Apa itu penilaian kebutuhan? 3 jenis dan contohnya

Saat Anda menyeimbangkan beberapa inisiatif pertumbuhan dan proyek baru, sulit untuk mengetahui peningkatan tim mana yang harus diprioritaskan. Dari mana Anda memulainya?

Jika ragu, coba lakukan penilaian kebutuhan. Penilaian kebutuhan membantu Anda menentukan kesenjangan proses terpenting sehingga Anda dapat mencapai hasil yang diinginkan dalam waktu singkat. Menilai proses saat ini tidak hanya akan memberi Anda wawasan tentang cara kerja tim, tetapi juga dapat membantu mengidentifikasi area potensi peningkatan efisiensi.

Mengurangi kerja tentang kerja dan menyederhanakan proses tidak hanya meningkatkan produktivitas—tetapi juga meningkatkan semangat tim. Dengan mendengarkan anggota tim dan meningkatkan proses yang merepotkan, Anda dapat membantu mereka mencapai pekerjaan berdampak besar lebih cepat. Kami telah menulis panduan praktis untuk membuat penilaian kebutuhan Anda sendiri.

Apa itu penilaian kebutuhan?

Penilaian kebutuhan adalah proses untuk menentukan kebutuhan, atau "kesenjangan", antara hasil saat ini dan hasil yang diinginkan. Ini adalah bagian dari perencanaan strategis—penilaian kebutuhan pada dasarnya membantu Anda menentukan cara mencapai gol strategis. 

Kebutuhan adalah peluang untuk peningkatan dalam proses atau sistem tertentu. Saat mengidentifikasi—dan menyelesaikan—kebutuhan, Anda dapat mengambil tindakan berdasarkan potensi peluang baru, seperti membuat proses lebih efisien, menyederhanakan alokasi sumber daya, dan mengidentifikasi kesenjangan sumber daya dalam alur kerja Anda saat ini.  

Misalnya, katakanlah tim Anda sedang mengerjakan proses untuk menata data pelanggan. Penilaian kebutuhan akan menjadi cara terbaik untuk memahami letak kesenjangan dalam proses pengumpulan data—seperti informasi yang hilang atau tidak akurat—dan letak sumber daya internal yang dapat dimanfaatkan dengan lebih baik.

Apa tujuan penilaian kebutuhan?

Penilaian kebutuhan mengidentifikasi area dalam organisasi yang perlu ditingkatkan. Gunakan penilaian kebutuhan pada proses yang ada untuk menganalisis data dan menginformasikan perubahan internal.

Contoh proses yang mungkin Anda gunakan untuk menyelesaikan penilaian kebutuhan meliputi:

• Proses untuk mengotomatiskan pekerjaan manual duplikat

• Proses perjalanan pelanggan yang berkinerja kurang baik

Mungkin sulit untuk menentukan dengan tepat di mana peningkatan diperlukan. Saat Anda dihadapkan pada beberapa area peluang, analisis kebutuhan dapat membantu mengidentifikasi area peningkatan terbaik. 

Contoh penilaian kebutuhan

Penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk meningkatkan proses, tetapi tidak selalu mudah untuk memulainya. Mulailah dengan melihat beberapa contoh pertanyaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang data yang Anda cari.

Pertanyaan tentang tingkat keberhasilan

• Aktivitas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan kita? 

• Berapa probabilitas keberhasilan solusi kita? 

• Tugas apa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kita?

Pertanyaan kinerja

• KPI mana yang kita gunakan untuk mengukur kinerja?

• Seperti apa kinerja yang sangat baik itu?

• Seperti apa kinerja saat ini?

Pertanyaan operasional

• Pemangku kepentingan mana yang terlibat?

• Di bagian mana kebutuhan muncul dalam proses?

• Seberapa sering kita mengamati kebutuhan?

Mengidentifikasi kebutuhan memerlukan komunikasi tim, keterampilan pemecahan masalah, dan ide-ide inovatif. Gunakan pertanyaan-pertanyaan ini sebagai titik awal untuk memulai. Setelah mengetahui pertanyaan yang harus diajukan, Anda dapat mulai mengumpulkan data. 

Cara melakukan penilaian kebutuhan

Penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk menganalisis dan menafsirkan data yang relevan. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami kebutuhan dasar tim, serta hasil keseluruhan yang diinginkan dari proses tersebut. 

Pertanyaan tingkat keberhasilan:

• Aktivitas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan kita? 

• Berapa probabilitas keberhasilan solusi kita? 

• Tugas apa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kita?

Pertanyaan kinerja:

• KPI mana yang kita gunakan untuk mengukur kinerja?

• Seperti apa kinerja yang sangat baik itu?

• Seperti apa kinerja saat ini?

Pertanyaan operasional:

• Pemangku kepentingan mana yang terlibat?

• Di mana kebutuhan terjadi dalam proses?

• Seberapa sering kita mengamati kebutuhan?

Mengidentifikasi kebutuhan memerlukan komunikasi tim, keterampilan memecahkan masalah, dan ide-ide inovatif. Gunakan pertanyaan-pertanyaan ini sebagai titik awal untuk memulai. Setelah mengetahui pertanyaan yang harus diajukan, Anda dapat mulai mengumpulkan data.

Jika Anda menginginkan Kerangka Kerja yang sudah jadi untuk menata hal yang Anda temukan, coba gunakan templat penilaian kebutuhan. Ini dapat membantu Anda mengubah pertanyaan-pertanyaan ini menjadi rencana praktis dan bertahap yang dapat diikuti seluruh tim Anda.

6 langkah untuk melakukan penilaian kebutuhan

Penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk menganalisis dan menafsirkan data relevan yang akan memengaruhi pengambilan keputusan Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami kebutuhan dasar tim, serta hasil keseluruhan yang diinginkan dari proses tersebut. 

Dapatkan bantuan dari pemangku kepentingan utama, penyandang dana, dan pengambil keputusan, dan kumpulkan umpan balik melalui rapat atau sesi curah pendapat. Apa pun cara Anda memulai, berikut empat langkah yang harus diikuti saat melakukan penilaian kebutuhan. 

1. Identifikasi kebutuhan tim

Untuk menentukan kesenjangan antara proses yang ada dan yang ideal, Anda harus terlebih dahulu memahami seperti apa proses yang ideal itu. Tujuan yang jelas adalah cara terbaik untuk memastikan Anda membuat penilaian kebutuhan yang terukur, dapat ditindaklanjuti, dan berorientasi pada hasil. 

Sebelum mulai mengumpulkan dan menganalisis informasi untuk penilaian kebutuhan, luangkan waktu untuk mempertimbangkan hasil yang diinginkan. Tetapkan tujuan dan kumpulkan data tentang area peluang untuk merencanakan batas waktu dan memahami hasil yang diinginkan. 

Anggota tim Anda mungkin lebih dekat dengan proses daripada Anda, dan mereka memiliki wawasan berharga tentang potensi peningkatan proses. Kumpulkan umpan balik dari tim proyek, atau adakan sesi curah pendapat umum untuk mengidentifikasi kesenjangan terbesar tim Anda. 

Bekerja sama dengan tim Anda untuk menjawab pertanyaan berikut: 

• Kebutuhan apa yang ingin Anda penuhi? 

• Bagaimana proses ini diimplementasikan saat ini? 

• Di mana kesenjangan peluang terbesar? 

• Apa hasil yang Anda inginkan? 

• Apakah Anda ingin memecahkan masalah spesifik atau proses yang lebih umum? 

• Apakah Anda memiliki sumber data yang jelas dan terukur? 

• Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?

2. Mengukur dan mengalokasikan sumber daya

Sebelum memulai penilaian, tentukan dengan tepat berapa banyak bandwidth yang dimiliki tim dan berapa banyak yang bersedia Anda alokasikan untuk proyek tersebut. Selain itu, tentukan waktu yang Anda alokasikan untuk mencapai gol. Apakah Anda ingin mengisi kekosongan dalam enam bulan? Dalam setahun? Mengetahui dengan tepat berapa banyak bandwidth yang Anda miliki akan memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan sistematis terhadap laporan Anda. 

Ketersediaan tim dan sumber daya organisasi akan memengaruhi kelengkapan penilaian kebutuhan Anda. Jika Anda mengalokasikan lebih banyak waktu untuk penilaian kebutuhan, Anda akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pengumpulan data. 

3. Kumpulkan informasi internal

Selanjutnya, kumpulkan informasi dan data tentang cara terbaik untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi. Ingatlah bahwa gol dari penilaian kebutuhan adalah untuk memahami cara beralih dari proses saat ini ke hasil yang diinginkan. 

Kumpulkan data dari berbagai bagian dan pemangku kepentingan yang paling dekat dengan proses tersebut. Pada titik ini, Anda telah melakukan curah pendapat dengan anggota tim proyek terdekat, tetapi Anda juga harus memahami hal yang dibutuhkan mitra lintas fungsi dari peningkatan proses ini. 

Untuk membuat penilaian kebutuhan yang baik, Anda memerlukan informasi terperinci. Jadi, dorong pemangku kepentingan untuk membagikan data mendalam tentang kebutuhan spesifik mereka. Makin banyak informasi yang Anda miliki, makin besar kemungkinan keberhasilan penilaian kebutuhan Anda.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat mengumpulkan informasi meliputi: 

• Di mana peningkatan diperlukan?

• Mengapa metode saat ini berkinerja buruk?

• Apakah kita memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan proses yang lebih sukses?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengumpulkan detail yang diperlukan untuk melanjutkan ke langkah empat.

4. Kumpulkan informasi eksternal

Setelah Anda mengumpulkan informasi dari tim proyek dan dari pemangku kepentingan lintas fungsi, yang tersisa hanyalah mengumpulkan informasi dari sumber eksternal. Selain dari kolaborator internal, mendapatkan informasi dari sumber eksternal memberi Anda gambaran menyeluruh tentang proses dari awal hingga akhir. 

Ada beberapa cara untuk mengumpulkan informasi eksternal tentang kelompok target Anda, termasuk:

• Kuesioner pelanggan: Digunakan untuk mengumpulkan data pelanggan umum dengan cepat dari beberapa lokasi geografis

• Kelompok fokus: Digunakan untuk mengumpulkan informasi mendalam dari lokasi geografis tertentu

Anda juga dapat meminta pendapat orang lain untuk memantau proses dari awal hingga akhir guna menemukan inefisiensi tambahan. Meskipun jenis teknik penilaian kebutuhan yang Anda gunakan akan bergantung pada situasi Anda, Anda harus memilih salah satu yang memberi peluang terbaik untuk memperbaiki inefisiensi.

5. Dapatkan umpan balik

Penilaian kebutuhan adalah tentang kebutuhan perusahaan dan komunitas. Uji temuan Anda dengan beragam kelompok orang yang mungkin memiliki berbagai perspektif (dan bias) pada data Anda. Bagikan dengan pemangku kepentingan dan anggota komunitas untuk mengukur bagaimana reaksi atasan dan audiens target terhadap perubahan proses apa pun. 

Beberapa orang yang mungkin ingin melihat penilaian Anda meliputi: 

• Mitra proyek

• Anggota komunitas

• Investor

• Pemangku kepentingan

• Manajemen

• Rekan kerja

Dengan umpan balik yang Anda terima, Anda dapat membuat penyesuaian yang diperlukan pada laporan sebelum mulai membuat perubahan skala besar pada kebutuhan yang teridentifikasi. 

6. Gunakan data Anda

Pada titik ini, Anda telah mengumpulkan semua informasi yang Anda bisa. Satu-satunya hal yang perlu dilakukan adalah menggunakan hasil dan wawasan penilaian kebutuhan Anda untuk membuat laporan akhir dan rencana tindakan.

Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dalam langkah satu hingga lima untuk mengubah data penilaian kebutuhan Anda menjadi laporan kumulatif. Selain catatan, detail, dan pengamatan yang telah Anda buat selama sesi curah pendapat, tambahkan ringkasan yang mendokumentasikan langkah selanjutnya—khususnya, fase, bantuan teknis, program pelatihan, dan komponen lain yang akan membantu Anda menerapkan perubahan proses. 

Menerapkan hasil penilaian kebutuhan Anda akan memakan waktu. Pastikan tim memiliki proses efektif untuk memandu peningkatan, seperti:

• Alat manajemen proyek:Membantu mengatur informasi dan berkomunikasi dengan anggota tim

• Manajemen perubahan: Membantu mendokumentasikan perubahan kebutuhan dan kesenjangan

• Manajemen proses bisnis (BPA): Membantu menganalisis dan meningkatkan proses

• Perencanaan implementasi proses: Menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai gol bersama

Contoh penilaian kebutuhan

Ada banyak metode pengumpulan data yang berbeda—mulai dari teknik kuantitatif, seperti survei, hingga teknik kualitatif, seperti kelompok fokus. Demografi target Anda dapat memengaruhi metodologi Anda, jadi pertimbangkan perspektif yang Anda cari sebelum memutuskan. 

Penilaian kebutuhan memberikan data penting tentang proses yang ada dan membantu tim membuat sistem yang lebih efektif. 

Berikut adalah tiga metode paling populer untuk mengumpulkan data penilaian kebutuhan:

Kuesioner

Kuesioner dan wawancara adalah metode paling populer untuk mengumpulkan data. Kuesioner adalah formulir tingkat permukaan dengan pertanyaan ya atau tidak yang umum. Ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan informasi cepat dari responden.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi efektivitas identitas merek Anda

Survei

Banyak tim menggunakan survei untuk mengumpulkan informasi eksternal seputar pengalaman pelanggan. Survei sering kali mencakup pertanyaan terbuka, sehingga memberikan informasi yang lebih mendalam daripada kuesioner. Ini adalah cara terbaik untuk menemukan informasi yang akurat, tetapi cepat.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi keberhasilan pengalaman pasca-pembelian dari sudut pandang pelanggan

Kelompok fokus

Kelompok fokus adalah wawancara yang melibatkan sejumlah kecil peserta yang memiliki ciri atau pengalaman yang sama. Meskipun membutuhkan waktu yang jauh lebih lama daripada dua metode lainnya, kelompok fokus memberikan informasi yang luas tentang kebutuhan dan pengalaman pelanggan. Ini adalah cara terbaik untuk mengumpulkan informasi mendalam.

Gunakan untuk hal-hal seperti: Mengevaluasi cara pelanggan merasakan pengalaman merek Anda dan hal yang menurut mereka dapat ditingkatkan

Identifikasi kebutuhan tim Anda dengan analisis

Melakukan penilaian kebutuhan adalah cara terbaik untuk memahami cara penanganan proses saat ini dan cara menyederhanakan tugas dan komunikasi. Mengetahui kebutuhan yang paling penting tidak selalu jelas. Dengan analisis kebutuhan, Anda dapat mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membuat Tim lebih efisien.