Carichi di lavoro pesanti equivalgono a maggiore stress. Ecco cosa puoi fare al riguardo.

Avere troppo da fare in troppo poco tempo è diventato il mantra della forza lavoro moderna. Anche dopo aver fatto gli straordinari, probabilmente si sente ancora lo stress di un carico di lavoro pesante. Tra email incessanti, flussi di lavoro disorganizzati (o inesistenti) e inviti a riunioni inutili, non c’è da stupirsi che la produttività sia diminuita.

Nonostante i progressi della tecnologia, e le promesse di semplificarci la vita, il senso di controllo su come trascorriamo la nostra giornata lavorativa sta diminuendo. E con la comunicazione che diventa sempre meno incisiva ed efficiente, capire come gestire i carichi di lavoro è la priorità per la maggior parte dei team leader.

Quindi, è davvero possibile bilanciare il carico di lavoro? Sì, e si inizia con un cambio di prospettiva per generare risultati. Ma prima di parlare di soluzioni, vediamo come siamo arrivati a questo punto.

Tre motivi per cui le persone sentono lo stress da carico di lavoro

I dipendenti vogliono sentirsi produttivi sul lavoro. Ecco perché completare le attività e raggiungere gli obiettivi è fondamentale per un sistema di gestione del personale coinvolto. Gli operatori della conoscenza prosperano anche nell’essere parte integrante della loro azienda e nel capire come contribuiscono a obiettivi strategici più ampi.

Ma con progetti a compartimenti stagni e un sovraccarico di comunicazione, la maggior parte dei dipendenti non ha chiarezza sul proprio ruolo nell’organizzazione e sul valore del proprio lavoro. Senza una collaborazione e una gestione del carico di lavoro efficaci, si dedica più tempo a svolgere attività meno significative, come rispondere alle email e partecipare alle riunioni.

E quando non si svolge un lavoro coinvolgente, il burnout può avvicinarsi rapidamente. Su Asana, nell’Indice dell’anatomia del lavoro, l’80% delle persone intervistate ha dichiarato di sentirsi sovraccarico di lavoro e vicino al burnout. Quando ciò accade, le persone semplicemente si disinteressano al lavoro. Ciò che sentono invece è lo stress di un enorme carico di lavoro.

Ecco tre motivi per cui questo accade:

1. Si dedica troppo tempo al lavoro superfluo

Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro di Asana, il lavoro superfluo è una tendenza che sta danneggiando la produttività degli operatori della conoscenza. Le persone trascorrono molto tempo in riunioni inutili, rispondendo a email e messaggi e cercando file. Gli impegni vengono spesso duplicati. A meno che le aziende non si impegnino a cambiare il modo in cui lavorano affrontando la causa di notifiche, riunioni e messaggi costanti, il lavoro superfluo è destinato a rimanere.

Mentre gli operatori della conoscenza ritengono di dedicare circa il 35% della loro giornata al lavoro superfluo, il numero effettivo è quasi il doppio: il 60% della giornata lavorativa di un dipendente è dedicato a svolgere attività che non richiedono le competenze per le quali è stato assunto. Se i team non adottano misure proattive per eliminare o ridurre il lavoro superfluo, la produttività continuerà a diminuire e lo stress legato al carico di lavoro aumenterà.

2. Sovraccarico di comunicazione

Anche i messaggi più ben intenzionati non sono all’altezza quando si cerca di comunicare tramite email e strumenti di messaggistica su cosa deve essere fatto, chi è responsabile e quando il lavoro deve essere consegnato. Entrambe le piattaforme richiedono una notevole quantità di scambi, sprecando tempo, energia e concentrazione. Inoltre, con le conversazioni lunghe diventa facile perdere di vista i dettagli o dimenticare di includere qualcuno importante.

Benvenuti nel sovraccarico di comunicazioni, un prodotto del lavoro superfluo che ostacola la concentrazione e, in definitiva, la nostra produttività. Le notifiche di messaggi ed email hanno un modo subdolo di distogliere la nostra attenzione dal lavoro importante. Non appena sentiamo un ping o vediamo apparire una nuova email, sentiamo la responsabilità di rispondere immediatamente. La nostra concentrazione si interrompe e passiamo alla modalità multitasking. Il lavoro che stavamo svolgendo è ufficialmente interrotto da un lavoro superfluo.

Un altro effetto negativo di un’eccessiva comunicazione (ecco di nuovo quei ping) è la tendenza a soccombere a una cultura del “sempre attivo”. Gli operatori della conoscenza sentono la pressione di dover essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e trascorrono il loro tempo fuori dall’ufficio a rispondere ai messaggi, il che crea ancora più lavoro e più stress.

3. La ricerca infinita di informazioni

Ogni volta che un’attività passa da una persona all’altra, tramite email, app di messaggistica o un foglio di calcolo, le informazioni vengono frammentate e sepolte. Quando è necessario delineare un quadro generale di un progetto e le informazioni si trovano in più posti, sono necessari tempo e impegno aggiuntivi. Anche le riunioni frequenti per discutere lo stato del lavoro diventano inevitabili, e sono un altro spreco di tempo.

Il processo di raccolta delle informazioni è a dir poco inefficiente. Ad esempio, le persone perdono tempo cercando di capire chi è responsabile di cosa. C’è confusione su ciò che deve essere approvato, se è già stato approvato, chi è responsabile dell’approvazione e chi gestisce il processo di approvazione. E se questo crea confusione, immagina di dover capire a chi rivolgerti e dove trovare le informazioni importanti per portare a termine il lavoro.

Sfortunatamente, le conversazioni finiscono per perdersi, ripetersi e frammentarsi senza un vero e proprio sistema per monitorare tutto. Come sottolinea l'Indice dell'anatomia del lavoro di Asana, le persone trascorrono la maggior parte del loro tempo al lavoro senza chiarezza sulle priorità dell'organizzazione. E non sono solo le attività quotidiane a non essere chiare. Il 54% degli operatori della conoscenza non ha le idee chiare su come il proprio lavoro contribuisca all’azienda nel suo complesso.

Affrontare carichi di lavoro pesanti con la gestione del lavoro

Invece di stressarsi per un carico di lavoro pesante, ci sono modi per cambiare marcia e rendere il lavoro più efficiente. Ciò accade creando processi organizzati, automatizzando il lavoro e comunicando in modo efficace, il che richiede un diverso tipo di pensiero. Tutti in un’organizzazione, dai leader e manager ai singoli membri del team, hanno bisogno di chiarezza su quale lavoro è importante e cosa no, al fine di bilanciare meglio i carichi di lavoro.

Questo nuovo modo di lavorare si chiama gestione del lavoro e serve come approccio pratico per capire chi sta facendo cosa e per quando. La gestione del lavoro fornisce la chiarezza di cui tutti in un team o in un’organizzazione hanno bisogno per concentrarsi sul lavoro che conta di più, invece di concentrarsi sul lavoro superfluo che richiede tempo.

Gli strumenti di gestione del lavoro come Asana offrono ai singoli, ai team e alle intere aziende la chiarezza necessaria per lavorare in modo più efficiente, facendo in modo che tutti si muovano nella stessa direzione e verso gli stessi obiettivi.

È ora di porre fine allo stress da carico di lavoro. I team non devono più sentirsi bombardati da enormi carichi di lavoro. Il lavoro superfluo inizierà a diminuire quando i team decideranno di implementare un sistema di gestione del lavoro, automatizzando i processi e rendendo le giornate lavorative più produttive.

Per ulteriori suggerimenti su come aiutare il tuo team ad affrontare carichi di lavoro pesanti, leggi il nostro articolo sulle 18 strategie di gestione del tempo per ottenere il massimo dal tuo lavoro.