Perencanaan kapasitas

Tim Anda adalah kekuatan vitalitas di balik setiap proyek yang sukses. Anda membutuhkan waktu dan keahlian mereka untuk memajukan berbagai hal, tetapi terkadang sulit untuk memprediksi ketersediaan semua orang. Dengan begitu banyak proyek dan prioritas berbeda, Anda memerlukan cara untuk mengukur bandwidth tim, memastikan Anda menetapkan batas waktu proyek yang realistis, dan menyesuaikan saat kebutuhan dan sumber daya proyek berubah. 

Di situlah templat perencanaan kapasitas berperan. 

Apa itu templat perencanaan kapasitas? 

Templat perencanaan kapasitas adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang membantu mengukur bandwidth tim untuk proyek tertentu. Templat ini menguraikan semua langkah yang perlu Anda ambil untuk memastikan Anda memiliki cukup ketersediaan tim untuk menyelesaikan tugas proyek tepat waktu. Berkat templat, Anda tahu bahwa Anda tidak melewatkan informasi penting yang dapat menyebabkan penundaan proyek. Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan sejak awal—dan, membuat rencana untuk beradaptasi jika ruang lingkup proyek atau ketersediaan anggota tim berubah.

Membuat templat perencanaan kapasitas hanya membutuhkan sedikit upaya di awal, tetapi dapat menghemat waktu dan kerepotan Anda di masa mendatang. Di awal setiap proyek baru, Anda dapat menyalin templat dan mengisi informasi, seperti tugas proyek, jam kerja, dan ketersediaan anggota tim. Alih-alih memulai setiap inisiatif baru dari awal, templat Anda menguraikan setiap detail yang perlu dipertimbangkan untuk merencanakan dan menyesuaikan perubahan. 

Manfaat templat perencanaan kapasitas digital

Perencanaan kapasitas bukan hal yang dilakukan sekali saja. Anda perlu terus memantau kapasitas tim selama proyek untuk menyesuaikan dengan perubahan persyaratan dan keadaan. Di situlah templat perencanaan kapasitas digital berguna. 

Alih-alih mendokumentasikan persyaratan proyek dan bandwidth tim dalam dokumen statis atau templat Microsoft Excel, templat digital memungkinkan Anda membuat perubahan secara real time. Hasilnya, Anda dapat menyesuaikan perubahan dengan cepat dengan menambahkan anggota tim tambahan ke proyek, menyesuaikan ruang lingkup proyek, atau memperpanjang linimasa proyek. 

Dengan templat perencanaan kapasitas digital, Anda dapat: 

• Membandingkan sumber daya saat ini dengan sumber daya yang dibutuhkan.

• Memperbarui persyaratan kapasitas, ketersediaan tim, dan batas waktu secara real time.

• Memvisualisasikan bagaimana sumber daya dan beban kerja tim berubah seiring waktu. 

• Membagikan kapasitas tim dengan mudah kepada pemangku kepentingan dan anggota tim lainnya.

• Merencanakan kapasitas tim di tempat yang sama dengan tempat pekerjaan berlangsung—jadi Anda tidak perlu bergonta-ganti aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Melihat apakah Anda berada di bawah, pada, atau melebihi kapasitas secara sekilas. 

• Secara otomatis menghitung total jam untuk proyek Anda. 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat perencanaan kapasitas

Templat perencanaan kapasitas Anda harus menyertakan ruang untuk memperkirakan permintaan proyek yang diantisipasi, menghitung kapasitas tim saat ini, dan membandingkan kapasitas saat ini dengan kapasitas yang dibutuhkan. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membagi templat menjadi dua bagian—satu untuk anggota tim dan satu lagi untuk tugas proyek. 

Di bagian tugas proyek, sertakan ruang untuk membuat daftar semua hasil akhir yang perlu diselesaikan, batas waktu, dan jam yang dibutuhkan. Anda juga dapat membuat bidang kustom untuk menentukan peran proyek yang bertanggung jawab atas tugas tertentu—seperti manajer proyek, copywriter, atau desainer. Nantinya, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk mencocokkan anggota tim dengan tugas yang tepat berdasarkan keahlian mereka. 

Di bagian anggota tim, buat daftar semua orang yang akan mengerjakan proyek Anda. Sertakan kolom untuk menentukan jam yang tersedia dan jam yang dibutuhkan dari mereka. Agar jelas saat anggota tim berada di bawah atau di atas kapasitas, buat bidang kustom untuk menentukan status bandwidth setiap orang. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara sekilas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Rampingkan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

Cara menggunakan templat perencanaan kapasitas

Setelah Anda membuat templat perencanaan kapasitas, Anda dapat menggunakannya dengan mudah. Berikut hal yang harus dilakukan: 

1. Tambahkan semua tugas proyek ke templat. 

2. Perkirakan kebutuhan waktu untuk setiap tugas. Agar estimasi Anda seakurat mungkin, pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas serupa di masa lalu. 

3. Tentukan anggota tim yang akan bertanggung jawab atas setiap tugas. 

4. Minta tim Anda untuk mengaudit jadwal mereka guna menentukan total jam yang tersedia. Untuk menghitung jam yang tersedia, tentukan jumlah hari kerja selama proyek Anda. Kemudian kurangi waktu untuk rapat, tugas admin, komunikasi, istirahat, dan proyek lainnya. 

5. Isi jam kerja yang tersedia setiap anggota tim dan bandingkan dengan jam yang diperlukan untuk setiap tugas. 

6. Saat pekerjaan berlangsung, buat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan tim memiliki cukup sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan inisiatif Anda. Ini dapat mencakup menurunkan prioritas proyek lain, menyesuaikan ruang lingkup proyek, menunda linimasa proyek, atau merekrut anggota tim lain untuk mengerjakan proyek Anda. 

Pertanyaan umum tentang perencanaan kapasitas