Cara menulis brief produk yang efektif (dengan templat)

Kunci keberhasilan peluncuran produk adalah komunikasi tim. Anggota tim harus bekerja sama untuk mengembangkan strategi produk, menentukan gol produk, dan melanjutkan pengembangan produk. Salah satu cara agar anggota tim dan pemangku kepentingan selalu memiliki pemahaman yang sama adalah dengan brief produk.

Mirip dengan brief proyek , brief produk adalah panduan yang jelas dan ringkas untuk elemen terpenting dari rencana produk Anda. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi, memberikan konsistensi, dan dapat meningkatkan hasil produk.

Apa itu brief produk?

Brief produk merangkum ruang lingkup, gol, dan arah suatu produk. Brief produk sangat dapat disesuaikan dan membantu Anda menata ide, menentukan pendekatan, dan memandu produk melalui proses pengembangan.

Siapa yang menggunakan brief produk dan kapan?

Biasanya, brief produk dibuat oleh manajer produk selama fase perencanaan pengembangan produk. Brief membantu mereka mengomunikasikan masalah dan solusi kepada pihak lain yang terlibat dalam proyek. Ini juga dapat membantu tim produk menyelaraskan hal yang mereka inginkan.

Masalah: Orang-orang terganggu saat bekerja.

Solusi: Buat perangkat lunak yang membatasi gangguan.

Brief produk: Menguraikan hal yang ingin dicapai tim produk dengan produk tersebut, seperti apa produk itu, dan bagaimana fase pembuatannya.

Brief produk bukanlah dokumen teknis atau kasus bisnis. Ini tidak akan memberikan setiap jawaban, dan karena Anda membuatnya di awal proses, ada ruang untuk perubahan. Brief produk mengomunikasikan rencana awal Anda kepada semua orang yang terlibat dalam proyek agar semua orang memiliki pemahaman yang sama, meningkatkan pengambilan keputusan, dan mengurangi waktu yang terbuang.

Manfaat brief produk

Brief produk adalah hal yang menghubungkan tim lintas fungsi Anda selama proses pengembangan produk. Dokumen ini akan menjadi sumber kebenaran yang dapat dijadikan rujukan semua pemangku kepentingan—mulai tim produk hingga eksekutif pemasaran produk—sepanjang siklus produk.

• Memberikan kejelasan: Semakin jelas Anda saat bekerja dengan orang lain untuk mencapai gol bersama, semakin baik. Brief produk memberikan kejelasan dengan menyusun informasi paling penting tentang produk Anda, termasuk persyaratan, desain, dan harga. 

• Mengurangi kesalahan: Ketika semua orang memahami gol bersama dan perannya dalam mencapai gol tersebut, risiko kesalahan selama pengembangan produk akan lebih rendah. Brief produk adalah hal yang dapat dijadikan referensi tim Anda untuk tetap memiliki pemahaman yang sama.

• Meningkatkan efisiensi: Tim yang tahu apa yang mereka lakukan dapat bekerja lebih cepat untuk mencapai gol mereka. Brief produk mengurangi waktu yang terbuang untuk klarifikasi ulang dan membuat semua orang tetap fokus pada garis akhir. 

Saat Anda dapat membagikan garis besar singkat rencana Anda kepada orang lain, tim Anda akan lebih mudah berkolaborasi dan memahami satu sama lain. 

7 langkah menulis brief produk

Anda akan membuat brief produk selama tahap awal pengembangan produk untuk menentukan perjalanan Anda ke depan. Namun, brief produk adalah dokumen dinamis, dan mungkin tidak akan selesai sampai Anda menyelesaikan proses perencanaan produk. 

Alih-alih membuat dokumen yang komprehensif, gunakan proses pembuatan brief produk sebagai kesempatan untuk menyelaraskan pemangku kepentingan, membuat sumber informasi terpusat untuk tim, dan menyimpan pertanyaan saat muncul.

Anda tidak selalu menulis brief produk secara berurutan. Misalnya, nama produk sering kali merupakan hal terakhir yang Anda pikirkan, setelah menjawab beberapa pertanyaan dasar. Langkah-langkah ini akan memandu Anda cara membuat draf pertama brief produk dari awal hingga akhir.

1. Identifikasi masalah

Langkah pertama dalam membuat brief produk adalah mengidentifikasi masalah yang ingin Anda pecahkan dengan jelas. Dengan melakukan ini terlebih dahulu, Anda akan memiliki fondasi untuk produk—dan solusi—yang Anda buat. Pertimbangkan pertanyaan berikut dalam fase ini:

• Apa kebutuhan audiens target kita?

• Bagaimana kita dapat memenuhi kebutuhan tersebut dengan produk kita?

• Pada akhirnya, apa yang harus kita capai?

Dengan memulai dengan informasi ini, Anda segera mengetahui alasan pentingnya produk Anda dan fitur yang perlu disertakan untuk membantu audiens sebaik mungkin. Namun, seperti halnya semua elemen brief produk, bagian ini tidak hanya untuk tim pengembangan produk. Ini juga akan memudahkan tim lain untuk menemukan manfaat dalam brief produk Anda. Misalnya, tim pemasaran Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memposisikan produk. Selain itu, tim penjualan Anda akan lebih mudah menjual produk jika mereka dapat menjelaskan cara produk mempermudah hidup seseorang.

2. Tentukan persyaratan produk

Setelah mengetahui masalah spesifik yang perlu dipecahkan oleh produk, bekerjalah dengan tim produk untuk menentukan persyaratan produk. Persyaratan produk memberikan struktur untuk produk Anda dan membantu orang lain memvisualisasikannya. Ini mungkin mencakup hal-hal seperti:

• Tujuan produk

• Fungsionalitas

• Fitur produk

• Cerita pengguna

Fitur dan fungsi produk menjelaskan cara kerja produk dan apa yang dibutuhkan produk untuk bekerja dengan cara itu. Misalnya, salah satu elemen fungsi ponsel adalah untuk menelepon orang. Fitur produk untuk memfasilitasi fungsi ini adalah speaker internal. 

Sertakan user story untuk melengkapi fitur produk dan membuat brief produk lebih mudah dipahami. Cerita pengguna menjelaskan fitur Anda dengan cara non-teknis dari sudut pandang pengguna akhir.

3. Berikan konteks produk

Setelah mengidentifikasi persyaratan produk, saatnya memberikan konteks produk. Lakukan riset pengguna untuk menganalisis pesaing, menentukan audiens, dan memperkirakan harga produk Anda.

Analisis pesaing

Evaluasi siapa pesaing Anda dan bagaimana mereka memposisikan diri di target pasar Anda. Analisis kompetitif akan membantu Anda menentukan perbedaan produk Anda dengan produk lain yang tersedia di pasar dan sudut pandang unik yang dapat Anda ambil selama desain dan pembuatan produk.

Tentukan audiens Anda

Buat persona pelanggan ideal Anda dan tentukan siapa yang akan membeli produk Anda. Misalnya, jika Anda membuat aplikasi data, audiens target yang ideal adalah pemimpin tim DevOps dan manajer proyek. Memberi pemahaman kepada tim tentang calon pelanggan akan membantu mereka mempertimbangkan pengguna akhir selama proses pengembangan. 

Perkirakan harga

Setelah memiliki semua detail seputar produk itu sendiri, inilah saatnya untuk memikirkan harga. Harga yang Anda pilih dapat memengaruhi persepsi produk dan merek Anda, jadi tentukan pesan yang ingin Anda sampaikan. Ada berbagai opsi harga, termasuk tarif tetap, sistem tingkatan, atau uji coba gratis. Tim pemasaran dan penjualan dapat menawarkan saran mereka dalam kategori ini, tetapi tim Anda akan memiliki ide terbaik tentang biaya pembuatan produk dan harga jual produk serupa di pasar.

4. Tentukan pertanyaan

Bagian penting dari setiap brief produk adalah mengidentifikasi pertanyaan terbuka yang belum dapat Anda jawab. Tim produk memiliki kekuatan untuk menentukan jenis produk dan cara Anda akan membuatnya, tetapi sering kali ada pertanyaan tambahan yang memerlukan masukan dari luar. Mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan ini dalam brief produk akan membantu Anda menjawabnya selama fase ini. 

Pertanyaan dapat mencakup:

• Apa nama produknya?

• Kapan Anda akan merilis produk?

• Apa saja risiko produk?

• Apa yang membedakan produk ini?

• Fitur apa yang merupakan bagian dari produk standar yang layak (MVP)?

• Fitur mana yang wajib dimiliki vs. fitur yang bagus untuk dimiliki? 

Jangan khawatir jika Anda tidak dapat menjawab semua pertanyaan ini sekarang. Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan lintas fungsi dan memperkuat ide-ide Anda dari waktu ke waktu. Contohnya, setelah memiliki prototipe, banyak hal mungkin berubah dan menjadi lebih jelas. Dengan menetapkan pertanyaan dalam brief produk, Anda akan tahu hal yang perlu dijawab untuk mencapai gol akhir. 

5. Buat linimasa

Membuat linimasa adalah tantangan yang sulit pada tahap awal perencanaan produk, tetapi perkiraan sekalipun dapat membantu pemangku kepentingan memvisualisasikan ruang lingkup produk.

Meskipun linimasa Anda dapat berubah setelah menyelesaikan rencana pengembangan, dapatkan gambaran umum tentang fase yang perlu dilalui dan tugas yang perlu diselesaikan anggota tim untuk mencapai penyelesaian produk. Sertakan perkiraan untuk pembuatan prototipe, pengujian, dan peluncuran.

6. Beri nama produk Anda

Buat nama internal untuk produk Anda selama proses pengembangan. Nama ini bisa menjadi label awal yang dapat Anda kembangkan seiring berjalannya waktu. Tim pemasaran produk kemudian dapat memutuskan nama produk setelah siap diluncurkan.

Pikirkan juga tagline untuk mendukung nama produk Anda. Slogan ini harus berupa beberapa kata atau kalimat singkat yang menawarkan deskripsi yang lebih baik tentang produk Anda. Jika nama produk Anda adalah DataApp, maka tagline-nya mungkin, "Alat Pemantauan aplikasi." Slogan ini dapat membantu tim produk memahami tujuan produk, tetapi tim pemasaran pada akhirnya akan bertanggung jawab atas materi yang dilihat pelanggan.

7. Bagikan dan revisi

Setelah Product Brief terasa selesai, bagikan kepada orang lain agar mereka dapat membantu Anda menemukan aspek yang perlu ditingkatkan. 

Bagikan ke tim lintas fungsi Anda

Bagikan brief produk Anda kepada tim lintas fungsi dan sponsor proyek untuk mendapatkan umpan balik awal. Karena orang-orang ini kemungkinan berpartisipasi dalam pembuatan brief, mereka dapat membantu Anda menyempurnakan dokumen sebelum mengirimkannya ke pemangku kepentingan tingkat yang lebih tinggi untuk ditinjau.

Bagikan ke seluruh tim produk

Setelah membuat revisi yang diperlukan, bagikan brief produk kepada seluruh tim produk selama rapat perdana. Karena ini adalah dokumen dinamis yang perlu dirujuk secara berkala, pastikan dokumen ini mudah diakses melalui hal seperti sistem manajemen kerja.

Templat brief produk

Untuk membantu Anda memulai, kami telah membuat templat brief produk, yang mencakup komponen utama perencanaan produk. Isi setiap bagian untuk membuat brief produk yang lengkap.

Kiat menulis brief produk

Setelah memahami struktur templat brief produk, Anda dapat berfokus pada cara menulisnya secara efektif. Gunakan kiat di bawah ini untuk membuat brief terbaik Anda berikutnya.

• Buat agar mudah dipahami: Gunakan gambar, poin, diagram, dan bagan untuk menguraikan ide dan fitur produk yang kompleks. Buat brief Anda tidak lebih dari tiga halaman agar ramah pengguna dan mudah dibaca.

• Gunakan pertanyaan untuk membahas setiap bagian: Rangkai brief produk Anda dengan pertanyaan dan jawaban untuk setiap bagian templat. Brief Anda harus dapat dipahami oleh semua pemangku kepentingan yang terlibat.

• Jadikan dokumen yang dinamis: Brief produk akan berubah dan bergeser saat Anda menambahkan lebih banyak fitur atau mengambil pendekatan yang berbeda. Dengan dokumen dinamis, Anda dapat menambahkan dan menghapus item seiring progres.

Tindak lanjuti brief Anda dengan templat strategi produk untuk mengoordinasikan prioritas, linimasa, dan gol pemangku kepentingan.

Gunakan templat brief produk untuk peluncuran produk Anda selanjutnya

Templat brief produk dapat mempermudah pengembangan produk, mulai ideasi hingga peluncuran. Saat dipasangkan dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat membagikan dokumen kepada pemangku kepentingan di mana pun mereka berada dan menindaklanjuti brief produk setelah Anda menyelesaikannya. Rencanakan brief produk di Asana, jadi semua orang tahu arah yang Anda tuju dan cara mencapainya.