Root cause analysis: Digging to find effective solutions (with examples)

"Arriviamo alla radice del problema" è un modo di dire che le persone usano comunemente quando cercano soluzioni. Questo modo di dire può essere visualizzato sotto forma di radici di alberi sotto la superficie. Le radici degli alberi non sono visibili, ma la loro crescita è evidente sopra il terreno. A volte questa crescita è positiva e si traduce in un bellissimo albero, e a volte è negativa, danneggiando marciapiedi e fondamenta. 

Inizialmente potresti non capire perché si verificano alcuni problemi, motivo per cui è così importante comprendere la causa principale. Condurre un’analisi delle cause alla radice utilizzando strumenti come il diagramma a lisca di pesce e il metodo dei cinque perché può chiarire questioni complesse, portando a soluzioni efficaci e sostenibili. In questo articolo, parleremo di come eseguire un’analisi delle cause alla radice e forniremo strategie di risoluzione dei problemi per il miglioramento del processo. 

Cos'è l'analisi delle cause alla radice?

Un'analisi delle cause alla radice (RCA) implica la ricerca delle cause alla radice di un problema per identificare e implementare soluzioni. L’RCA tratta le cause alla radice di un problema invece dei sintomi superficiali del problema stesso. 

Ad esempio, se la tua azienda ha un basso tasso di fidelizzazione, assumere più membri del team è una soluzione rapida. Tuttavia, con la RCA, puoi invece scoprire perché i membri del team non rimangono in azienda, in modo da poter aumentare la fidelizzazione a lungo termine. Le cause alla radice di un basso tasso di fidelizzazione potrebbero includere:

• Mancanza di opportunità di sviluppo professionale

• Scarsi benefit per i membri del team

• retribuzione bassa rispetto alla media di mercato

• Basso morale del team

Dopo aver considerato le possibili cause alla radice, puoi utilizzare la ricerca per determinarne una o più. Una volta comprese le cause alla radice, è facile implementare una soluzione. L’analisi delle cause alla radice affronta i problemi in modo sistematico, invece di applicare un cerotto sui problemi e correre il rischio che il problema si ripresenti. 

Principi chiave dell’analisi delle cause alla radice

L’analisi delle cause alla radice può risolvere problemi ricorrenti nei progetti o colli di bottiglia più grandi all’interno dei processi aziendali. Se vuoi sfruttare i vantaggi unici di questo metodo, tieni a mente questi principi chiave dell’analisi delle cause alla radice:

• Invece di correggere i sintomi di un problema, concentrati sulle sue cause alla radice.

• Concentrati meno su chi ha causato il problema e più su come e perché si è verificato.

• Trova prove di causa ed effetto a sostegno delle cause principali che hai identificato.

• Sviluppa un piano d’azione informativo a supporto delle tue soluzioni.

• Considera come puoi evitare che le cause alla radice si ripresentino in futuro.

Ricorda che un problema può avere più cause alla radice, e non è insolito che ciò accada. Concludi con le cause alla radice che ritieni più accurate e preparati ad affrontarle con soluzioni efficaci. 

Come eseguire un’analisi delle cause alla radice

Esistono varie strategie che puoi utilizzare per identificare le cause alla radice in un’analisi delle cause alla radice. Segui i passaggi riportati di seguito per guidare il tuo team nel processo di analisi delle cause alla radice. 

1. Definisci il problema

Per eseguire un’analisi delle cause alla radice, è necessario un problema chiaramente definito. Se hai più problemi che vuoi risolvere, è meglio iniziare con uno ed eseguire più RCA per trovare soluzioni per ciascuno. Affrontando un problema alla volta, avrai maggiori possibilità di trovare la causa di ciascun problema e risolverlo rapidamente.

Definire il problema implica anche che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ad esempio, potresti voler eseguire l’analisi delle cause alla radice perché ritieni che il tuo team abbia una bassa produttività. Ma se il tuo team non ritiene che la sua produttività sia bassa, allora non puoi andare avanti. Poiché la produttività è soggettiva, potrebbe essere necessario definire il problema in modo più misurabile e passare al secondo passaggio, in cui utilizzerai le prove per saperne di più sul problema. 

2. Raccogliere i dati

Ora dovrai raccogliere prove a sostegno dell’idea che il problema esiste. Puoi anche utilizzare la ricerca aziendale per comprendere meglio i sintomi del problema. Le domande che dovresti porti in questa fase includono:

• Da quanto tempo esiste il problema?

• Chi ne risente?

• Cos'è l’impatto a breve e lungo termine di questo problema?

• Cos'è il sintomo principale di questo problema?

• Quali prove abbiamo per sostenere l’idea che ci sia un problema?

Una volta che hai maggiori informazioni su come questo problema influisce sulla tua azienda e sui membri del team, puoi fare brainstorming sulle potenziali cause del problema. 

3. Identifica le possibili cause alla radice

L’identificazione delle possibili cause alla radice è la parte più importante del processo di analisi delle cause alla radice. Le cause che trovi in questo passaggio alla fine ti porteranno verso una soluzione e un piano d’azione. Le strategie comuni di risoluzione dei problemi includono:

• Diagramma di flusso causa-effetto: il modello gratuito di analisi delle cause alla radice fornito di seguito presenta un diagramma di flusso causa-effetto. Questo diagramma di flusso suddivide il problema in sintomi, possibili cause e cause reali al fine di trovare una soluzione logica. 

• Approccio dei 5 perché: puoi anche utilizzare l’approccio dei 5 perché per arrivare alla causa principale di un problema. Invece di prendere il problema per quello che è, chiediti "perché" fino a quando non scopri un processo o un sistema che non funziona come dovrebbe. L’utilizzo di un modello dei 5 perché aiuta a strutturare il processo in modo da non accontentarsi della prima risposta che si ottiene e da poter scoprire livelli di problemi che non erano evidenti subito.

4. Determina la causa principale

Per determinare la causa principale del tuo problema, dovrai esaminare il maggior numero possibile di cause principali. Una volta esaurite tutte le possibilità, poni le seguenti domande:

• Ci sono somiglianze tra le cause alla radice che ho identificato?

• Ci sono motivi per eliminare una di queste possibili cause alla radice?

• Quale causa principale sembra più problematica?

Analogamente alle strategie utilizzate per cercare possibili cause alla radice, esistono strategie che puoi utilizzare per arrivare alla causa reale. Queste strategie includono:

• Analisi dei modi e degli effetti dei guasti (FMEA): la FMEA è uno strumento simile all’analisi dei rischi, in cui esaminerai le possibili cause alla radice che hai identificato ed eliminerai quelle che hanno maggiori probabilità di provocare un guasto in seguito. 

• Analisi dell'impatto: utilizza un'analisi dell'impatto per valutare gli impatti positivi e negativi di ogni possibile causa principale che hai identificato. Quando crei questo elenco ipotetico di pro e contro per ogni causa, puoi sentirti più sicuro nel restringere il campo.

Potresti avere difficoltà a identificare una singola causa alla radice del tuo problema, e va bene così. Se pensi che il tuo problema abbia più fattori che contribuiscono, non sentirti obbligato a sceglierne solo uno da risolvere. È bello semplificare il piano d’azione, ma a volte è necessario crearne diversi per affrontare un problema.

5. Implementa soluzioni

Una volta che sei sicuro delle cause alla radice che hai identificato, è il momento di trovare soluzioni per queste cause e agire. Le soluzioni che trovi dovrebbero affrontare la causa principale, ma di conseguenza, queste soluzioni risaliranno la catena e risolveranno il problema iniziale. 

Quando sviluppi le soluzioni, poniti queste domande:

• Come implementeremo questa soluzione se la scegliamo?

• Quali ostacoli dovremo affrontare durante l’implementazione di questa soluzione?

• Quanto tempo ci vorrà per implementare questa soluzione?

• Chi implementerà questa soluzione?

• L’implementazione di questa soluzione potrebbe portare ad altri problemi?

Quando è tutto pronto per creare il piano di implementazione, assicurati di condividerlo in uno strumento che tutti gli stakeholder possano visualizzare. Grazie a un software di project management, il tuo team può collaborare e coordinare i risultati finali in base alle esigenze. Potrebbero essere necessarie diverse settimane per implementare il tuo piano, il che significa che alcuni dei tuoi obiettivi potrebbero dipendere da altri traguardi. Usa i diagrammi di Gantt per visualizzare le dipendenze del progetto e collaborare in tempo reale.

Modello ed esempio di analisi delle cause alla radice

Un modello di analisi delle cause alla radice semplifica l’esecuzione dell’analisi delle cause alla radice, perché puoi visualizzare il problema e le sue cause sottostanti in forma di diagramma di flusso. Proprio come le radici di un albero, questo diagramma di flusso causa-effetto si espande in direzioni diverse dal problema iniziale. 

Se segui l’esempio di analisi delle cause alla radice riportato di seguito, vedrai come il modello inizia con un problema e poi si suddivide nei sintomi che il problema mostra. Partendo dai sintomi, il modello di analisi delle cause alla radice ti aiuta a determinare le possibili cause alla radice, prima di stabilire quelle effettive e trovare soluzioni. 

In questo esempio, l’azienda sta registrando un calo delle visualizzazioni del sito web. L’analisi delle cause alla radice si svolge come segue:

Problema:

• Le visualizzazioni del sito web sono in calo

Sintomi:

• Riduzione della visibilità del marchio

• Mancanza di acquisti online

• Bassa autorità di dominio

Possibili cause alla radice:

• Problemi tecnici con il nostro sito web

• Posizionamento più alto della concorrenza nelle SERP

• CTA deboli

• Il prodotto non piace ai clienti

• I clienti non riescono a trovare il nostro sito web per effettuare acquisti

• Contenuto di scarsa qualità

• Backlink irrilevanti

Cause principali effettive:

• Mancanza di contenuto SEO

• Il sito web non è classificato nelle SERP

• Mancanza di parole chiave pertinenti

Soluzione:

• Rinnovare il contenuto

Puoi scaricare un modello gratuito di analisi delle cause alla radice qui sotto e usarlo per identificare possibili cause e soluzioni per i problemi che stai riscontrando al lavoro. Un modello di analisi delle cause alla radice può aiutarti a risolvere problemi nascosti che potrebbero non essere stati evidenti all’inizio.

Strumenti e metodi di analisi delle cause alla radice

L’analisi delle cause alla radice è una pietra miliare nel miglioramento continuo e nell’impegno per la gestione dei rischi. Offre un processo sistematico per scoprire le vere cause alla radice di problemi o incidenti. 

Andando oltre i sintomi, gli strumenti di analisi delle cause alla radice consentono ai team RCA di approfondire le cause più profonde e nascoste dei problemi. Questo approfondimento non porta solo a soluzioni temporanee, ma anche a risoluzioni più efficaci e a lungo termine, trasformando le sfide in opportunità di miglioramento duraturo.

Diagrammi di Pareto

L’analisi di Pareto, basata sul principio di Pareto (noto anche come regola 80-20), è una tecnica decisionale che aiuta a identificare le attività o le aree problematiche con i maggiori benefici. L’analisi di Pareto è particolarmente efficace quando ci sono più cause che portano a un singolo effetto. Questo metodo è ampiamente applicato in vari settori aziendali e organizzativi, poiché aiuta a dare priorità alle azioni che hanno il maggiore impatto.

I 5 perché

Il metodo dei 5 Perché è un metodo interrogativo iterativo utilizzato per analizzare le relazioni causa-effetto alla base di un problema specifico. Si tratta di porre ripetutamente la domanda "Perché?" per rimuovere gli strati di sintomi, portando alla vera causa alla radice di un problema. La tecnica dei cinque perché è ampiamente utilizzata nelle metodologie lean per risolvere problemi, ridurre i costi e migliorare la qualità.

Diagramma a lisca di pesce di Ishikawa

Il diagramma a lisca di pesce, noto anche come diagramma di Ishikawa, è un modo visivo per esaminare causa ed effetto. È utile durante il brainstorming per identificare le potenziali cause alla radice di un problema e viene utilizzato per la progettazione del prodotto e la gestione della qualità. Il diagramma di Ishikawa mostra l’effetto o il problema alla bocca del pesce, con potenziali cause aggiunte alle “spine” più piccole.

Analisi dell’albero dei guasti

L'analisi dell'albero dei guasti è uno strumento grafico che utilizza la logica booleana, in cui le risposte a ogni domanda sono "sì" o "no", per determinare la causa dei guasti a livello di sistema. È adatto per la valutazione del rischio in settori come quello farmaceutico, aerospaziale e dell’ingegneria del software. Questo strumento organizza gli eventi in sequenze e utilizza simboli logici per mostrare le dipendenze tra gli eventi.

Analisi delle modalità e degli effetti dei guasti (FMEA)

La FMEA prevede la revisione di componenti, sottosistemi e assiemi per trovare i punti deboli di un sistema e le loro cause ed effetti. Sviluppato alla fine degli anni '50, è un metodo di analisi sia quantitativa che qualitativa utilizzato nella progettazione di prodotti, processi o servizi e per la creazione di piani di controllo per processi nuovi o modificati.

Diagramma a dispersione

Il grafico a dispersione è uno strumento grafico che traccia coppie di dati numerici, con una variabile su ciascun asse, per esaminare la relazione tra di essi. Quando le variabili sono correlate, i punti si allineano lungo una linea o una curva. La vicinanza dei punti intorno alla linea indica la forza della correlazione. Questo strumento di analisi delle cause alla radice è considerato uno dei sette strumenti di qualità di base ed è essenziale per determinare le relazioni tra le diverse variabili nell’analisi delle cause alla radice.

Modello DMAIC

DMAIC, che sta per Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (Definisci, Misura, Analizza, Migliora e Controlla), è un approccio strutturato utilizzato nel Six Sigma per ottimizzare i processi. Fornisce prove quantificabili dei miglioramenti ed è un metodo ripetibile e di facile comprensione per rilevare i problemi e sviluppare soluzioni. Questo modello è ideale per i project manager e i team RCA.

Modello di checklist per resoconti 8D

Il modello di resoconto 8D viene utilizzato per l’analisi dettagliata delle cause alla radice in base alle otto discipline di risoluzione dei problemi. È ampiamente utilizzato nei settori influenzati dal feedback dei clienti, come quello automobilistico e sanitario. Il modello aiuta a identificare ed eliminare il problema, concentrandosi sul "punto di fuga", che rappresenta il punto in cui il problema non è stato rilevato per la prima volta.

Analisi degli eventi e dei fattori causali

L’analisi degli eventi e dei fattori causali identifica la sequenza degli eventi e i fattori causali che hanno portato a un problema. Questa analisi si concentra sulla comprensione dell’ordine cronologico degli eventi e delle condizioni o azioni specifiche che hanno contribuito al problema. Un diagramma causa-effetto è particolarmente utile in situazioni complesse in cui più fattori interagiscono per causare un problema. 

Analisi delle modifiche

L’analisi delle modifiche è una componente chiave di un’analisi efficace delle cause alla radice, in particolare nella gestione della qualità e nell’impegno per il miglioramento continuo. Questo metodo prevede l’esame e il confronto della situazione o del sistema prima e dopo il verificarsi di un problema. 

Identificando ciò che è cambiato, puoi isolare i fattori causali in modo più accurato. L’analisi delle modifiche è preziosa negli scenari in cui il problema è emerso a seguito di modifiche a processi, materiali, personale o attrezzature, poiché aiuta a individuare rapidamente la vera causa alla radice del problema.

Analisi delle barriere

L’analisi delle barriere è un processo di risoluzione dei problemi che esamina i controlli e le barriere che erano in atto per prevenire un incidente e il motivo per cui tali controlli di sicurezza non hanno funzionato. Analizzando la rottura o l’assenza di queste barriere, i team di analisi delle cause alla radice possono identificare errori umani, difetti del sistema e altre potenziali cause alla radice. L'analisi delle barriere contribuisce allo sviluppo di sistemi e processi più solidi, prevenendo il verificarsi di problemi simili in futuro.

Suggerimenti per condurre un’analisi efficace delle cause alla radice

Ti sei mai chiesto come non solo risolvere i problemi, ma anche evitare che si ripetano? I metodi di analisi delle cause alla radice sono la chiave. Questi metodi vanno al cuore dei problemi, affrontano le loro cause sottostanti e aprono la strada a miglioramenti duraturi. 

Questo approccio non offre solo una soluzione temporanea, ma garantisce che gli stessi problemi non si ripresentino, favorendo il miglioramento continuo dei processi e dei risultati.

Incoraggia la collaborazione del team

Promuovere la collaborazione del team può migliorare significativamente l’efficacia dell’analisi delle cause alla radice. Prospettive e competenze diverse contribuiscono a una comprensione più completa del problema e allo sviluppo di soluzioni efficaci.

Esempio: immagina un'azienda manifatturiera che deve affrontare frequenti guasti alle apparecchiature. Formando un team di analisi delle cause alla radice interfunzionale con membri di ingegneria, manutenzione e operazioni, è possibile mettere in comune i propri approfondimenti per identificare la causa principale. 

Un ingegnere può individuare un difetto di progettazione, mentre un addetto alla manutenzione potrebbe identificare problemi di usura e un operatore potrebbe evidenziare errori operativi. Questo approccio collaborativo produce una definizione completa del problema, che porta a una soluzione sfaccettata ed efficace.

Fare domande aperte

Le domande aperte sono fondamentali nell'analisi delle cause alla radice. Fare domande incoraggia un’analisi dettagliata del problema, consentendo ai membri del team di considerare varie possibilità e approfondire le cause sottostanti.

Esempio: in un contesto sanitario, se c’è un aumento dei riammessi, porre domande aperte come “Cos’è che accomuna questi riammessi?” o "In che modo i nostri processi di dimissione variano per i pazienti che vengono riammessi?" può rivelare problemi più profondi. 

Queste domande potrebbero rivelare che alcune procedure di dimissione non vengono seguite in modo coerente, il che potrebbe essere la causa principale di un’adeguata educazione del paziente al momento della dimissione.

Evitare di attribuire colpe

Un aspetto essenziale per il successo dell'analisi delle cause alla radice è concentrarsi sul processo piuttosto che assegnare la colpa a un individuo. Concentrarsi sul "perché" e sul "come" del problema piuttosto che sul "chi" è stato responsabile crea un ambiente favorevole a una reale risoluzione e miglioramento del problema.

Esempio: in un team di sviluppo software che riscontra frequenti ritardi nei progetti, concentrarsi sul processo piuttosto che incolpare i singoli può essere più produttivo. Analizzando il "perché" e il "come", ad esempio chiedendosi: "Perché si verificano questi ritardi?" o “Come possiamo ottimizzare le nostre strategie di project management?”, potrebbero scoprire che la causa principale non è l’incompetenza individuale, ma una cronologia irrealistica o canali di comunicazione poco chiari. 

Questo passaggio dalla colpa al pensiero orientato al processo aiuta a creare un ambiente di risoluzione dei problemi più efficace e armonioso.

Trasforma le soluzioni in azioni con i flussi di lavoro

L’analisi delle cause alla radice non produce risultati immediati, ma arrivare alla causa alla radice di un problema lo risolve per sempre. Dopo aver trovato una soluzione efficace, dovrai mettere in atto un piano. I flussi di lavoro di Asana forniscono un'unica fonte di riferimento per definire obiettivi, monitorare i progressi e osservare i problemi risolversi in tempo reale.