Templat run-of-show

Bayangkan momen tepat sebelum acara virtual besar Anda dimulai. Teknik telah menyiapkan streaming langsung, pembicara berada di ruang hijau, dan audiens Anda sudah mulai masuk. Seseorang bertanya, "Kapan sesi Tanya Jawab dijadwalkan?" dan tidak ada yang memiliki linimasa yang tepat di depan mereka. Templat run-of-show (ROS) menjaga penyelenggara acara tetap terkoordinasi dan memberikan informasi yang diperlukan kepada setiap anggota tim untuk menyampaikan acara yang sukses dari awal hingga akhir.

Templat run-of-show untuk acara memberi Anda perincian hari acara yang terdefinisi dengan baik, menit demi menit. Format ini cocok untuk konferensi tatap muka, acara hybrid, webinar, podcast, dan streaming langsung. Rencana produksi acara yang komprehensif yang mencantumkan setiap waktu mulai, transisi, dan kontingensi membantu tim tetap sinkron, membuat pembicara percaya diri, dan mempertahankan keterlibatan audiens tanpa mengharuskan siapa pun menghafal setiap bagian yang bergerak.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat run-of-show?

Di Asana, perencana acara telah membagikan betapa leganya mereka setelah membuka dokumen run-of-show dalam proyek bersama.

Manajer acara sering kali menyeimbangkan beberapa jadwal, kebutuhan pembicara, dan persyaratan produksi. Tanpa linimasa acara terpadu, penundaan kecil pun akan berdampak pada hari acara dan menyebabkan gangguan yang merugikan. ROS menggabungkan semua detail acara yang diperlukan di satu tempat, termasuk waktu mulai dan berakhir, pemilik tugas, isyarat produksi, dan langkah selanjutnya. Tim dapat meninjau rencana dengan cepat, bukan dengan menyaring spreadsheet atau utas email yang tidak tertata.

Templat run-of-show sangat cocok untuk perencana acara, produser webinar, penyelenggara konferensi, dan tim pemasaran yang mengelola peluncuran produk atau podcast langsung. Tim produksi, staf acara, dan pemangku kepentingan juga mendapat manfaat saat mereka dapat melihat gambaran yang lebih besar. Baik proses perencanaan berlangsung di Google Sheets, Excel, atau langsung di Asana, templat run-of-show acara mengoptimalkan acara Anda berikutnya dan membuat tim Anda tetap terhubung.

Mengapa menggunakan templat ROS Asana?

Templat run-of-show gratis Asana lebih dari sekadar membuat daftar waktu. Ini berfungsi sebagai peta jalan real-time untuk seluruh acara. Kombinasi penjadwalan yang tepat dan manajemen proyek yang fleksibel memungkinkan tim untuk beradaptasi tanpa kekacauan. Perencana mengurangi komunikasi yang berlebihan, menyelaraskan tim di seluruh lokasi, dan menangani perubahan saat terjadi tanpa melewatkan detail.

Alasan perencana acara dan tim produksi menggunakan templat ROS Asana meliputi:

• Mengatur linimasa acara di satu lokasi terpusat

• Menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap tugas dan transisi

• Melacak perubahan secara real time untuk acara hybrid dan virtual

• Membagikan pembaruan secara instan dengan staf acara dan pemangku kepentingan

• Mengelola seluruh proses dari perencanaan hingga tindak lanjut pasca-acara

Cara menggunakan templat run-of-show ini

Anda dapat membuat templat run-of-show Anda sendiri di Asana dengan mengikuti Kerangka Kerja yang ditampilkan di sini. Contoh tata letak mencakup bagian untuk Informasi Acara, Linimasa Detail, Konten dan Pembicara, Detail Teknis, Vendor dan Logistik, dan Rencana Kontingensi. Tab di bagian atas—Daftar, Papan, Linimasa, Dasbor, Kalender, Alur Kerja, Pesan, dan File—menawarkan berbagai cara untuk melihat dan mengelola proyek yang sama, memungkinkan Anda untuk melacak detail individu dan rencana keseluruhan.

Dengan membuat versi Anda menggunakan bagian dan tampilan ini, Anda dapat menyesuaikan alur acara spesifik Anda, baik Anda merencanakan konferensi langsung, lokakarya hybrid, atau sesi yang sepenuhnya virtual. Panduan langkah demi langkah ini membantu Anda menyiapkan templat perencanaan acara yang menggabungkan semua informasi acara di satu ruang bersama.

Langkah 1: Buat Bagian Informasi Acara

Bagian Informasi Acara berfungsi sebagai referensi cepat untuk seluruh tim. Tambahkan nama, jenis, tanggal, dan detail umum acara, seperti audiens target atau lokasi tempat. Sertakan ikhtisar singkat tentang tujuan acara sehingga semua orang memahami gol dari awal.

Tambahkan tugas untuk kontak utama, seperti manajer acara, pemimpin teknis, atau koordinator vendor. Berikan setiap tugas kontak kepada orang yang tepat dan sertakan nomor telepon atau metode komunikasi pilihan mereka. Menjaga informasi ini tetap terlihat mencegah penundaan saat pertanyaan mendesak muncul.

Langkah 2: Buat Linimasa Terperinci

Linimasa Terperinci menguraikan alur acara dari awal hingga akhir. Bagilah hari menjadi beberapa segmen: kedatangan, sambutan pembukaan, sesi individu, istirahat, dan sambutan penutup. Tambahkan waktu mulai dan waktu akhir untuk setiap bagian, dan tetapkan orang atau Tim yang bertanggung jawab.

Gunakan tab Linimasa untuk melihat bagaimana setiap segmen berpadu. Sesuaikan waktu dengan menarik segmen ke posisi baru untuk mengidentifikasi konflik sebelum terjadi. Tampilan visual ini juga mempermudah komunikasi perubahan kepada semua orang yang terlibat.

Langkah 3: Tambahkan konten dan pembicara

Di bagian konten dan pembicara, buat tugas untuk setiap pembicara, panel, atau presentasi. Sertakan judul sesi, garis besar, dan materi pendukung apa pun, seperti dek slide atau video. Lampirkan file langsung ke tugas sehingga file terhubung ke sesi yang tepat.

Berikan tugas kepada orang yang menyampaikan konten dan tandai peran pendukung, seperti moderator atau staf teknis. Gunakan tenggat untuk menetapkan batas waktu latihan, tinjauan akhir konten, atau mengunggah segmen yang direkam sebelumnya.

Langkah 4: Dokumentasikan detail teknis

Bagian detail teknis mencatat semua peralatan, platform, dan persyaratan penyiapan. Buat tugas untuk item seperti pemeriksaan audio, uji pencahayaan, konfigurasi streaming, dan peralatan cadangan. Berikan tugas tersebut kepada anggota tim yang sesuai agar tanggung jawab jelas.

Gunakan tab Kalender untuk menjadwalkan latihan teknis bersama tugas acara utama. Ini mencegah tumpang tindih dengan latihan konten dan pengiriman vendor. Untuk acara virtual dan hybrid, bagian ini sangat penting untuk menghindari masalah teknis di menit terakhir.

Langkah 5: Mengatur Vendor dan Logistik

Tugas Vendor dan Logistik mencakup katering, papan nama, transportasi, dan keamanan. Buat tugas untuk setiap vendor, termasuk informasi kontak, jadwal kedatangan, dan catatan penyiapan. Tetapkan titik kontak vendor untuk memfasilitasi komunikasi yang mudah.

Beralih ke Tampilan Papan untuk melacak progres vendor dari terkonfirmasi hingga selesai. Memindahkan tugas di seluruh kolom memberi Anda gambaran cepat tentang siapa yang siap, siapa yang ada di lokasi, dan siapa yang masih perlu melakukan tugas.

Langkah 6: Siapkan Rencana Kontingensi

Bagian Rencana Kontingensi adalah jaring pengaman Anda. Tambahkan tugas untuk setiap potensi gangguan, seperti pembatalan pembicara atau kegagalan teknis, dan dokumentasikan rencana cadangan. Tetapkan pemilik yang jelas untuk setiap kontingensi sehingga tim tahu siapa yang akan mengambil tindakan.

Buat bagian ini tetap terlihat selama acara dalam Tampilan daftar. Saat masalah muncul, Anda dapat bertindak segera tanpa harus mencari petunjuk.

Langkah 7: Gunakan tab untuk mengelola acara secara real time

Tab di bagian atas proyek memberi Anda beberapa cara untuk mengelola rangkaian acara. Dasbor memberikan tampilan langsung tentang progres dan kemacetan. Pesan menyimpan pembaruan di dalam proyek sehingga mudah ditemukan. File menyimpan setiap aset di satu tempat, mulai dari kontrak hingga dek presentasi.

Alur Kerja memungkinkan Anda mengotomatiskan pembaruan berulang, seperti memindahkan Tugas ke "selesai" setelah sesi berakhir. Dengan beralih di antara tampilan ini sesuai kebutuhan, Anda mempertahankan kontrol penuh atas acara dari persiapan hingga tindak lanjut pasca-acara.

Fitur perencanaan acara Asana

Fitur Asana memungkinkan Anda menyesuaikan templat run-of-show agar sesuai dengan alur kerja perencanaan acara Anda. Fitur memudahkan Anda memvisualisasikan jadwal, mengotomatiskan pembaruan berulang, dan menghubungkan setiap kontributor dari perencanaan hingga kesimpulan pasca-acara.

Anda dapat menjelajahi daftar lengkap fitur di asana.com/features.

Tampilan Linimasa

Lihat seluruh jadwal acara dalam tata letak visual yang memudahkan untuk melihat tumpang tindih atau kesenjangan. Anda dapat menarik segmen pembicara untuk menyesuaikan waktu tanpa mengganggu alur hari itu. Linimasa yang jelas mencegah konflik dan meningkatkan koordinasi tim.

Bidang kustom

Lacak detail tambahan seperti jenis sesi, nama pembicara, atau lokasi. Tambahkan bidang "Langsung/Perekaman awal" untuk menyoroti segmen yang memerlukan penyiapan teknis khusus. Bidang membantu tim melihat informasi penting secara sekilas, mengurangi pertanyaan menit terakhir.

Dependensi

Tautkan tugas agar tim produksi tahu persis hal yang harus dilakukan sebelum segmen berikutnya dimulai. Misalnya, "Atur ulang tahap" harus selesai sebelum "Diskusi panel" dapat dimulai. Dependensi menciptakan alur logis yang membuat acara terus berjalan.

Tampilan Kalender

Gunakan Tampilan Kalender untuk acara tatap muka atau konferensi beberapa hari. Sesi muncul dalam format harian atau mingguan sehingga memudahkan untuk merencanakan ketersediaan pembicara atau jadwal tempat. Tata letak visual menyederhanakan penjadwalan untuk acara yang kompleks.

Aplikasi Seluler

Akses templat run-of-show dari ponsel saat berada di lokasi atau di belakang panggung. Aplikasi seluler memungkinkan Anda memeriksa detail, memperbarui tugas, dan berkomunikasi dengan anggota tim secara instan. Fleksibilitas ini mendukung pengambilan keputusan yang cepat selama acara.

Integrasi yang direkomendasikan

Integrasi menghubungkan templat run-of-show ke alat yang ada, menciptakan pengalaman manajemen acara yang lancar. Ini membantu Anda menjaga keselarasan komunikasi, file, dan detail teknis tanpa pekerjaan manual tambahan.

Anda dapat menelusuri daftar lengkap integrasi di Direktori App Asana.

Slack

Dapatkan pemberitahuan instan saat lembar alur acara berubah. Jika slot waktu pembicara utama berubah, pembaruan diposting di saluran Slack acara sehingga semua orang tetap terinformasi. Integrasi Slack memastikan komunikasi tetap di satu tempat.

Zoom

Tautkan rapat Zoom atau webinar langsung ke segmen dalam rencana acara virtual Anda. Tim produksi dapat bergabung ke sesi tanpa harus mencari tautan. Integrasi ini mempersingkat waktu persiapan untuk segmen online.

Google Sheets

Sinkronkan Asana dengan Google Sheets untuk mengimpor atau mengekspor dokumen run of show Anda dengan cepat. Perencana acara dapat bekerja di berbagai alat tanpa mengetik ulang data. Integrasi sheet juga mendukung pelaporan setelah acara.

Dropbox

Simpan file presentasi, gambar, atau video di Dropbox dan tautkan ke segmen tertentu dalam jadwal produksi. File tetap dapat diakses oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat. Organisasi ini mencegah penundaan yang disebabkan oleh aset yang hilang.

Vimeo

Lampirkan video yang dihosting untuk acara hybrid agar tim dapat memutarnya secara instan jika feed langsung gagal. Integrasi Vimeo memastikan Anda selalu memiliki cadangan yang siap untuk momen penting.

Pertanyaan umum tentang templat run-of-show