Rivoluzionare le operazioni di marketing presso Children’s Health

Nel 2022, Children's Health ha creato un team delle operazioni di marketing per espandere la propria portata e rafforzare la propria reputazione attraverso strategie di marketing diversificate. Tuttavia, il team ha riscontrato delle difficoltà in ambito operativo:

• Flussi di lavoro frammentati: con oltre nove sistemi separati per la gestione dei progetti e dei ticket, i team erano isolati e i processi erano incoerenti.

• Collaborazione inefficiente: gli strumenti non collegati hanno portato a processi che richiedono molto tempo e a frequenti problemi di comunicazione, rallentando l'avanzamento delle iniziative ad alto impatto.

Per affrontare queste sfide, il team delle operazioni di marketing ha scelto di passare a uno strumento di gestione del lavoro in collaborazione nel gennaio 2023. I loro obiettivi erano:

• Centralizzare il lavoro: Asana avrebbe funto da unica fonte di riferimento, migliorando la visibilità, riducendo la necessità di riunioni a livello di reparto e semplificando i flussi di lavoro.

• Standardizzare i processi: un Framework di gestione dei progetti uniforme ha allineato i team tra i reparti e chiarito le priorità.

• Consentire la scalabilità: risparmiando tempo e concentrando le risorse, il team può dare priorità alle iniziative ad alto impatto, aiutando l'organizzazione a raggiungere un maggior numero di famiglie di pazienti e a conseguire gli obiettivi fondamentali.

In soli sedici mesi, Children's Health ha implementato con successo la gestione del lavoro in collaborazione in Marketing e Comunicazione, trasformando il modo in cui il team lavora e dà priorità ai propri impegni. L’uso innovativo di Asana da parte del team ha fatto guadagnare al team il Marketing Visionary Work Innovation Award, a testimonianza della sua capacità di scalare gli impegni rafforzando al contempo il suo impatto sulle famiglie e sulla comunità.

In Children's Health, il marketing e la comunicazione hanno un ruolo fondamentale come tessuto connettivo della nostra organizzazione. Centralizzando le nostre attività di marketing su Asana, abbiamo semplificato la collaborazione e ci siamo posizionati in modo da fornire risultati significativi ai pazienti e alle famiglie che serviamo.

Fernand Fernandez, Executive Vice President, Chief Marketing and Communications Officer

Semplificare la pianificazione strategica per ottenere risultati migliori 

Prima di adottare la gestione del lavoro in collaborazione, il reparto marketing si affidava a presentazioni, documenti e fogli di calcolo per gestire la pianificazione strategica. Passando ad Asana, il team ha centralizzato il processo di pianificazione, automatizzato i flussi di lavoro e creato un sistema più coeso.

La pianificazione centralizzata crea allineamento

• I piani strategici vengono creati su Asana come progetti dedicati, creando un hub centralizzato per tutti gli impegni di pianificazione.

• I team di tutto il reparto marketing operano all'interno dello stesso piano strategico, migliorando la visibilità, tenendo informati i team esterni al marketing ed eliminando la necessità di documenti o strumenti separati.

• Standardizzando i processi di pianificazione, il team garantisce la coerenza tra i flussi di lavoro ed evita che il lavoro venga trascurato. 

• Utilizzando il multihoming, che consente agli utenti di includere una singola attività in progetti diversi, i team possono collegare le attività del piano strategico alla coda creativa, il che permette loro di monitorare tutte le risorse della campagna in un unico posto.

Una maggiore concentrazione produce un impatto misurabile

• Le Dashboard in tempo reale offrono ai team e ai responsabili una visione chiara dei carichi di lavoro e dell'avanzamento dei progetti, migliorando l'allocazione delle risorse e aiutando a identificare tempestivamente gli ostacoli per mantenere i progetti strategici nei tempi previsti.

• Automatizzando i processi di pianificazione ed eliminando le inefficienze, il team di marketing ha acquisito una maggiore capacità di concentrarsi su iniziative ad alta priorità, raggiungendo il proprio obiettivo per il 2023 di dedicare l'80% del proprio tempo al lavoro strategico.

Ottenere risultati con una gestione semplificata delle campagne

Il reparto Marketing e comunicazione svolge un ruolo fondamentale nel migliorare la reputazione nazionale dell’organizzazione attraverso iniziative come campagne di email marketing, strategie digitali mirate e contenuti multimediali. 

In precedenza, la gestione di un volume elevato di campagne con strumenti in compartimenti stagni causava inefficienze, problemi di comunicazione e ritardi. Centralizzando il lavoro su Asana, queste sfide sono state risolte, migliorando la collaborazione, mantenendo la visibilità e accelerando i risultati.

Il lavoro unificato accelera le tempistiche delle campagne

• Tutte le attività di marketing vengono monitorate in un'unica piattaforma, centralizzando la gestione delle campagne dall'inizio alla fine.

• I team interfunzionali e le agenzie partner esterne lavorano in progetti condivisi, riducendo i problemi di comunicazione e migliorando il coordinamento.

• Le Dashboard e le viste portfolio offrono visibilità in tempo reale sui carichi di lavoro del team, garantendo che i progetti rispettino la tabella di marcia e le scadenze.

• I flussi di lavoro standardizzati delle campagne consentono una pianificazione e un'esecuzione più rapide delle risorse creative, migliorando la velocità di commercializzazione e generando risultati di alta qualità.

Gli strumenti di collaborazione migliorano l'allineamento tra i team

• Gli aggiornamenti in tempo reale e le automazioni consentono al team di dedicare più tempo alla pianificazione di campagne innovative, piuttosto che a inseguire gli aggiornamenti.

• Il tempo necessario per creare resoconti sui risultati della campagna è diminuito dell'80% grazie alle dashboard dei resoconti di Asana, che forniscono approfondimenti più rapidi e semplificano il processo di misurazione.

• Le viste portfolio visualizzano le statistiche chiave del progetto, come il totale delle attività completate, fornendo approfondimenti durante le revisioni post mortem per aiutare il team a migliorare continuamente i propri processi.

Trasformare la produzione di creatività per un'esecuzione e una consegna più rapide

Prima di adottare la gestione del lavoro in collaborazione, le richieste di creatività per le iniziative di marketing venivano gestite tramite email, il che portava a inefficienze e flussi di lavoro incoerenti. Con circa 150 risorse creative in coda in qualsiasi momento, il team aveva bisogno di una soluzione per semplificare il processo di ricezione e produzione, in modo da potersi concentrare sulla creazione di lavoro di alta qualità. Asana ha trasformato il processo di produzione di creatività.

Moduli e flussi di lavoro standardizzati migliorano l'efficienza

• Le richieste di creatività, inclusa la produzione di video, fotografie, email e materiali stampati, vengono inviate tramite moduli di ricezione personalizzati, adattati a ogni tipo di risorsa e alle esigenze del progetto.

• I moduli utilizzano i campi personalizzati per acquisire in anticipo i dettagli essenziali, come le tempistiche, il tipo di risorsa e le priorità, garantendo che le richieste siano complete prima di procedere.

• Una volta approvate, le richieste vengono convertite in progetti attivi. Le attività, le cronologie e i membri del team vengono assegnati automaticamente in base ai modelli di progetto, semplificando i flussi di lavoro e garantendo la coerenza.

• I modelli di progetto flessibili consentono ai team di modificare le cronologie e le dipendenze in base alle proprie esigenze specifiche, riducendo i tempi di preparazione e mantenendo i progetti nei tempi previsti.

Maggiore efficienza e gestione delle risorse 

• Le viste portfolio forniscono approfondimenti in tempo reale sui carichi di lavoro dei designer, aiutando i manager a bilanciare la capacità e ad assegnare i progetti in maniera efficiente. Ciò ha migliorato la visibilità del carico di lavoro del 25% e ha aumentato la capacità dei designer di dare priorità ai progetti urgenti del 95%.

• L'acquisizione dei dettagli del progetto attraverso i moduli di ricezione ha aumentato l'efficienza del 25%, facendo risparmiare 2,5 ore per richiesta e 115 ore totali nel primo e nel secondo trimestre del 2024.

• Un nuovo resoconto su video e fotografie ha migliorato la visibilità sul lavoro di quel team del 98%, consentendo un migliore coordinamento e un migliore processo decisionale.

• I progetti condivisi hanno favorito una collaborazione fluida tra i team e i partner esterni, migliorando la collaborazione interfunzionale del 95% per i progetti video e fotografici e del 25% per i flussi di lavoro di email marketing.

• I flussi di lavoro standardizzati hanno ridotto il tempo di creazione dei progetti del 20% per le risorse creative e dell'80% per i progetti video e fotografici, contribuendo ad accelerare il time-to-market del 45% per le risorse creative.

Creare un futuro più luminoso per i bambini

Grazie all’efficienza e ai miglioramenti che la gestione del lavoro in collaborazione ha apportato alle operazioni, il team è pronto a portare il proprio impegno di marketing a un livello superiore, semplificando i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione e realizzando campagne di grande impatto che supportano la missione di Children’s Health di migliorare la vita dei bambini.