Il multitasking non funziona: ecco cosa funziona davvero.
Riepilogo
Il multitasking è in realtà il passaggio da un'attività all'altra sotto mentite spoglie. Quando cerchi di fare due cose contemporaneamente, in realtà stai solo spostando la tua attenzione avanti e indietro, pagando in termini di tempo, accuratezza e concentrazione.
Anche se hai sentito dire che il multitasking è un mito, può sembrare produttivo. Ma la scienza alla base del multitasking è chiara: il cervello non è fatto per fare due cose contemporaneamente. Si passa semplicemente da un’attività all’altra, il che riduce la concentrazione e porta a commettere più errori. In questo articolo, analizziamo i miti comuni sul multitasking e mostriamo cosa funziona davvero.
Il multitasking è una leggenda. Quello che fai in realtà è passare da un’attività all’altra. È quasi sempre più efficiente concentrarsi su un'attività alla volta.”
Cos’è il multitasking?
Il multitasking consiste nel gestire più attività contemporaneamente o passare rapidamente da un'attività all'altra. Anche se può sembrare efficiente, il multitasking è un mito: le regioni del cervello responsabili del controllo cognitivo non possono gestire più di un'attività che richiede concentrazione in un dato momento. Ogni passaggio frammenta la tua attenzione, aumenta gli errori e prosciuga la tua memoria di lavoro. Strumenti e trigger come notifiche, messaggi di testo e social media mantengono questo ciclo attivo, rendendo più difficile concentrarsi su una singola attività.
Esempi di multitasking
A volte il multitasking è evidente. Altre volte, si presenta come produttività. Questi comportamenti sono in realtà solo un passaggio da un'attività all'altra sotto mentite spoglie, e intaccano la tua cognizione:
Rispondere ai messaggi di testo durante una telefonata
Ascoltare un podcast mentre si scrive un’email
Passare da una scheda all’altra o da uno strumento all’altro mentre si sta svolgendo un’attività
Controllare una lista di cose da fare durante una riunione
Scorrere i social media durante una presentazione virtuale
Leggere documenti mentre si risponde a Slack
Queste abitudini possono sembrare innocue, ma disperdono la tua attenzione e interrompono il flusso del deep work.
Quali sono gli effetti del multitasking sulla cognizione e sulla produttività?
Il multitasking non influisce solo sulla velocità. Cambia il modo in cui funziona il tuo cervello. Ogni passaggio da un'attività all'altra influisce sul controllo esecutivo, creando costi di passaggio che rallentano il processo decisionale e causano affaticamento mentale. Nel tempo, ciò può ridurre la memoria a breve termine, abbassare la produzione e aumentare il rischio di burnout. La nostra ricerca mostra che il 71% dei
operatori della conoscenza si sono sentiti in burnout nell’ultimo anno, con i tassi più alti tra coloro che si sentono a disagio senza il telefono: il 65%, rispetto al 45% di quelli che non lo fanno. Il risultato è meno chiarezza, meno produzione e più stress.
Cinque convinzioni sbagliate sul multitasking
Molti di noi pensano di essere bravi nel multitasking o che questo ci aiuti a fare di più. Ma la maggior parte di ciò che pensiamo non corrisponde al modo in cui funziona il cervello. Queste convinzioni sbagliate sul multitasking aiutano a spiegare il divario.
Mito 1: gli esseri umani possono fare più cose contemporaneamente
È possibile essere multitasking? Non proprio. Gli studi dimostrano che il cervello umano non è fatto per concentrarsi su più attività contemporaneamente. Quello che sembra multitasking è in realtà un rapido passaggio da un’attività all’altra, che prosciuga la memoria di lavoro, aumenta gli errori e crea costi di passaggio misurabili. In realtà, siamo programmati per il single-tasking, ovvero fare una cosa con la massima attenzione prima di passare a un’altra.
Ogni volta che cambiamo c’è un costo. È estenuante. Ci vuole più tempo per fare la stessa cosa.”
Mito 2: il multitasking non è poi così male
Il multitasking causa davvero problemi se sei bravo a farlo? Sì. Molte persone credono di aver sviluppato la capacità di multitasking, ma la ricerca mostra una scarsa correlazione tra sicurezza e prestazioni effettive. Nel tempo, gli effetti negativi del multitasking possono sembrare normali, anche se continuano a compromettere la concentrazione. Ma solo perché il passaggio da un’attività all’altra sembra normale, non significa che non ti stia rallentando.
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Mito 3: il multitasking aumenta la produttività
Se fai due cose contemporaneamente, non significa che stai facendo di più? Non proprio. Gli studi del dottor David Meyer e del dottor Joshua Rubinstein hanno scoperto che il cambio di contesto può ridurre la produttività fino al 40%. Ogni passaggio tra attività cognitive consuma la memoria di lavoro e rallenta la capacità di completare bene entrambe le attività. Quindi, sebbene il multitasking possa sembrare efficiente, spesso ti rende meno efficace.
Leggi: Efficienza ed efficacia negli affari: perché il tuo team ha bisogno di entrambeMito 4: esistono diversi tipi di multitasking
Esistono davvero diversi tipi di multitasking? Non esattamente. Termini come passaggio da un'attività all'altra, cambio di contesto e residuo di attenzione non descrivono moduli separati di multitasking, ma descrivono ciò che accade quando si tenta di svolgere più attività contemporaneamente.
Il multitasking è il tentativo di destreggiarsi tra due attività contemporaneamente.
Il passaggio da un’attività all’altra è l’atto mentale di spostarsi tra di esse.
Il residuo di attenzione è ciò che rimane dell’ultima attività, che offusca la tua cognizione mentre passi a quella successiva.
Mito 5: il multitasking sul lavoro va bene
Il multitasking sul lavoro è davvero un problema? Sì, anche quando sembra una cosa di routine. Secondo la nostra ricerca, l'operatore della conoscenza medio usa una decina di app fino a 25 volte al giorno. Questo passaggio costante porta a messaggi persi, attività trascurate e minore efficienza. Un modulo comune, il multitasking multimediale, prevede il passaggio tra strumenti come email, chat e software di progetto. Oltre ai tipici costi di passaggio, il media multitasking è stato collegato a una memoria di lavoro più debole e a una salute mentale a lungo termine più precaria.
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Sei modi per essere produttivi senza il multitasking
Il mito del multitasking suggerisce che possiamo destreggiarci tra più attività contemporaneamente, ma il cervello umano non è cablato in questo modo. Queste sei strategie mostrano come il single-tasking può aiutarti a recuperare la tua piena attenzione e a trovare il tuo flusso.
Il lavoro da remoto ha aumentato le distrazioni con più notifiche, più riunioni e meno tempo per concentrarsi. È chiaro che qualcosa deve cambiare.”
1. Prova il timeboxing
Il timeboxing ti aiuta a dedicare tutta la tua attenzione a un’attività assegnandole un intervallo di tempo fisso. Quando il timer si avvia, ti concentri solo su quell'attività: non controlli le email, non cambi scheda. La ricerca del Becoming Superhuman Lab della UC Berkeley ha rilevato che i partecipanti al "Focus Sprint" che hanno evitato di passare da un'attività all'altra durante le sessioni di lavoro si sono sentiti il 43% più produttivi.
Leggi: Prova Timeboxing: La strategia di gestione del tempo basata sugli obiettivi2. Pianifica blocchi di tempo
Il time blocking aiuta i multitasker a ridurre il passaggio da un'attività all'altra, raggruppando le attività correlate. Invece di passare da uno strumento all'altro o rispondere a ogni notifica, imposta blocchi di tempo per gestire attività simili, ad esempio controllare la posta elettronica una volta al mattino e una prima di uscire. In questo modo, avrai il controllo del tuo tempo e proteggerai la tua memoria da interruzioni costanti.
Blocco il tempo tra le riunioni per il lavoro mirato e le brevi pause e imposto Slack su "Non disturbare" in modo che gli altri sappiano che non sono disponibile.”
3. Usa le funzionalità Non disturbare
Attivare la modalità Non disturbare aiuta a ridurre al minimo i costi di passaggio causati dalle notifiche digitali. Utilizzala su tutti i dispositivi (computer, telefono, app di messaggistica) per rimanere concentrato durante il deep work. Non stai ignorando il tuo team, ma stai dando al tuo cervello umano lo spazio per pensare chiaramente e completare un'attività prima di iniziare un'altra.
Le distrazioni hanno un costo. Con Asana, i team mantengono il flusso, perché tutti sanno su cosa stanno lavorando, senza riunioni aggiuntive.”
4. Prova la tecnica pomodoro
La tecnica del pomodoro prevede brevi periodi di lavoro intenso seguiti da pause intenzionali. Lavori per 25 minuti, poi prenditi cinque minuti per resettarti. Dopo quattro cicli, fai una pausa più lunga. Questo metodo aiuta a gestire le attività cognitive senza burnout e ti dà il tempo necessario per controllare i social media, rispondere ai messaggi di testo o fare una telefonata senza perdere lo slancio.
Leggi: La tecnica del pomodoro: come aiuta a migliorare la produttività del tuo team5. Allinea le tue priorità
Il multitasking è un mito, soprattutto quando tutto sembra urgente. Chiarire l’importanza delle attività ti aiuta a concentrarti su ciò che conta ora. Continua se una nuova richiesta è meno importante di quella che stai facendo. Se invece è più importante, fai un passo indietro consapevole invece di reagire a metà attività.
6. Definisci le attività più importanti
Identifica le attività più importanti (MIT) ogni giorno per concentrare le tue energie dove conta. Secondo la dottoressa Sahar Yousef, identificare le attività più importanti ogni giorno può ridurre la procrastinazione e il burnout. Condividere le attività più importanti con i colleghi del team aumenta la responsabilità e riduce l’impulso di rispondere a ogni telefonata, notifica o pop-up.
Dal multitasking al single-tasking
Non è facile smettere di fare più cose contemporaneamente, soprattutto se è una parte comune della tua giornata. Ma quando smetti di provare a fare più cose contemporaneamente e ti concentri invece su una cosa alla volta, scoprirai di essere più coinvolto, produttivo e incisivo.
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