Grafico burn-down: cos'è e come usarlo (con esempi)

Il tuo lunedì inizia con una riunione di analisi dello sprint. Scopri che si è verificato un problema relativo allo sviluppo, che potrebbe causare un ritardo di un paio di giorni. A questo punto ti chiedi se il tempo che hai a disposizione è sufficiente per portare a termine il lavoro entro la prossima settimana.

La maggior parte di noi ha vissuto un momento critico simile a quello appena descritto e sappiamo quanto può essere difficile trovare sufficiente tempo nell'agenda del team per portare a termine i progetti. È qui che torna utile il grafico burn-down. 

Un grafico burn-down serve per analizzare il lavoro ancora da svolgere e confrontarlo con il tempo necessario a portarlo a termine. Può essere un ottimo strumento per visualizzare e gestire meglio il carico di lavoro del tuo team, in modo da assegnare le giuste priorità all'interno del tuo programma. Scopriamo più a fondo cos'è un grafico burn-down e come crearne uno. 

Cos'è un grafico burn-down?

Un grafico burn-down è una rappresentazione visiva del lavoro ancora da svolgere confrontato con il tempo necessario a portarlo a termine. Facendo una stima del tempo necessario a completare le attività, risolvere i problemi ed eseguire i test, puoi determinare la data di completamento del progetto.

Un grafico burn-down viene usato per calcolare in maniera efficiente se il tuo team ha a disposizione abbastanza tempo per completare il lavoro e viene solitamente usato quando si lavora a iterazioni di breve durata. Questo tipo di grafico non solo può servire per determinare le date di completamento dei progetti, ma può anche farti capire il modo in cui il tuo team lavora.

Esistono due tipi di grafici burn-down: grafici burn-down Agile e grafici burn-down sprint. Il primo viene usato dai team Agile per far procedere rapidamente le attività, mentre il secondo viene usato dai team di sviluppo quando lavorano in sprint di breve durata. 

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Grafico burn-down e grafico burn-up a confronto

Un grafico burn-up viene usato per monitorare quanto lavoro è stato completato. Sia il grafico burn-down che il grafico burn-up ti danno informazioni relative a diverse parti di un progetto ed è per questo motivo che vengono spesso usati insieme.

Come funziona un grafico burn-down?

Un grafico burn-down effettua una stima della quantità di lavoro che deve essere completato e lo confronta col tempo necessario a completarlo. L'obiettivo è raffigurare con precisione l'assegnazione del tempo e pianificare l'uso di risorse future. 

I grafici burn-down vengono usati da diversi tipi di team, ma solitamente vengono usati dai team Agile. Ciò è dovuto al fatto che questi grafici sono perfetti per analizzare iterazioni di breve termine, come gli sprint. Ora che sai come funziona un grafico burn-down, scopriamo come leggerlo.

Come leggere un grafico burn-down

Un grafico burn-down è composto da numerosi elementi diversi. È importante comprendere tutte le parti che lo compongono, in modo da poterlo leggere in maniera efficace e crearne uno in autonomia.

Di seguito elenchiamo cosa è solitamente incluso in un grafico burn-down.

• Asse X (ascisse): l'asse X è l'asse orizzontale e rappresenta la quantità di tempo rimanente per completare il progetto. Solitamente indica i giorni.

• Asse Y (ordinate): l'asse Y è l'asse verticale e rappresenta l'impegno necessario per completare il progetto. 

• Linea del lavoro reale: la linea del lavoro reale rappresenta il lavoro effettivo che resta da completare. Solitamente è diverso dalla stima iniziale, a causa dei problemi che sorgono e dell'aumento del tempo necessario al completamento. In alcuni casi, la linea del lavoro reale può essere retta, ma il percorso tende a essere meno lineare, per via dei problemi del progetto e del lavoro non previsto. 

• Linea ideale del lavoro rimanente (lavoro stimato): la linea ideale del lavoro rimanente rappresenta la quantità di lavoro stimata in uno scenario ideale. La sua traiettoria è solitamente dritta, se confrontata con la linea del lavoro reale. 

• Story point: solitamente i team Agile usano gli story point per stimare il lavoro rimanente. In un grafico burn-down, gli story point sono rappresentati su questi assi. Ad esempio, sull'asse Y potrebbero essere riportati story point da 0 a 100 per rappresentare l'impegno, mentre sull'asse X potrebbero essere riportati story point che vanno da 1 a 30 per rappresentare i giorni che mancano al completamento del lavoro.

• Obiettivo dello sprint: infine, un grafico burn-down efficace dovrà includere l'obiettivo generale dello sprint. Ad esempio, l'obiettivo del tuo sprint può essere avere una linea retta dell'impegno al 50% in 12 giorni. Sebbene il lavoro reale potrebbe non raggiungere esattamente questo obiettivo, è una buona idea avere un obiettivo a cui puntare per far sì che le attività procedano. 

Sebbene i grafici burn-down siano un ottimo strumento per valutare rapidamente il rapporto tra lavoro rimanente e tempo necessario a completarlo, non mostrano tutte le informazioni relative alla traiettoria di un progetto. Ad esempio, non mostrano le modifiche apportate al progetto. Ciò rende difficile capire se le modifiche sono dovute al completamento di elementi presenti nel backlog o alla modifica degli story point. 

Per questo motivo, spesso i grafici burn-down vengono combinati con un product backlog, gestito dal responsabile del prodotto, e con un processo di controllo delle modifiche, per monitorare efficacemente l'avanzamento del progetto.

Come creare un grafico burn-down

Ora che sai cos'è un grafico burn-down, tu, project manager, sai come crearne uno? I grafici burn-down possono sembrare semplici, ma ci sono alcuni passaggi che vanno completati prima di finalizzare il tuo grafico. 

Dalla stima dell'impegno al monitoraggio dell'avanzamento giornaliero, ecco i cinque passaggi per creare un grafico burn-down e stimare la quantità di lavoro necessaria. 

Passaggio 1: stima dell'impegno

Il primo passaggio per creare un grafico burn-down è stimare l'impegno necessario a completare uno sprint. Puoi farlo prendendo in considerazione la tua base ideale o, in altre parole, la quantità di tempo ideale per un dato intervallo di tempo.

Supponiamo che la tua base ideale per completare uno sprint in cinque giorni è 80 ore di lavoro, ovvero 16 ore al giorno. Quindi inizierai a tracciare la traiettoria dell'impegno da 80 (che rappresenta le 80 ore) e a monitorare l'impegno per i giorni rimanenti. Di seguito ti mostriamo un esempio.

• Giorno 1: 80 ore di lavoro

• Giorno 2: 64 ore di lavoro

• Giorno 3: 48 ore di lavoro

• Giorno 4: 32 ore di lavoro

• Giorno 5: 16 ore di lavoro

Una volta fatta la stima dell'impegno, puoi iniziare a monitorare l'avanzamento giornaliero per iniziare a definire la linea di burn-down.

Passaggio 2: monitoraggio dell'avanzamento giornaliero

Una volta calcolate le stime, puoi iniziare a monitorare l'avanzamento giornaliero. Puoi farlo con un semplice grafico o usando uno strumento per la cronologia. È consigliabile monitorare quanto tempo serve per completare ogni attività e in che modo quell'impegno si rapporta col tuo obiettivo. 

Di seguito ti mostriamo un esempio di come dovrebbe essere il tuo avanzamento giornaliero.

Alla fine del quinto giorno, il totale di ogni attività dovrebbe essere 80 ore, come stimato nel primo passaggio. 

Passaggio 3: calcolo dell'impegno reale

Dopo aver calcolato le stime, usa un grafico simile per monitorare l'impegno reale necessario per completare ogni attività. Questo potrebbe coincidere con quello stimato, ma è probabile che si discosti leggermente da quel numero, in base alla complessità dello sprint e all'insorgere di problemi che causano ritardi nella cronologia del progetto. 

Probabilmente, la linea del lavoro reale non sarà una linea perfettamente dritta una volta disegnata nel grafico burn-down. È normale vedere alti e bassi relativi all'impegno, poiché la maggior parte dei progetti devono fare i conti con alcune deviazioni lungo il percorso. 

Passaggio 4: ottenimento del set di dati finale

Il quarto passaggio della creazione di un grafico burn-down riguarda l'ottenimento del set di dati finale. Questi dati vengono calcolati usando le stime iniziali dell'impegno e il lavoro reale registrato nel secondo passaggio.

Puoi eseguire questo passaggio raccogliendo le stime e confrontandole con il tempo registrato. È una buona idea tenere il tempo registrato in uno spazio condiviso, in modo che i membri del team possano accedere ai dati durante il progetto.

Una volta raccolti i dati, puoi inserirli in un grafico burn-down per ottenere una rappresentazione visiva.

Passaggio 5: creazione del grafico burn-down

L'ultimo passaggio del progetto riguarda l'inserimento dei set di dati nel grafico burn-down. Puoi farlo riportando i dati relativi all'impegno stimato sull'asse Y. Nell'esempio, questo parte da 80 ore e scende fino a 16 ore. Sull'asse X, inizierai dal giorno 1 fino ad arrivare al giorno 5. 

Una volta completati gli story point, puoi iniziare a rappresentare il tempo rimanente ideale e il tempo reale. Probabilmente, queste linee avranno un aspetto leggermente diverso, a meno che il lavoro reale non coincida esattamente con l'impegno stimato all'inizio.

Di seguito ti mostriamo come dovrebbe essere un grafico burn-down seguendo l'esempio riportato sopra. 

Come puoi vedere, la linea del lavoro reale è leggermente diversa rispetto a quella del lavoro ideale. All'inizio, l'impegno è stato maggiore rispetto a quello stimato mentre alla fine è stato minore. Di conseguenza, nonostante il percorso sia leggermente diverso, il risultato finale è lo stesso.

Vantaggi del grafico burn-down

Un grafico burn-down è un ottimo strumento per visualizzare il lavoro da fare in confronto al tempo necessario per completarlo. È perfetto per i team che lavorano in sprint. 

Di seguito elenchiamo gli ulteriori vantaggi del grafico burn-down.

1. Mostra un confronto diretto: un grafico burn-down mostra un confronto diretto tra il lavoro da svolgere e l'impegno necessario a completare lo sprint. Ciò aiuta i team a collegare le attività a obiettivi più grandi e può servire per farle procedere secondo le tempistiche degli obiettivi degli sprint. 

2. Mantiene i team sulla stessa lunghezza d'onda: grazie alla registrazione dell'impegno giornaliero e all'esistenza di un posto in cui visualizzare il lavoro necessario, i membri del team hanno un'unica fonte di riferimento, che possono monitorare e a cui possono collegarsi, relativa alle attività da svolgere.

3. Offre informazioni approfondite relative alla produttività del team: non solo il grafico burn-down è ottimo per visualizzare il lavoro, ma può anche offrire informazioni approfondite sul livello di produttività e la velocità con cui lavora il tuo team. Se il lavoro reale è completamente diverso da quello ideale, puoi aiutare il team ad aumentare la produttività. 

Questi vantaggi rendono il grafico burn-down un ottimo strumento per monitorare il carico di lavoro, l'impegno e la produttività del team. Inoltre, è perfetto per le persone che preferiscono visualizzare le attività e gli obiettivi generali del progetto. 

Monitora l'avanzamento con un grafico burn-down

Ora che sai come leggere e usare un grafico burn-down, puoi crearne uno in autonomia. Creare un tuo grafico burn-down può aiutare i membri del tuo team ad avere un'unica fonte di dati. Per i team Scrum che lavorano a progetti Agile, questo può ridurre drasticamente le incertezze relative al monitoraggio del lavoro rimanente. Senza parlare del fatto che sarai in grado di identificare e prevenire lo slittamento dei progetti prima che si verifichi. 

Se stai cercando altri metodi per far sì che il tuo team sia sulla stessa lunghezza d'onda e per monitorare il lavoro, prendi in considerazione uno strumento di project management che si occupi di tutti gli aspetti di un progetto. Dal collegare le attività agli obiettivi alla pianificazione di modelli, passando per tutto il resto, Asana può aiutarti.