What is a needs assessment? 3 types and examples

Saat Anda menyeimbangkan beberapa inisiatif pertumbuhan dan proyek baru, sulit untuk mengetahui perbaikan tim mana yang harus diprioritaskan. Di mana Anda harus memulai?

Jika ragu, coba lakukan penilaian kebutuhan. Penilaian kebutuhan membantu Anda menentukan kesenjangan proses yang paling penting sehingga Anda dapat mencapai hasil yang diinginkan dalam waktu sesingkat mungkin. Menilai proses saat ini tidak hanya akan memberi Anda wawasan tentang cara kerja tim, tetapi juga dapat membantu mengidentifikasi area potensi peningkatan efisiensi.

Mengurangi kerja tentang kerja dan menyederhanakan proses tidak hanya meningkatkan produktivitas—ini juga meningkatkan semangat kerja tim. Dengan mendengarkan anggota tim dan meningkatkan proses yang menyulitkan, Anda dapat membantu mereka mencapai pekerjaan berdampak besar lebih cepat. Kami telah menulis panduan praktis untuk membuat penilaian kebutuhan Anda sendiri.

Apa itu penilaian kebutuhan?

Penilaian kebutuhan adalah proses untuk menentukan kebutuhan, atau "kesenjangan," antara hasil saat ini dan hasil yang diinginkan. Ini bagian dari perencanaan strategis—pada dasarnya, penilaian kebutuhan membantu Anda menentukan cara mencapai gol strategis. 

Kebutuhan adalah peluang untuk perbaikan dalam proses atau sistem tertentu. Saat Anda mengidentifikasi—dan menyelesaikan—kebutuhan, Anda dapat mengambil tindakan terhadap peluang baru yang potensial, seperti membuat proses lebih efisien, menyederhanakan alokasi sumber daya, dan mengidentifikasi kesenjangan sumber daya dalam alur kerja Anda saat ini.  

Misalnya, katakanlah tim Anda sedang mengerjakan proses untuk mengatur data pelanggan. Penilaian kebutuhan akan menjadi cara terbaik untuk memahami di mana kesenjangan ada dalam proses pengumpulan data—seperti informasi yang hilang atau tidak akurat—dan di mana sumber daya internal dapat digunakan dengan lebih baik.

Apa itu tujuan penilaian kebutuhan?

Penilaian kebutuhan mengidentifikasi area dalam organisasi Anda yang perlu ditingkatkan. Gunakan penilaian kebutuhan pada proses yang ada untuk menganalisis data dan menginformasikan perubahan internal.

Contoh proses yang mungkin Anda gunakan untuk menyelesaikan penilaian kebutuhan meliputi:

• Proses untuk mengotomatiskan pekerjaan manual yang berulang

• Proses perjalanan pelanggan yang berkinerja buruk

Menentukan dengan tepat di mana peningkatan diperlukan mungkin sulit. Saat Anda dihadapkan pada beberapa area peluang, analisis kebutuhan dapat membantu Anda mengidentifikasi area peningkatan terbaik. 

Contoh penilaian kebutuhan

Analisis kebutuhan adalah cara terbaik untuk meningkatkan proses, tetapi tidak selalu mudah untuk memulai. Mulailah dengan melihat beberapa contoh pertanyaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang data yang Anda cari.

Pertanyaan tingkat keberhasilan

• Aktivitas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan kita? 

• Apa itu probabilitas solusi kita berhasil? 

• Tugas apa yang diperlukan untuk berhasil memenuhi kebutuhan kita?

Pertanyaan kinerja

• KPI apa yang kita gunakan untuk mengukur kinerja?

• Seperti apa kinerja yang sangat baik?

• Seperti apa kinerja saat ini?

Pertanyaan operasional

• Pemangku kepentingan mana yang terlibat?

• Di mana kebutuhan terjadi dalam proses?

• Seberapa sering kita mengamati kebutuhan?

Mengidentifikasi kebutuhan membutuhkan komunikasi tim, keterampilan pemecahan masalah, dan ide-ide inovatif. Gunakan pertanyaan ini sebagai titik awal untuk memulai pekerjaan. Setelah mengetahui pertanyaan yang harus diajukan, Anda dapat mulai mengumpulkan data. 

Cara melakukan penilaian kebutuhan

Penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk menganalisis dan menafsirkan data yang relevan. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami kebutuhan dasar tim, serta hasil keseluruhan yang diinginkan dari proses. 

Pertanyaan tingkat keberhasilan:

• Aktivitas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan kita? 

• Apa itu probabilitas bahwa solusi kita berhasil? 

• Tugas apa yang diperlukan untuk berhasil memenuhi kebutuhan kita?

Pertanyaan kinerja:

• KPI apa yang kita gunakan untuk mengukur kinerja?

• Seperti apa kinerja yang sangat baik?

• Seperti apa kinerja saat ini?

Pertanyaan operasional:

• Pemangku kepentingan mana yang terlibat?

• Di mana kebutuhan terjadi dalam proses?

• Seberapa sering kita mengamati kebutuhan?

Mengidentifikasi kebutuhan membutuhkan komunikasi tim, keterampilan pemecahan masalah, dan ide-ide inovatif. Gunakan pertanyaan ini sebagai titik awal untuk memulai pekerjaan. Setelah mengetahui pertanyaan yang harus diajukan, Anda dapat mulai mengumpulkan data.

6 langkah untuk melakukan penilaian kebutuhan

Penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk menganalisis dan menafsirkan data relevan yang akan memengaruhi pengambilan keputusan Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami kebutuhan dasar tim, serta hasil keseluruhan yang diinginkan dari proses. 

Dapatkan bantuan dari pemangku kepentingan utama, penyandang dana, dan pengambil keputusan serta kumpulkan umpan balik melalui rapat atau sesi curah pendapat. Bagaimanapun Anda memilih untuk memulai, berikut ini empat langkah yang harus diikuti saat melakukan penilaian kebutuhan. 

1. Identifikasi kebutuhan tim

Untuk menentukan kesenjangan antara proses yang ada dan ideal, Anda harus terlebih dahulu memahami seperti apa proses yang ideal. Tujuan yang jelas adalah cara terbaik untuk memastikan Anda membuat penilaian kebutuhan yang terukur, dapat ditindaklanjuti, dan berorientasi pada hasil. 

Sebelum Anda dapat mulai mengumpulkan dan menganalisis informasi untuk penilaian kebutuhan, luangkan waktu untuk mempertimbangkan hasil yang Anda inginkan. Tetapkan tujuan dan kumpulkan data tentang area peluang untuk merencanakan batas waktu dan memahami hasil yang diinginkan. 

Anggota tim Anda mungkin lebih dekat dengan proses daripada Anda, dan mereka memiliki wawasan berharga tentang potensi peningkatan proses. Kumpulkan umpan balik dari tim proyek, atau adakan sesi curah pendapat umum untuk mengidentifikasi kesenjangan terbesar tim. 

Bekerja sama dengan tim Anda untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

• Kebutuhan apa yang ingin Anda selesaikan? 

• Bagaimana proses ini diterapkan saat ini? 

• Di mana kesenjangan peluang terbesar? 

• Apa itu hasil yang Anda inginkan? 

• Apakah Anda ingin memecahkan masalah tertentu atau proses yang lebih umum? 

• Apakah Anda memiliki sumber data yang jelas dan terukur? 

• Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?

2. Ukur dan alokasikan sumber daya Anda

Sebelum memulai penilaian, tentukan persis seberapa besar bandwidth yang dimiliki tim dan berapa banyak yang ingin Anda keluarkan untuk proyek tersebut. Selain itu, tentukan berapa banyak waktu yang Anda berikan untuk mencapai gol. Apakah Anda ingin mengisi kesenjangan dalam enam bulan? Setahun? Mengetahui persis seberapa banyak bandwidth yang Anda miliki akan memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan sistematis terhadap laporan. 

Ketersediaan tim dan sumber daya organisasi Anda akan memengaruhi kelengkapan penilaian kebutuhan Anda. Jika Anda mengalokasikan lebih banyak waktu untuk penilaian kebutuhan, Anda akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pengumpulan data. 

3. Kumpulkan informasi internal

Selanjutnya, kumpulkan informasi dan kumpulkan data tentang cara terbaik untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi. Ingatlah bahwa gol dari penilaian kebutuhan adalah memahami cara beralih dari proses Anda saat ini ke hasil yang diinginkan. 

Kumpulkan data dari berbagai bagian dan pemangku kepentingan yang paling dekat dengan proses tersebut. Pada titik ini, Anda telah melakukan curah pendapat dengan anggota tim proyek terdekat, tetapi Anda juga harus memahami hal yang dibutuhkan mitra lintas fungsi dari peningkatan proses ini. 

Untuk membuat penilaian kebutuhan yang baik, Anda memerlukan informasi terperinci, jadi dorong pemangku kepentingan untuk membagikan data mendalam tentang kebutuhan spesifik mereka. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin besar kemungkinan penilaian kebutuhan Anda berhasil.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat mengumpulkan informasi meliputi: 

• Di mana perbaikan diperlukan?

• Mengapa metode saat ini berkinerja buruk?

• Apakah kita memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan proses yang lebih sukses?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengumpulkan detail yang diperlukan untuk melanjutkan ke langkah empat.

4. Kumpulkan informasi eksternal

Setelah Anda mengumpulkan informasi dari tim proyek dan dari pemangku kepentingan lintas fungsi, yang tersisa hanyalah mengumpulkan informasi dari sumber eksternal. Selain dari kolaborator internal, mendapatkan informasi dari sumber eksternal memberi Anda gambaran menyeluruh tentang proses dari awal hingga akhir. 

Ada beberapa cara untuk mengumpulkan informasi eksternal tentang kelompok target Anda, termasuk:

• Kuesioner pelanggan: Digunakan untuk mengumpulkan data pelanggan tingkat tinggi dengan cepat dari beberapa lokasi geografis

• Kelompok fokus: Digunakan untuk mengumpulkan informasi mendalam dari lokasi geografis tertentu

Anda juga dapat meminta pandangan baru untuk mengikuti proses dari awal hingga akhir guna menangkap inefisiensi tambahan. Meskipun jenis teknik penilaian kebutuhan yang Anda gunakan akan bergantung pada situasi Anda, Anda harus memilih yang memberi peluang terbaik untuk memperbaiki inefisiensi.

5. Dapatkan umpan balik

Penilaian kebutuhan adalah tentang kebutuhan perusahaan dan komunitas. Uji temuan Anda dengan beragam kelompok orang yang mungkin memiliki perspektif (dan bias) yang berbeda pada data Anda. Bagikan dengan pemangku kepentingan dan anggota komunitas untuk mengukur bagaimana atasan dan audiens target Anda akan bereaksi terhadap perubahan proses apa pun. 

Beberapa orang yang mungkin ingin melihat penilaian Anda meliputi: 

• Mitra proyek

• Anggota komunitas

• Investor

• Pemangku kepentingan

• Manajemen

• Rekan kerja

Dengan umpan balik yang Anda terima, Anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan pada laporan sebelum mulai membuat perubahan skala besar pada kebutuhan yang teridentifikasi. 

6. Gunakan data Anda

Pada titik ini, Anda telah mengumpulkan semua informasi yang Anda bisa. Satu-satunya hal yang tersisa untuk dilakukan adalah menggunakan hasil dan wawasan penilaian kebutuhan Anda untuk membuat laporan akhir dan rencana tindakan.

Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dalam langkah satu hingga lima untuk mengubah data penilaian kebutuhan Anda menjadi laporan kumulatif. Selain catatan, detail, dan pengamatan yang Anda buat selama sesi curah pendapat, tambahkan ringkasan yang mendokumentasikan langkah selanjutnya—khususnya, fase, bantuan teknis, program pelatihan, dan komponen lain yang akan membantu Anda menerapkan perubahan proses. 

Menerapkan hasil penilaian kebutuhan Anda akan memakan waktu. Pastikan tim memiliki proses yang efektif untuk memandu perbaikan, seperti:

• Alat manajemen proyek:Membantu mengatur informasi dan berkomunikasi dengan anggota tim

• Manajemen perubahan: Membantu mendokumentasikan perubahan kebutuhan dan kesenjangan

• Manajemen proses bisnis (BPA): Membantu menganalisis dan meningkatkan proses

• Perencanaan implementasi proses: Menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai gol bersama

Contoh penilaian kebutuhan

Ada banyak metode pengumpulan data yang berbeda—dari teknik kuantitatif, seperti survei, hingga teknik kualitatif, seperti kelompok fokus. Demografi target Anda dapat memengaruhi metodologi, jadi pertimbangkan perspektif yang Anda cari sebelum memutuskan. 

Penilaian kebutuhan memberikan data penting tentang proses yang ada dan membantu tim membuat sistem yang lebih efektif. 

Berikut adalah tiga metode paling populer untuk mengumpulkan data penilaian kebutuhan:

Kuesioner

Kuesioner dan wawancara adalah metode paling populer untuk mengumpulkan data. Kuesioner adalah formulir tingkat permukaan dengan pertanyaan umum ya atau tidak. Ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan informasi cepat dari responden.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi efektivitas identitas merek Anda

Survei

Banyak tim menggunakan survei untuk mengumpulkan informasi eksternal seputar pengalaman pelanggan. Survei sering kali mencakup pertanyaan terbuka, sehingga memberikan informasi yang lebih mendalam daripada kuesioner. Ini adalah cara terbaik untuk menemukan informasi yang akurat tetapi cepat.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi keberhasilan pengalaman pasca-pembelian Anda dari perspektif pelanggan

Kelompok fokus

Kelompok fokus adalah wawancara yang melibatkan sejumlah kecil peserta yang memiliki karakteristik atau pengalaman yang sama. Meskipun membutuhkan lebih banyak waktu daripada dua metode lainnya, kelompok fokus memberikan informasi yang luas seputar kebutuhan dan pengalaman pelanggan. Ini adalah cara terbaik untuk mengumpulkan informasi mendalam.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi cara pelanggan Anda mengalami merek Anda dan apa yang menurut mereka dapat ditingkatkan

Identifikasi kebutuhan tim Anda dengan analisis

Melakukan analisis kebutuhan adalah cara terbaik untuk memahami cara proses saat ini ditangani dan cara Anda dapat menyederhanakan tugas dan komunikasi. Mengetahui kebutuhan mana yang paling penting tidak selalu mudah. Dengan analisis kebutuhan, Anda dapat mengumpulkan data yang diperlukan untuk membuat tim lebih efisien.