Tim virtual: 10 cara membangun budaya kolaboratif
Dari tahun 2020 kita belajar bahwa kerja jarak jauh bisa dilakukan. Anggapan bahwa tim virtual kurang produktif, tidak mungkin berkomunikasi hanya melalui layar, atau bahwa bekerja jarak jauh mengurangi pertumbuhan karier secara resmi terbukti mitos.
Menurut laporan kondisi kerja jarak jauh 2020, hampir 70% pekerja penuh waktu di AS bekerja dari rumah selama pandemi COVID-19. Dengan lebih banyak tim yang bekerja dari rumah dan banyak organisasi yang menawarkan kerja jarak jauh penuh waktu, manajer dan pemimpin harus memahami kunci kesuksesan tim virtual.
Sebagai manajer tim virtual, Anda mungkin bertanya kepada diri Anda tentang cara Anda bisa menumbuhkan budaya tim yang kuat di dunia kerja jarak jauh, menciptakan alur kerja yang efektif dan efisien, serta mengatasi kesepian dan kurangnya motivasi. Kami siap memberikan solusi.
Cara mengelola tim virtual
Elemen kunci untuk memimpin dan mengelola tim virtual yang sukses tidak jauh berbeda dengan yang dibutuhkan tim konvensional. Namun, menerapkan elemen-elemen ini pada tim virtual sangat penting untuk menciptakan lingkungan tempat anggota tim bisa terlibat, produktif, dan efisien:
Kepercayaan: Kepercayaan memberdayakan rekan tim, membuat semua orang lebih fleksibel, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih bermanfaat sejak awal. Dorong tim Anda untuk mengambil risiko yang wajar dan mengatasi masalah mereka sendiri jika perlu.
Motivasi: Saat tidak dapat merayakan pencapaian anggota tim secara langsung atau menggelar obrolan motivasi saat makan siang, Anda perlu menemukan cara yang lebih kreatif untuk membuat semua orang terlibat dan termotivasi.
Otonomi: Anda tidak dapat memantau hal-hal yang dilakukan tim saat mereka bekerja dari rumah—dan Anda tidak perlu melakukannya! Beri mereka kebebasan untuk membuat jadwal mereka sendiri dan yakinlah mereka akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Tidak masalah jika mereka mencuci pakaian di tengah hari kerja selama mereka bisa memenuhi batas waktu.
Komunikasi: Mungkin salah satu elemen yang paling menantang tetapi penting dalam memimpin tim virtual yang sukses adalah komunikasi yang jelas dan efektif. Interaksi tatap muka mungkin jarang terjadi, jadi prioritaskan komunikasi di tempat kerja yang efektif untuk memastikan anggota tim Anda merasa didengar, dilihat, dan didukung.
Kolaborasi: Selain pola pikir yang berfokus pada kerja tim, Anda juga perlu memberi tim alat yang tepat untuk meningkatkan kolaborasi di tempat kerja. Dokumen bersama, alat pengiriman pesan, dan alat pengelolaan kerja kolaboratif adalah komponen utama dalam kesuksesan tim virtual.
Ingatlah elemen-elemen kunci ini saat mengelola tim jarak jauh Anda, tetapi ketahui pula bahwa ada faktor tambahan yang membangun fondasi tim virtual yang sukses. Berikut adalah kumpulan kiat favorit kami untuk merekrut dan memimpin tim jarak jauh yang sangat kolaboratif dan berkinerja baik.
1. Rekrut tim yang tepat
Perekrutan jarak jauh membuka peluang dan tantangan baru yang besar. Anda tidak lagi dibatasi untuk mencari orang di area Anda dan bisa merekrut dari kumpulan talenta yang jauh lebih besar. Namun, tim yang tersebar secara geografis harus mengandalkan lebih dari sekadar talenta. Anggota tim harus menunjukkan keterampilan komunikasi yang sangat baik dan mandiri, berorientasi pada hasil, dan mampu mempertahankan motivasi dalam lingkungan yang terpisah.
Ketika pandemi terjadi, anggapan bahwa tim virtual kurang produktif dibandingkan tim konvensional terbukti salah. Faktanya, 75% orang melaporkan tingkat produktivitas yang sama atau lebih tinggi saat bekerja dari rumah.
Untuk menemukan orang yang tepat bagi tim virtual Anda, ajukan pertanyaan spesifik tentang etos kerjanya selama wawancara untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apakah dia akan bekerja dengan baik di dunia kerja jarak jauh atau tidak. Berikut beberapa contohnya:
Mengapa Anda lebih suka bekerja dari rumah?
Apa yang Anda butuhkan di ruang kerja fisik agar produktif?
Bagaimana Anda tetap fokus pada tugas Anda?
Bagaimana cara berhenti memikirkan pekerjaan di penghujung hari?
Anda juga harus mempertimbangkan jumlah anggota tim Anda. Pikirkan tentang olahraga tim—di sebagian besar olahraga, tim terdiri dari lima hingga 12 pemain di lapangan. Segera setelah Anda menambahkan jumlah anggota tim (di tempat kerja atau olahraga), Anda berisiko membuat individu merasa kontribusi mereka terhadap proyek tidak seberapa penting lagi. Efek ini disebut social loafing dan merupakan alasan bagus untuk mempertahankan jumlah anggota tim menjadi sekitar 10 orang atau kurang.
2. Menciptakan pengalaman onboarding yang inklusif
Onboarding anggota tim virtual sangat berbeda dengan onboarding karyawan di lingkungan kantor. Anda harus menciptakan peluang bagi anggota baru untuk mengenal rekan tim mereka karena mereka tidak akan saling bertemu langsung.
Berikut beberapa ide untuk menciptakan pengalaman onboarding yang lebih berkesan dan inklusif bagi karyawan jarak jauh Anda:
Kirim paket sambutan: Untuk membuat anggota baru merasa disambut dan membangun semangat saat bergabung dengan perusahaan Anda, pertimbangkan untuk mengirim paket sambutan melalui surat. Paket itu dapat berupa cangkir dengan logo perusahaan, kartu hadiah untuk minum kopi, atau sekumpulan alat tulis bermerek—pegawai baru akan menghargai tindakan Anda.
Siapkan mereka: Selain mengirim hadiah, pastikan anggota tim baru Anda dilengkapi dengan semua yang mereka butuhkan sebelum mulai bekerja. Siapkan kebutuhan seperti laptop, informasi masuk baru, atau telepon secara tepat waktu sehingga mereka dapat segera memulai.
Pasangkan mereka dengan seorang mentor: Program bimbingan adalah cara lain untuk memastikan anggota tim baru Anda merasa disambut dengan baik. Mentor dapat menjawab semua jenis pertanyaan pegawai baru yang mungkin tidak nyaman ditanyakan kepada manajer mereka dan merupakan strategi hebat untuk meminimalkan impostor syndrome.
Menurut penelitian kami, hampir delapan dari 10 pegawai baru melaporkan bahwa mereka merasa ragu terhadap diri sendiri terkait pencapaian pekerjaan mereka di tahun 2020. Memiliki orang tertentu untuk diajak mengobrol dan dijadikan tempat bertanya dapat meningkatkan kepercayaan diri anggota baru selama beberapa bulan pertama bekerja. Mentor juga dapat berfungsi sebagai pemandu dalam memahami budaya perusahaan.
3. Membangun budaya perusahaan yang solid
Budaya organisasi dibentuk oleh gol bisnis, nilai perusahaan, karyawan, dan titik kontak/interaksi antar karyawan. Budaya perusahaan yang solid memungkinkan Anda membangun praktik yang berorientasi pada tim, mengurangi gesekan di antara anggota tim, memastikan ruang kerja yang inklusif, dan menghubungkan semua yang Anda lakukan kembali ke misi perusahaan. Dengan menentukan gol bersama dan mendiskusikan pernyataan visi yang jelas, Anda akan secara efektif mendorong tercapainya hasil bisnis dan kesehatan organisasi Anda.
Studi terbaru menunjukkan bahwa meskipun ada peningkatan jumlah tim yang bekerja dari jarak jauh selama pandemi, budaya perusahaan tetap menjadi faktor penting yang menentukan seseorang melamar pekerjaan atau tidak. Faktanya, 86% melaporkan bahwa budaya perusahaan adalah faktor yang dianggap agak penting hingga sangat penting dalam keputusan mereka.
Budaya perusahaan yang kokoh dapat dirasakan oleh tim Anda, tetapi juga terlihat melalui pekerjaan yang mereka lakukan dan bagaimana organisasi Anda dilihat dari luar. Kandidat potensial akan memeriksa media sosial Anda, situs ulasan pekerjaan, dan informasi di situs web Anda untuk memahami budaya perusahaan Anda. Jika saat ini Anda sedang mengadakan perekrutan, pastikan kanal tersebut mencerminkan budaya yang telah Anda buat!
4. Mendefinisikan proses kerja dengan jelas
Sebagai bagian dari proses onboarding (atau transisi ke perusahaan yang beroperasi secara jarak jauh), Anda harus menentukan prosesnya dengan jelas. Bekerja dari rumah memberi rekan tim Anda kebebasan yang mungkin tidak akan mereka rasakan di lingkungan kantor. Meskipun kebebasan adalah hal yang luar biasa dan merupakan salah satu alasan tim Anda bekerja dari jarak jauh, kurangnya interaksi tatap muka juga dapat menciptakan kesalahpahaman dan miskomunikasi.
Ada beberapa aspek yang membutuhkan kejelasan dalam penentuan proses dan aturan kerja. Misalnya, karena 44% pekerja jarak jauh merasa tidak perlu berpakaian rapi untuk panggilan video, Anda mungkin ingin menyiapkan etiket bisnis tertentu untuk rapat online.
Untuk mencegah miskomunikasi dan percakapan yang terlewat sejak awal, gunakan rencana komunikasi untuk menentukan dengan jelas kanal mana yang harus digunakan untuk setiap jenis komunikasi. Slack cocok untuk komunikasi singkat secara cepat atau percakapan pribadi, tetapi pertanyaan khusus proyek mungkin lebih baik dikomunikasikan dalam dokumen atau perangkat lunak bersama.
Menurut Indeks Anatomi Kerja 2021, 60% waktu seseorang di tempat kerja dihabiskan untuk kerja tentang kerja (misalnya, berkomunikasi tentang pekerjaan, mencari informasi, berganti aplikasi, dll.). Seluruh waktu yang dihabiskan untuk tugas manual yang bersifat duplikatif, alih-alih pekerjaan yang memerlukan keterampilan khusus, dapat berdampak negatif pada kinerja tim Anda. Mendefinisikan proses kerja dengan jelas dapat meminimalkan jumlah kerja tentang kerja yang harus dihadapi tim Anda.
5. Berkomunikasi secara efektif
Kita semua sudah mendengar tentang keajaiban komunikasi berlebihan. Memastikan semua orang tahu apa yang sedang terjadi adalah hal bagus, namun cara itu juga bisa melelahkan. Daripada melakukan komunikasi yang berlebihan, fokuslah untuk berkomunikasi secara efektif.
Tanyakan pada diri sendiri apakah perlu memberikan umpan balik tentang sesuatu, atau apakah Anda dapat memercayai orang yang bertanggung jawab untuk menanganinya tanpa masukan dari Anda. Pertimbangkan apakah menghadiri rapat akan bermanfaat bagi Anda dan peserta lain atau apakah Anda cukup membaca catatan sesudahnya. Dan yang terpenting: Pastikan bahwa nilai yang Anda tambahkan ke suatu proyek lebih besar daripada nilai lain yang dapat Anda berikan dengan waktu Anda.
Ketika masukan atau kehadiran Anda diminta, Anda dapat berkomunikasi secara efektif dengan:
Langsung ke intinya. Memberi umpan balik dengan niat baik tetapi terus terang. Selalu memulai interaksi dengan asumsi bahwa setiap orang di tim Anda memberikan yang terbaik. Saat ada sesuatu yang tidak memenuhi ekspektasi atau standar proyek, berikan umpan balik yang jelas dan konstruktif agar mereka tahu cara meningkatkan pekerjaan.
Melibatkan anggota tim yang relevan saja. Jika Ray dari TI tidak akan dapat membantu memecahkan masalah Anda, jangan menambah jumlah email di kotak masuknya yang sudah penuh.
Memberikan tanggal. Pastikan setiap tugas atau proyek memiliki tanggal terkait untuk menghindari terjebak dalam tindak lanjut yang berulang.
Mengirim agenda. Rapat jauh lebih efisien dan menyenangkan ketika ada agenda yang harus diikuti. Ini memungkinkan anggota tim Anda memahami apa yang akan dibahas dan berapa lama rapat akan berlangsung. Untuk memulai, coba templat agenda rapat kami.
Jangan meremehkan kurangnya isyarat visual dan bahasa tubuh yang dihadapi tim virtual. Jalin koneksi dengan rekan tim Anda secara rutin untuk memastikan bahwa semua orang merasa seperti bagian dari tim sehingga kesalahpahaman dapat dihindari.
6. Terhubung dengan anggota tim Anda
Anda mungkin tidak memiliki ruang kantor untuk berkumpul secara tatap muka, tetapi Anda masih dapat mengadakan rapat virtual untuk terhubung satu sama lain. Rapat rutin 1:1, rehat kopi virtual, dan happy hour akan membantu tim Anda mengatasi segala isolasi virtual.
Anda tidak perlu membatasi interaksi pribadi tersebut hanya pada obrolan santai. Luangkan waktu untuk percakapan santai di awal rapat seperti yang Anda lakukan di kantor. Lima menit mengobrol tentang rencana akhir pekan, pertandingan sepak bola anak Anda, atau pengalaman pertama mengajak anjing Anda ke groomer akan membantu Anda terhubung dengan tim secara pribadi dan menciptakan lingkungan kerja yang hangat dan saling mendukung.
Permainan membangun tim adalah cara hebat lain untuk melibatkan seluruh tim. Baik itu pencair suasana singkat di awal konferensi video, malam trivia bulanan, atau lokakarya tatap muka yang dibayar perusahaan—interaksi pribadi yang ringan dan peluang untuk menjalin ikatan dalam timlah yang dapat menebus kurangnya interaksi tatap muka di setiap harinya.
7. Memberikan motivasi pada tim virtual Anda
Idealnya, tim virtual Anda terdiri dari orang-orang yang hebat dalam menjaga diri mereka untuk tetap bertanggung jawab dan termotivasi. Namun, anggota tim yang paling mandiri pun sesekali perlu diberi semangat.
Agar tim virtual Anda tetap terlibat dan termotivasi, Anda perlu memberi mereka pemahaman akan tujuan. Tim Anda akan merasa jauh lebih terhubung dengan proyek dan organisasi saat mereka memahami misi perusahaan Anda. Mereka juga membutuhkan kesempatan untuk tumbuh dan belajar agar mengalami kemajuan dalam karier mereka.
Rayakan ulang tahun, hari jadi bergabung dalam pekerjaan, dan milestone penting untuk memberi tahu tim bahwa Anda menghargai mereka dan pekerjaan mereka. Ciptakan peluang bagi rekan tim untuk saling menghargai dengan hadiah kecil, atau mendapatkan pujian dari manajer mereka untuk meningkatkan kepercayaan diri. Semua hal ini dapat berkontribusi pada kebahagiaan tim Anda dan memengaruhi kinerja mereka.
8. Perhatikan zona waktu
Menyatukan tim untuk mengerjakan proyek, panggilan video, dan happy hour virtual memang baik, tetapi perhatikan lokasi anggota tim jarak jauh Anda. Jika Anda memiliki anggota tim yang tersebar di berbagai zona waktu, cari tahu kapan waktu terbaik untuk saling terhubung.
Meskipun tim jarak jauh lebih fleksibel, Anda tetap dapat memberikan jam kerja inti kepada tim Anda (misalnya, pukul 11.00 hingga 15.00). Selama jam kerja inti tersebut, semua orang harus online dan tersedia bagi rekan tim mereka (selain saat istirahat makan siang). Studi menunjukkan bahwa 74% pekerja percaya bahwa konsep jam kerja inti membantu tim jarak jauh.
Untuk meminimalkan konflik di antara rekan tim, jangan jadwalkan rapat sebelum jam kerja inti semua orang dimulai atau setelah jam kerja usai. Idealnya, tidak seorang pun harus bangun lebih awal atau begadang jika ada waktu yang lebih baik di siang hari untuk saling terhubung. Memperhatikan jadwal kerja semua orang akan menunjukkan kepada tim bahwa Anda menghargai waktu mereka dan memungkinkan mereka memiliki keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan yang sehat.
Ini bisa menjadi sangat menantang bagi tim global. Di Asana, kami berupaya membuat semua orang merasa dilibatkan dengan menjadwalkan rapat berulang secara bergilir. Misalnya, jika seluruh tim rapat seminggu sekali, kami akan mengganti waktu rapat setiap beberapa minggu sekali antara pagi hari di AS dan sore hari di AS. Hal ini memungkinkan anggota tim yang berbasis di Eropa untuk bergabung selama satu minggu, sementara anggota tim APAC dapat menonton rekaman rapat di waktu mereka sendiri dan sebaliknya.
Pada akhirnya, yang terpenting adalah Anda melakukan yang terbaik untuk menemukan rutinitas rapat yang cocok untuk tim Anda. Anda bahkan dapat mempertimbangkan hari bebas rapat mingguan untuk memberi tim Anda waktu istirahat dari keharusan untuk menangani panggilan telepon dan kesempatan untuk bersantai tanpa gangguan.
9. Memanfaatkan alat untuk kerja jarak jauh
Jika Anda tidak menyediakan alat yang dibutuhkan tim untuk berkomunikasi dan bekerja sama secara efektif, tim virtual Anda tidak akan memiliki peluang untuk berhasil. Di dunia yang serba cepat, mengirim dokumen bolak-balik melalui email sudah tidak zaman lagi. Manfaatkan platform dan perangkat lunak interaktif seperti Google docs atau Asana yang dirancang dengan mengutamakan kolaborasi tim virtual.
10. Menyelenggarakan rapat tatap muka
Terakhir, jangan meremehkan pentingnya rapat tatap muka. Jika memungkinkan, coba kumpulkan tim Anda untuk menghadiri acara tatap muka secara rutin. Jika semua rekan tim Anda berada dalam jarak dekat, ini dapat dilakukan setiap minggu atau sebulan sekali. Jika tim Anda tersebar di berbagai negara bagian, negara, dan zona waktu, Anda bisa menawarkan pertemuan lokal kecil beberapa orang atau mengumpulkan semua orang untuk acara besar (misalnya, pertemuan musim panas, pesta liburan, atau acara perusahaan lainnya).
Meskipun mengumpulkan tim Anda secara langsung bisa jadi mahal dan memakan waktu, setidaknya satu kali acara tatap muka per tahun dapat membawa kebaikan bagi tim Anda. Berkumpul secara langsung dapat membangun rasa percaya, memperkuat hubungan antara rekan tim, dan meningkatkan keterlibatan tim.
Manfaat dan tantangan tim virtual
Tim virtual memungkinkan organisasi untuk memperluas upaya perekrutannya dan menemukan kandidat terbaik dari kumpulan talenta besar. Namun, karena anggota tim tidak menggunakan ruang kantor yang sama, ada sejumlah tantangan yang dapat muncul sehubungan dengan tim virtual.
Namun dengan pengelolaan yang tepat dan pola pikir yang positif, para pemimpin dapat mengubah tantangan bekerja dengan tim virtual menjadi peluang.
Pro: Tim Anda lebih fleksibel
Salah satu manfaat terbesar tim virtual adalah fleksibilitas saat bekerja dari rumah. Jika tim Anda tidak banyak mengadakan konferensi video, mereka mungkin bisa menghindari mengenakan pakaian profesional dan menikmati bekerja dengan celana olahraga dan kemeja yang nyaman.
Tim Anda juga lebih fleksibel dalam menyusun jadwal kerja mereka sendiri. Mereka bisa bangun pagi-pagi dan menyelesaikan pekerjaan sebelum anak-anak mereka pulang dari sekolah atau bekerja larut malam jika itu adalah waktu paling produktif mereka.
Tim Anda bisa bekerja dari dapur mereka, pergi ke kafe, atau bertemu dengan pekerja jarak jauh lainnya di ruang bersama. Mereka bahkan mungkin memiliki kesempatan untuk pindah ke kota impian mereka. Apa pun bisa dilakukan.
Kontra: Rumah menjadi kantor
Meskipun beberapa rekan tim Anda mungkin dapat memulai hari mereka dengan menjawab email dari tempat tidur, bekerja dari rumah juga bisa menjadi tantangan. Selain merasa kesepian karena tidak ada rekan satu tim, sebagian orang mungkin juga mengalami tingkat gangguan yang lebih tinggi di rumah mereka sendiri.
Ada piring kotor di wastafel, kucing yang terus berjalan di atas keyboard, anak yang pulang dari sekolah dan perlu makan siang segera, semua faktor ini dapat menjadikan bekerja dari rumah tantangan. Saat tidak ada ruang kantor untuk melarikan diri, beberapa rekan tim Anda mungkin kesulitan untuk mengatasi hal ini.
Perlu diingat bahwa tidak semua orang memiliki kemewahan ruang terpisah di rumah mereka yang dapat berfungsi sebagai ruang kantor. Berhenti bekerja di penghujung hari dapat menjadi perjuangan bagi tim virtual, terutama jika ruang kerja mereka menyatu dengan ruang keluarga mereka.
Pro: Anda menghemat waktu dan uang
Waktu yang dihemat tim Anda dengan tidak berangkat ke kantor setiap hari dapat dihabiskan bersama keluarga dan teman mereka, mengembangkan hobi, dan mengisi ulang tenaga setelah bekerja.
Tidak memiliki ruang untuk kantor juga menghemat uang perusahaan Anda. Organisasi Anda tidak perlu lagi membayar ruang untuk kantor atau menyediakan tunjangan parkir atau tunjangan perjalanan untuk anggota tim.
Kontra: Anda harus bekerja di zona waktu yang berbeda
Dalam tim yang tersebar secara geografis, rekan tim Anda dapat berada di mana-mana. Masalah komunikasi dan kolaborasi dapat muncul ketika Anda tidak mengetahui perbedaan zona waktu dan jadwal kerja rekan tim Anda.
Jika Anda tidak melakukan pendekatan komunikasi tim virtual dengan serius, kesalahpahaman dapat mempersulit proyek dan bisnis harian. Pastikan untuk memberikan arahan yang jelas dan menggunakan alat yang membuat semua orang tetap saling terhubung dan memiliki pemahaman yang sama tentang proyek Anda.
Prioritaskan komunikasi dan kolaborasi
Baik tengah mengelola tim virtual atau tradisional, fokuslah pada komunikasi yang jelas, tunjukkan empati dengan rekan tim Anda, dan jadilah teladan dalam mendorong lingkungan kerja yang sehat.
Jangan pernah meremehkan dampak positif yang dapat diberikan perangkat lunak kerja yang tepat pada tim virtual Anda. Manfaatkan templat Asana kami untuk melacak proses, membagikan agenda rapat, dan berkolaborasi dengan mudah dengan tim sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan batas waktu.
