efficienti per portare avanti un lavoro specifico, nonché modelli utili quando si inizia un lavoro. ​È possibile formalizzare la conoscenza e l'esperienza a livello di organizzazione e distribuirle in tutta l'azienda.

Anche la facilità d'uso di Asana è stata valutata molto positivamente. ​Ta Ishibashi, CIO Office of the Digital System Platform Headquarters, ha dichiarato: "Fujitsu ha molti reparti e ci sono state situazioni in cui la trasparenza delle pianificazioni era ridotta a causa di impegni complessi, ma ora stiamo usando Asana per migliorare la gestione delle attività per ogni reparto. ​Uno degli aspetti interessanti di Asana è la sua UI/UX. ​Ha un meccanismo integrato che ti consente di concentrarti sul tuo lavoro, e l'interfaccia utente è leggera e divertente, il che la rende facile da usare per persone di tutti i livelli.”

Viene inoltre incoraggiato il processo decisionale basato sui dati. ​Il signor Fukuda ha affermato: "Il mondo di oggi è basato sui dati. ​Ciò che conta è visualizzare le cose in modo obiettivo dal punto di vista dei dati. ​Ad esempio, puoi confermare in modo logico e oggettivo che il team B è più produttivo del team A, o su quali attività hai dedicato troppo tempo di recente. ​I dati che vengono sempre mostrati su Asana rendono più facile puntare allo stile di lavoro ideale per te e la tua organizzazione", ha spiegato il signor Fukuda.

Diffondere gli effetti positivi consentendo ai dipendenti di lavorare a modo loro

Fujitsu ha riscontrato diversi vantaggi nell'utilizzo di Asana, ma la chiave per massimizzare questi vantaggi in futuro è l'adozione diffusa di Asana. ​Il signor Fukuda ha dichiarato: "Al momento, migliaia di persone la utilizzano, ma penso che l'effetto sarà massimizzato in tutta l'organizzazione solo quando raggiungerà decine di migliaia di persone. ​Ha senso solo se tutti lo usano.”

Inoltre, crediamo che si possa ottenere un effetto sinergico migliorando in parallelo la “qualità” dell'utilizzo. ​Per trasmettere meglio "conoscenza" ed "esperienza", è necessario condividere modelli e raccolte eccellenti. Pertanto, perfezionare il modo in cui vengono utilizzati all'interno di reparti e team attraverso l'uso quotidiano porterà al massimo sfruttamento di "conoscenza" ed "esperienza".

Prevediamo inoltre di rafforzare la nostra collaborazione con i dati e le tecnologie digitali per migliorare ulteriormente l'efficienza. ​Per esempio, esploreremo anche approcci che combinano i dati e le tecnologie più recenti, come l'IA che rileva e segnala i problemi relativi all'avanzamento del lavoro e la RPA che si collega automaticamente al processo successivo quando un'attività viene completata su Asana.

Il signor Fukuda ha concluso dicendo: "Molte persone non pensano di 'voler lavorare'. ​Il lavoro è un mezzo per vivere, e l'ideale è riuscire a svolgerlo in modo efficiente in breve tempo e con il minor stress possibile. ​E l'obiettivo finale è quello di poter dedicare energie allo scopo originario, al piacere e alla gratificazione. ​Credo inoltre che aiutarsi a vicenda porterà ai vantaggi e alle gioie dell'appartenenza a un'azienda. ​Trasmettere e proporre questa idea ai clienti porterà a nuove opportunità per l'azienda, creando un circolo virtuoso. ​Vogliamo creare questi effetti positivi.”

Poter fare il lavoro che si desidera è il primo passo verso il benessere. ​In Fujitsu, puntiamo a realizzare questo obiettivo attraverso la promozione di Fujitra e, collegando i team che utilizzano Asana, puntiamo a creare un futuro positivo non solo per noi stessi ma anche per la società.