Collaborazione sul luogo di lavoro: undici modi per aumentare la produttività del tuo team
La mission di Asana è aiutare l’umanità a prosperare, consentendo ai team di tutto il mondo di lavorare insieme senza sforzo. La collaborazione sul luogo di lavoro porta il lavoro di squadra a un livello superiore e consente ai colleghi del team di condividere le proprie competenze, doti e idee per raggiungere un obiettivo comune.
Una collaborazione efficace sul luogo di lavoro può avere un effetto positivo sul tuo team e sulla tua organizzazione. Infatti, può favorire l’efficienza, l’innovazione e le relazioni all’interno del team. In questo articolo presentiamo i vantaggi e le sfide di un ambiente di lavoro collaborativo, le competenze da cercare nei membri del team per promuovere la collaborazione e alcuni suggerimenti per creare un ambiente di lavoro innovativo e positivo.
Cos’è la collaborazione del team sul luogo di lavoro?
La collaborazione è fondamentale per creare sinergie all’interno di un team, perché i team collaborativi lavorano insieme per trovare nuove idee, condividere conoscenze e completare progetti ambiziosi. In parole povere, un team è più produttivo quando i colleghi lavorano insieme piuttosto che individualmente.
A seconda del ruolo, la collaborazione del team sul luogo di lavoro può aiutare le persone in vari modi:
Consente ai team leader di ottimizzare l’assegnazione del lavoro e, allo stesso tempo, permette di dare spazio ai collaboratori, ampliare le loro competenze e aiutarli a far carriera.
Aiuta i singoli collaboratori a comunicare più efficacemente con il team e a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi del team.
Per i collaboratori interfunzionali, la collaborazione del team è fondamentale per garantire che il lavoro proceda senza intoppi. Senza una strategia per lavorare insieme e comunicare, il tuo team finirà per isolarsi e tralasciare il lavoro importante.
Come collaborare sul luogo di lavoro
Per capire come collaborare in modo efficace, bisogna innanzitutto creare un ambiente di lavoro collaborativo in cui i membri del team condividano le conoscenze, risolvano i problemi insieme e lavorino per un obiettivo comune. Ecco come migliorare la collaborazione sul luogo di lavoro:
Crea una cultura della fiducia. I team collaborano meglio quando si sentono liberi di condividere idee ed esprimere preoccupazioni. Un ambiente di lavoro basato sulla fiducia consente una comunicazione aperta e discussioni produttive.
Abbatti le barriere tra i team. Il lavoro interfunzionale migliora quando i membri del team possono accedere alle informazioni condivise anziché lavorare in modo isolato. Un team collaborativo prospera quando i team sanno come si collega il loro lavoro.
Semplifica il modo in cui vengono condivise le informazioni. I problemi di comunicazione si verificano quando file, messaggi e aggiornamenti sono sparsi su piattaforme diverse. L’utilizzo di un software di collaborazione per team ti permette di tenere tutto in un unico posto, riducendo la confusione.
Utilizza strumenti di collaborazione sul posto di lavoro. Indipendentemente dal fatto che i team lavorino in presenza, da remoto o in modalità ibrida, strumenti come Slack, Asana e le app di videoconferenza promuovono la collaborazione tra gruppi di persone.
Supporta stili di lavoro diversi. Non tutti i membri del team collaborano allo stesso modo. Alcuni potrebbero preferire riunioni strutturate, mentre altri contribuiscono maggiormente attraverso messaggi o sessioni di brainstorming. Un approccio flessibile rende la collaborazione più semplice per tutti.
Imparare a promuovere la collaborazione sul luogo di lavoro crea un team più forte e connesso, che lavora in modo efficiente per raggiungere obiettivi condivisi.
Undici modi per aumentare la collaborazione nel team
Vuoi creare un team collaborativo: e adesso? Migliorare la collaborazione del team è più facile a dirsi che a farsi. Per sviluppare le competenze necessarie per la gestione dei progetti servono dedizione e costanza. Ma se vuoi davvero raccogliere i frutti della collaborazione in team, ecco 11 consigli che ti aiuteranno a sviluppare una cultura aziendale collaborativa.
1. Promuovi la collaborazione come valore
Potrebbe sembrare ovvio, ma è fondamentale sottolineare che la collaborazione è fondamentale per te e il tuo team. Non tutti i team danno valore alla collaborazione, alcuni sono guidati dalla competizione o dalla produttività individuale. Prenditi del tempo per esaltarne l’importanza e spiega come procederete.
2. Stabilisci le convenzioni della comunicazione
Un modo per favorire e intensificare la collaborazione del team è quello di creare delle linee guida per la comunicazione e il lavoro di squadra. Ricorda: all’inizio non sarà facile. I membri del team avranno bisogno di tempo per lavorare insieme e sentirsi completamente a loro agio l’uno con l’altro, e va bene così. Tuttavia, sedendoti a tavolino e definendo assieme un piano di comunicazione, renderai il processo più facile.
Prenditi del tempo per decidere:
Cosa comunicare per email?
Quali messaggi dovrebbero essere inviati tramite il sistema di messaggistica diretta?
Quali informazioni dovrebbero essere condivise tramite gli strumenti di gestione dei progetti?
C’è un giorno o un orario che preferisci per le riunioni?
Che tipo di linee guida o regole di comunicazione e discussione dovremmo stabilire come team per creare un ambiente inclusivo?
Sapere quando non comunicare può essere altrettanto utile. Assicurati di ritagliarti del tempo per lavorare con assoluta concentrazione e incoraggia anche i dipendenti a usare la modalità “Non disturbare”, se necessario, o a bloccare i loro calendari per evitare che le giornate lavorative vengano interrotte dalle riunioni. In Asana, abbiamo ideato il “mercoledì senza riunioni”, che consente a tutti, dal nuovo membro del team ai dirigenti, di dedicarsi completamente al lavoro, senza distrazioni.
3. Promuovi la co-creazione
Il principio fondamentale della collaborazione è che i team sono più efficienti quando lavorano insieme. Quindi, uno dei modi migliori per favorire la collaborazione di squadra è promuovere la co-creazione. Non limitarti a chiedere alle persone di lavorare insieme a un progetto, ma organizza sessioni di brainstorming, stimola la discussione e dai spazio anche alle opinioni contrastanti. Co-creazione significa sviluppare un’idea insieme, non lavorare separatamente per raggiungere un obiettivo.
La co-creazione non deve essere necessariamente presenziale: le sessioni asincrone di brainstorming possono essere incredibilmente utili. Un modo semplice per co-creare con un team virtuale è quello di collaborare tutti in un Documento Google: aprilo e prendi ispirazione dalle idee degli altri.
4. Incoraggia la comunicazione aperta…
… e mettila in pratica. Per collaborare, i membri del team devono potersi esprimere liberamente sul lavoro. Dovrebbero essere incoraggiati a partecipare, innovare e comunicare. Invece di reprimere i propri pensieri e frenare le emozioni, dovrebbero poter essere sé stessi e condividere tutte le idee che vengono loro in mente.
A volte, comunicare apertamente significa anche esprimere il proprio disaccordo. Ciò non ostacola la collaborazione. Infatti, una sana discussione o una conversazione aperta sono fondamentali per una collaborazione efficace.
5. Dai il buon esempio
È difficile creare un team collaborativo se il leader non dà l’esempio. La collaborazione inizia dall’alto, quindi assicurati sempre di promuovere la co-creazione e una comunicazione aperta, e di lasciare del tempo al tuo team per innovare e collaborare. Incoraggia i membri a contattarti se hanno domande o a fissa una riunione individuale se c’è bisogno di più tempo per discutere.
6. Dedica del tempo a rafforzare l’intesa del team
Quando è stata l’ultima volta che il tuo team si è riunito solo per chiacchierare? Le attività di team building non sono solo un ottimo modo per scaricare la tensione, ma anche un’opportunità per conoscersi al di fuori del luogo di lavoro. Qual è l’obiettivo di vita del tuo collega? Da dove viene il tuo capo e in che modo le sue origini hanno influenzato la sua esperienza? Cosa faceva il nuovo collega del team prima del suo attuale lavoro?
I team che interagiscono in azienda e al di fuori si conoscono meglio, così, quando sarete impegnati con il prossimo progetto, riusciranno a comunicare più facilmente e collaborare in modo più efficace.
7. Celebra i successi del lavoro di squadra
A chi non fa piacere vedere riconosciuto un lavoro ben fatto? Congratulati con il tuo team quando fa un buon lavoro di squadra. Se due membri del team lavorano insieme per realizzare una nuova idea o si occupano di un’iniziativa particolarmente complessa, trova il tempo per esprimere il tuo apprezzamento.
Chiedi ai membri del team di condividere le loro impressioni sull’esperienza: cosa ha funzionato bene? In che modo hanno collaborato e lavorato insieme per raggiungere il loro obiettivo? Ciò non solo dà loro l’attenzione che meritano, ma può anche fungere da esempio per altri membri del team per una futura collaborazione.
8. Offri opportunità di mentoring
Favorire la collaborazione all’interno del team è una competenza trasversale: è infatti una combinazione di abilità interpersonali e comunicative. Ogni singolo membro del team può lavorare per migliorare queste capacità, ma a volte una prospettiva esterna può essere di grande utilità.
Ci sono alcuni aspetti intangibili che derivano dall’esperienza lavorativa, dal tempo trascorso in un’azienda e dalla familiarità con il mercato o il ruolo lavorativo, e i nuovi dipendenti potrebbero avere voglia di imparare di più. Incoraggiare le opportunità di mentorship all’interno della tua azienda può aiutare l’intero team a migliorare.
9. Stabilisci gli obiettivi insieme al team
In che modo il tuo team stabilisce gli obiettivi? La definizione degli obiettivi è una parte fondamentale per qualsiasi team. Può aiutarvi ad allinearvi su ciò che è più importante e a lavorare insieme nella stessa direzione. Spesso, gli obiettivi vengono stabiliti con un approccio “top-down”, il che significa che sono i dirigenti a stabilirli, insieme alle metriche per raggiungerli. Questo può contribuire a raggiungere un obiettivo comune, ma non offre al team la possibilità di collaborare e innovare sul modo di raggiungere l’obiettivo.
Valuta la possibilità di definire degli obiettivi ibridi: i team leader o la dirigenza stabiliscono l’obiettivo principale, mentre i singoli membri del team vengono incoraggiati a definire i risultati chiave o KPI con i quali stabiliranno come raggiungere l’obiettivo. Organizza un workshop e un brainstorming su queste metriche, ma coinvolgi anche i membri del team nella definizione degli obiettivi poiché si sentiranno più motivati a raggiungerli.
10. Sii flessibile
In quanto leader di un team collaborativo, devi adattarti continuamente alle diverse esigenze e modi di lavorare dei membri. Non aspettarti che persone con background diversi facciano le cose allo stesso modo. Piuttosto, riconosci e sostieni i loro stili unici. Più flessibile sarà la tua strategia di lavoro collaborativo, più facile sarà adottarla per il tuo team.
11. Usa strumenti condivisi
Il modo migliore e più semplice per il tuo team di lavorare insieme è quello di collaborare in un unico strumento condiviso. Quando si ha un’unica fonte di riferimento, tutto il lavoro del tuo team avviene nello stesso posto. Qualsiasi nuovo aggiornamento, file condiviso o contesto aggiuntivo è a portata di clic. Abbattendo le barriere per lavorare insieme e collaborare, incoraggi il tuo team a fare di più insieme senza sforzo.
Vantaggi della collaborazione
Una collaborazione efficace sul luogo di lavoro aiuta i team a creare fiducia, stimola l’innovazione introducendo punti di vista diversi, rafforza la risoluzione dei problemi e aiuta le persone a condividere le informazioni in modo più efficace.
Più innovazione: un team forte e collaborativo stimola la creatività e scopre soluzioni che non emergerebbero se lavorasse in modo isolato. Le sessioni di brainstorming incoraggiano i membri del team a sviluppare le idee degli altri, il che può portare a strategie innovative.
Team più felici: incoraggiare la collaborazione migliora il coinvolgimento dei dipendenti, rafforza le relazioni e aiuta le persone a sentirsi apprezzate. Un morale più alto si traduce in una migliore qualità del lavoro e in un successo a lungo termine.
Allineamento dei team che lavorano da sedi diverse: i team che lavorano da remoto hanno bisogno di strumenti di collaborazione per rimanere in contatto. La messaggistica istantanea, gli strumenti di gestione dei progetti e le videoconferenze aiutano un gruppo di persone a condividere idee e partecipare al processo decisionale, anche quando non lavorano di persona.
Conoscenza condivisa tra i membri del team: le strategie di collaborazione promuovono la condivisione delle conoscenze e impediscono che i dati chiave vadano persi a causa della presenza di compartimenti stagni. Uno spazio di lavoro trasparente aiuta l’intero team a rimanere informato e allineato sugli obiettivi condivisi.
Flussi di lavoro ottimizzati: una cultura collaborativa semplifica i processi, migliora l’efficienza e aiuta i team a rispondere più rapidamente alle sfide. Integrando un software di collaborazione, i team possono automatizzare le attività, ridurre i colli di bottiglia e concentrarsi sul lavoro ad alto impatto.
Nonostante questi vantaggi, molti team hanno difficoltà a collaborare a causa di compatimenti stagni, problemi di comunicazione o flussi di lavoro inefficienti. Comprendere come migliorare la collaborazione del team può aiutarti a superare queste sfide e a creare una collaborazione migliore.
Sfide comuni della collaborazione
Una collaborazione efficace tra team non è esente da ostacoli. I team leader che anticipano queste sette sfide comuni possono aiutare i membri del team a superarle più facilmente.
Difficoltà nell’adozione: alcuni membri del team oppongono resistenza al cambiamento quando si adottano nuovi strumenti di collaborazione o flussi di lavoro. Inizia con un piccolo processo alla volta e scegli dei promotori interni che ne guidino l’adozione.
Creare uno spazio inclusivo: i membri del team più introversi possono avere difficoltà a contribuire. Stabilisci linee guida per le riunioni che supportino diversi punti di vista e sottolinea che il fallimento fa parte della crescita.
Troppe informazioni: file sparsi e aggiornamenti in compartimenti stagni rendono più difficile la condivisione delle informazioni. Usa un software di collaborazione per centralizzare file e discussioni.
Troppe notifiche: continui avvisi disturbano la concentrazione. Regola le impostazioni nell’app di collaborazione per limitare le notifiche inutili e aiutare i team a concentrarsi sul lavoro.
Processi decisionali complessi: i team di grandi dimensioni offrono più input ma rallentano i processi decisionali. Assegna ruoli decisionali chiari e incoraggia la collaborazione per portare avanti i progetti.
Attriti tra personalità forti: un team collaborativo con voci dominanti può creare tensione. Crea team diversificati con set di competenze complementari e monitorali regolarmente per mantenere equilibrato il lavoro di squadra.
Risultati lenti: la collaborazione tra i team richiede tempo. Stabilisci obiettivi chiari fin dall’inizio, in modo che l’intero team possa monitorare i progressi e apportare le modifiche necessarie.
Non tutti i team affrontano gli stessi ostacoli, ma imparare a migliorare il lavoro di squadra e la collaborazione può aiutare a creare un ambiente di lavoro più produttivo.
Quattro strumenti fondamentali per collaborare tra team
I software di collaborazione possono aiutare il tuo team a comunicare, condividere file e coordinare il lavoro con più facilità. Prova queste app per promuovere una collaborazione efficace.
1. Strumenti di condivisione di file
Uno dei più grandi ostacoli alla collaborazione del team è dover cercare continuamente i documenti o aspettare una risposta via email per poter accedere a un file. Con uno strumento centralizzato di condivisione dei documenti, come Google Workspace, Microsoft Office o Dropbox, il tuo team ha a disposizione una knowledge base e un archivio centralizzati.
2. Strumenti di comunicazione
Come comunica il tuo team attualmente? Le comunicazioni veloci su attività semplici o momenti divertenti di team building sono fondamentali per la collaborazione. Un buon team è in costante contatto, anche se non si parla di continuo. Questo aspetto è particolarmente importante per chi lavora da remoto. Anche se le riunioni o le huddle room sono ottime soluzioni per comunicare, uno strumento di comunicazione come Slack o Microsoft Teams può essere usato con facilità da tutti.
3. Strumenti di collaborazione video
Per i team che lavorano da remoto le videoconferenze con Zoom o Google Meet sono fondamentali per la collaborazione. Aumentare le riunioni faccia a faccia con il tuo team può aiutare a creare un ambiente collaborativo, anche quando stai lavorando da remoto. Assicurati che tutti abbiano accesso a questi strumenti per creare e condividere videochiamate e sappiano come usarli.
4. Piattaforma di gestione del lavoro
La gestione del lavoro è il pilastro della strategia di collaborazione del tuo team. Con uno strumento dedicato come Asana, puoi allineare facilmente le necessità del team, visualizzare il lavoro in tempo reale e definire gli obiettivi. Un software di gestione del lavoro è un ottimo strumento per aiutare il tuo team a fare tutto questo. Aiuta il tuo team a organizzare e ottimizzare il lavoro, restare sincronizzato e raggiungere gli obiettivi.
Per limitare l’affaticamento dovuto al passare da uno strumento all’altro, è importante integrare tutti i tuoi strumenti di collaborazione. Il dipendente medio utilizza dieci strumenti al giorno. Con le integrazioni di Asana, tutti i tuoi strumenti preferiti sono accessibili in un unico posto.
La collaborazione migliora il lavoro di squadra
Quando il tuo team collabora, puoi fare grandi cose. Sebbene il lavoro di squadra non sia sempre facile, i guadagni in termini di innovazione, efficienza e dinamiche di gruppo valgono l’investimento. Quindi, dal nostro team collaborativo al tuo: ce la potete fare.
