COS ha accelerato la produzione di campagne del 90% con un flusso di lavoro basato sull'IA su Asana

Elementi in evidenza

Sfide

• Impostazione della campagna che richiedeva molto tempo: ogni nuova campagna stagionale richiedeva 12-14 ore di impostazione manuale, con i manager che creavano strumenti di monitoraggio da zero su Excel.

• Complessità del coordinamento interfunzionale: i brief arrivavano via email con informazioni mancanti, il che comportava ulteriori cicli di chiarimento e un tasso di correzione degli errori del 60%.

• Inefficienze nella pianificazione delle risorse: la mancanza di standardizzazione faceva sì che i team spesso richiedessero e producessero risorse che alla fine non erano necessarie.

Soluzioni

• Ricezione basata sull'IA: AI Studio analizza i moduli inviati per verificarne la completezza, segnalando le lacune ancora prima che un progetto venga creato.

• Scaffolding automatico del progetto: un singolo invio attiva la generazione automatica di oltre 50 sottoattività strutturate con titolari assegnati e scadenze a cascata.

• Controlli di qualità intelligenti: Asana AI Teammates esamina in modo proattivo gli asset, rilevando i problemi prima che raggiungano la fase di produzione.

I risultati

• 84.100 £ di capacità annuale sbloccata, che equivale a restituire 1,53 dipendenti a tempo pieno al lavoro strategico.

• Riduzione del 90% del tempo di configurazione della campagna, che passa da quasi due giorni di lavoro a pochi minuti.

• Raddoppiata la produzione di risorse, consentendo al team di consegnare oltre 1.000 risorse per campagna rispetto alle precedenti 500-600.

I nostri team si concentrano sul ripensare il modo in cui il lavoro scorre in tutta l'organizzazione per assicurarci di dare priorità alle iniziative ad alto impatto che offrono un valore reale ai nostri clienti. Creando flussi di lavoro scalabili e sfruttando l’IA in modo mirato, siamo riusciti ad aumentare la visibilità e la velocità, concentrando le nostre energie sull’esecuzione strategica. L'innovazione avviene quando i team collaborano, sperimentano e si impegnano a lavorare in maniera più intelligente.”

Vincitore: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Questo premio ha riconosciuto COS per il suo uso pionieristico di flussi di lavoro basati sull'IA per risolvere complesse sfide di produzione di creatività nel frenetico settore della moda. Integrando l'IA direttamente nell'architettura del lavoro, COS ha stabilito un nuovo punto di riferimento globale per l'esecuzione delle attività di vendita al dettaglio su scala aziendale.

Fase 1: ricezione intelligente e convalida del brief

In precedenza, il processo di richiesta di creatività coinvolgeva diversi strumenti e flussi di lavoro regionali, e i responsabili delle campagne trascorrevano giorni a inseguire i brief tra i reparti e a inoltrare manualmente le risorse ai team regionali. COS ha risolto questo problema implementando un sistema di ricezione centralizzato che utilizza l'IA come controllo di qualità. Questo nuovo flusso di lavoro garantisce che la completezza di ogni brief creativo venga convalidata al momento dell'inserimento, riducendo il coordinamento a valle causato da informazioni incomplete.

• Convalida guidata dall'IA: AI Studio analizza i moduli di ricezione per verificarne la completezza e segnala in modo proattivo le lacune prima che un progetto venga visto da un essere umano.

• Chiarimento proattivo: se una richiesta non è chiara, il sistema richiede un chiarimento immediato, eliminando il botta e risposta che in precedenza richiedeva ore per campagna.

• Framework standardizzato: richiedendo un insieme rigoroso di input, COS garantisce che i team richiedano solo le risorse strettamente necessarie, riducendo lo spreco di risorse.

• Convalida Human-in-the-loop: i project manager senior globali mantengono la supervisione della coda di ricezione per garantire che tutte le richieste convalidate siano in linea con le attuali priorità stagionali.

Asana ha fornito un punto di ingresso unico e strutturato per il lavoro. Garantendo la qualità al momento dell'acquisizione, abbiamo eliminato la complessità a valle e fatto passare i nostri team dall'esecuzione reattiva al lavoro proattivo e strategico.”

Fase 2: generazione e assegnazione automatiche dei progetti

Prima di Asana, i team di progetto impiegavano fino a 8 ore per impostare manualmente tracker ed elenchi di attività per ogni nuova campagna. COS ha sostituito queste attività amministrative con un motore di progetto automatizzato che crea istantaneamente l'intera struttura di lavoro. Questo flusso di lavoro si adatta ai requisiti specifici della campagna, garantendo che i team creativi e di contenuti abbiano un percorso chiaro e pre-strutturato per l'esecuzione non appena un brief viene approvato.

• Generazione istantanea del progetto: dopo la convalida del modulo, AI Studio genera automaticamente un progetto completo per la campagna con oltre 50 sottoattività strutturate.

• Assegnazione dinamica: utilizzando AI Studio, le regole basate sull'IA assegnano in modo intelligente le attività ai membri del team appropriati in base al tipo di risorsa, alla regione e alla capacità attuale del team.

• Scadenze a cascata: il sistema imposta automaticamente le scadenze per l'intero ciclo di vita del progetto in base alla data di lancio finale della campagna.

• Passaggi di consegne contestuali: ogni attività contiene la cronologia completa e il contesto del modulo di ricezione, garantendo che non vi sia alcuna perdita di informazioni quando il lavoro passa da un reparto all'altro.

Il flusso di lavoro è stato integrato perfettamente nelle nostre operazioni quotidiane, eliminando il lavoro di configurazione manuale e creando un processo più scalabile per le campagne.”

Fase 3: produzione monitorata dall'IA e controllo qualità

Man mano che COS ampliava l'uso di Asana, è andata oltre la gestione standardizzata delle attività per trattare i suoi flussi di lavoro come un sistema strategico che poteva essere progettato e ottimizzato. Il brand sta ora estendendo l'uso di Asana AI Teammates per supportare ulteriori flussi di lavoro complessi che richiedono funzionalità di intelligenza artificiale più personalizzate. Questi casi d'uso consentiranno ulteriormente ai team di andare oltre i loro metodi di lavoro quotidiani e di liberare più tempo per il lavoro più creativo e strategico.

Rilevamento proattivo degli errori: AI Studio monitora il lavoro in corso per segnalare potenziali problemi prima che si propaghino, riducendo il tempo di correzione degli errori del 60%.

• Gestione automatizzata dello stato: le regole gestiscono le transizioni tra le fasi di produzione e attivano le notifiche agli stakeholder non appena vengono identificati gli ostacoli.

• Controlli di qualità intelligenti: gli AI Teammates di Asana esaminano le risorse completate per garantire che soddisfino i requisiti definiti nel brief originale.

• Allineamento globale: le regole automatizzate mantengono i team di marketing regionali e gli stakeholder dell'e-commerce sincronizzati sulla disponibilità delle risorse, evitando ritardi nella consegna al mercato locale.

Abbiamo riscontrato molte meno comunicazioni avanti e indietro tra i team. Ora il processo è molto più semplificato con i team regionali, che individuano i problemi in modo proattivo piuttosto che reattivo.”

Fase 4: resoconti strategici e visibilità globale

In precedenza, la leadership si affidava a più fonti di resoconti tra team e regioni, che spesso erano già obsoleti al momento della revisione. COS ha creato un livello di reportistica in tempo reale utilizzando i portfolio per fornire un'unica fonte di riferimento per tutte le campagne attive. Questo flusso di lavoro consente agli sponsor esecutivi di monitorare la consegna globale e prendere decisioni basate sui dati in merito all'allocazione delle risorse e alla crescita.

• Dashboard a livello di portfolio: la leadership utilizza i portfolio per monitorare l'avanzamento per brand, e-commerce e sostenibilità in un'unica vista unificata.

• Aggiornamenti di stato in tempo reale: il sistema sostituisce la reportistica manuale con riepiloghi di stato automatizzati, fornendo una visione sempre aggiornata dello stato di salute del progetto e delle scadenze.

• Processo decisionale basato sui dati: acquisendo tutto il lavoro in un unico ecosistema, COS può ora analizzare il throughput e le prestazioni delle risorse per ottimizzare la pianificazione delle campagne future.

• Scalabilità cross-brand: la visibilità e l'efficienza di questo modello erano così evidenti che il marchio consociato Weekday ha acquistato Asana proprio per replicare il flusso di lavoro di COS.

Asana non ha semplicemente migliorato i nostri processi, ma ha ridefinito il nostro modo di lavorare. Abbiamo creato un ecosistema unificato e trasparente in cui tutto il lavoro è perfettamente visibile.”

Conclusione

Prima di questa trasformazione, COS gestiva la produzione delle campagne attraverso una combinazione di strumenti e processi esistenti che supportavano la crescita del brand. Creando un motore nativo per l'IA su Asana, COS è stata in grado di semplificare la collaborazione, ridurre il coordinamento manuale e dare ai team più tempo per concentrarsi sulla strategia creativa ad alto impatto. L'impatto è stato così significativo che altri team stanno ora adottando il modello in modo organico, posizionando COS come innovatore operativo in tutta l'organizzazione. Man mano che il marchio continua a crescere, la sua infrastruttura basata sull’IA garantisce che velocità e qualità possano crescere insieme, non a scapito l’una dell’altra.