Come un fornitore di soluzioni tecnologiche ha ridotto i giorni di lavoro manuale con AI Studio

Taco Technologies si dedica ad aiutare le organizzazioni di ogni forma e dimensione, dalle scuole agli studi legali, dalle raccolte alle piccole aziende, a gestire i sistemi su cui fanno affidamento ogni giorno. 

Con esperienza nell’abilitazione della stampa, nei flussi di lavoro dei documenti e nella tecnologia del luogo di lavoro, è da decenni un partner di riferimento per i team che desiderano semplificare il modo in cui il lavoro fluisce attraverso gli strumenti. 

Negli ultimi anni, Taco ha ampliato la sua offerta oltre la stampa, spostando l’attenzione sulla vendita diretta, aiutando le organizzazioni a implementare strumenti per il luogo di lavoro come Asana e Odoo e supportando una gamma più ampia di esigenze operative.

Ma la crescita ha portato complessità. Più prodotti e clienti significavano più richieste e un volume crescente di lavoro gestito manualmente attraverso documenti condivisi e catene di posta elettronica. 

Per risolvere il problema, Taco si è rivolta ad AI Studio per automatizzare le attività di routine e creare flussi di lavoro coerenti. Il risultato? Il team ha ridotto drasticamente il tempo dedicato al lavoro amministrativo, potendosi così concentrare sullo sviluppo dei progetti senza i soliti colli di bottiglia. Questa innovazione ha permesso a Taco di ottenere il riconoscimento come Future of Work with AI Partner (APAC) di Asana al Partner Summit.

“Dire che questo sta trasformando la nostra azienda un po’ alla volta è un eufemismo”, ha affermato Charlie Masters, direttore generale di Taco. 

Automatizzazione della ricezione delle richieste e pianificazione della migrazione

Uno dei casi d’uso più significativi di Taco è iniziato in un luogo fin troppo familiare: la casella di posta di qualcuno.

I responsabili tecnici degli account ricevono regolarmente richieste di migrazione complesse da rivenditori o clienti, come il passaggio da sistemi di gestione della stampa locali a soluzioni basate su cloud. Queste richieste includono un mix di dettagli del cliente e specifiche tecniche, seguiti da una semplice domanda: cosa facciamo dopo?

In precedenza, rispondere a quelle email significava ore di ricerca e documentazione manuale. Ora, quel processo viene eseguito tramite AI Studio: con un’acquisizione chiara, una ricerca basata sull’intelligenza artificiale e un framework riutilizzabile per generare piani pronti per l’implementazione in pochi minuti anziché in giorni.

“Abbiamo creato un lavoro di analista di supporto tecnico che [il nostro responsabile tecnico del cliente] svolgeva da solo. Ci sarebbero voluti giorni per farlo: molte riunioni, molti scambi di domande”, ha affermato Charlie. “Ora possiamo affidare questo lavoro interamente ad AI Studio.”

Ecco un esempio anonimo di quel flusso di lavoro che mostra un’organizzazione e dipendenti fittizi:

Passaggio 1: un modulo di ricezione strutturato sostituisce l’email

Invece di fare affidamento su conversazioni email ad hoc per avviare le richieste di migrazione, Taco utilizza un modulo Asana standardizzato, collegato a un progetto di ricezione, per raccogliere i dettagli della richiesta. I moduli acquisiscono campi coerenti come:

• Nome dell’azienda e del richiedente

• Numero di riferimento del cliente

• Numero e tipi di dispositivi multifunzione (MFD)

• Funzionalità chiave dell’ambiente di stampa (ad es. stampa da dispositivi mobili, scansione integrata)

• Domande condizionali che si adattano in base alle risposte

Questo approccio garantisce che nulla venga perso e crea una traccia di dati pulita, rendendo più facile per il team (e l’IA) iniziare.

Passaggio 2: l’IA esamina le richieste e redige le raccomandazioni

Una volta inviato il modulo, l’attività viene automaticamente indirizzata alla sezione “Ricerca” del progetto di acquisizione, dove il flusso di lavoro AI Studio di Taco prende il sopravvento.

Qui, l’IA si comporta come un analista di ricerca tecnica e supporto, con l’attività di valutare il rischio, far emergere i dettagli chiave e redigere un piano di migrazione basato sulle best practice stabilite.

Per farlo, l’IA fa riferimento a una serie di risorse interne fornite come contesto nel backend di AI Studio, tra cui una guida alla migrazione di oltre 25 pagine, un progetto di implementazione collegato con i dati storici dei clienti e una chiara guida su tono, struttura e formattazione.

L’IA valuta l’invio dei moduli in questo contesto per determinare se dispone di informazioni sufficienti per procedere. In caso contrario, contrassegna l’attività e la sposta in una sezione “Acquisizione non riuscita”, evitando al team di dover cercare i dettagli mancanti e assicurando che solo le richieste pronte per l’uso vadano avanti.

Passaggio 3: viene generato automaticamente un piano di migrazione dettagliato

Se la richiesta supera il controllo di ricerca, l’IA genera automaticamente una nuova attività con un riepilogo completo della migrazione. L’output include:

• informazioni chiave su clienti e rivenditori, come dettagli di contatto e numeri di riferimento

• Un elenco di potenziali ostacoli o complessità che potrebbero avere un impatto sul progetto

• Un piano di migrazione dettagliato, completo di azioni consigliate, stime temporali e considerazioni tecniche

Non si tratta di liste di cose da fare generiche, ma di piani di implementazione di più settimane, che coprono tutto, dalle revisioni legali e dai controlli dell’infrastruttura ai test pilota e alla distribuzione completa. Ogni piano è personalizzato in base alla richiesta e fondato su competenze interne.

"Quello che abbiamo fatto è stato trasformare [il nostro documento di orientamento] in parte del nostro flusso di lavoro", ha affermato Charlie. “In questo modo, le competenze possono essere inserite in un piano in pochi minuti. E questo è davvero potente per noi”.

Passaggio 4: un essere umano esamina il piano prima di procedere

Una volta completato il piano di migrazione generato dall’IA, viene inviato a un membro del team tecnico per la revisione. Invece di redigere i piani da zero, convalidano i dettagli e li approvano prima dell’avvio dell’implementazione.

È un semplice cambiamento che fa una grande differenza: risparmiare almeno un giorno alla settimana mantenendo la qualità che i clienti si aspettano.

Non si tratta di sostituire le competenze, ma di scalarle. “Non puoi lasciare che l’IA faccia il tuo lavoro al posto tuo”, ha affermato Charlie. “Non è questo il punto. Il punto è che si tratta di un risparmio di tempo così grande, è così ben integrato nel tuo flusso di lavoro, che diventa più coerente e più facile per te fare la tua revisione. L’esperienza umana è ancora molto importante”.

Con AI Studio, Taco ha trasformato un flusso di lavoro manuale e dispendioso in termini di tempo in un sistema ripetibile che offre piani di migrazione accurati e di qualità con molto meno sforzo.

Risparmiare tempo con un assistente di direzione basato sull’IA

Taco non si è fermata ai flussi di lavoro tecnici. Il CEO, Jonathan Milne, ha creato un assistente esecutivo virtuale utilizzando AI Studio per smistare e indirizzare le attività direttamente dalla sua casella di posta.

Il sistema valuta le attività in arrivo in base a una serie dettagliata di criteri definiti da Jonathan, e poi le invia automaticamente al posto giusto. Per esempio:

• Le richieste di fatturazione vengono indirizzate al team Contabilità

• I lead per lo sviluppo dell’azienda vengono assegnati al membro appropriato del team di leadership

• Le opportunità di partnership e le riassegnazioni vengono classificate e inviate agli stakeholder

• Le attività generali vengono assegnate in base al contenuto e alla priorità

Automatizzando questo tipo di smistamento della posta in arrivo, le attività si spostano rapidamente, in modo coerente e senza che nulla venga trascurato.

“La sua casella di posta è costante”, ha detto Charlie. “Quindi, affidare la gestione della posta in arrivo a un assistente esecutivo virtuale gli permette di recuperare tempo prezioso e concentrarsi sulle attività più importanti.” L’impatto non è solo operativo, ma anche personale.

“Pranza più spesso”, ha aggiunto Charlie. “Sembra sciocco, ma siamo convinti che l’IA ci restituirà il tempo per essere leader e svolgere le attività strategiche. Ti dà solo un po’ più di respiro per essere grande. E se essere bravi significa svolgere attività strategiche, è meraviglioso. Se essere bravi significa riuscire a pranzare regolarmente, anche questo è meraviglioso”.

Costruire sul successo iniziale

Con le prime vittorie in atto, Taco sta ora espandendo la presenza di AI Studio in tutta l’azienda. Il team sta collaborando attivamente con ogni reparto per identificare opportunità ad alto impatto, che si tratti di creare nuovi sistemi di smistamento, costruire flussi di lavoro interni per supportare le diverse esigenze dei clienti o aiutare i team a gestire le esigenze degli stakeholder in modo più efficace.

“Stiamo lavorando attivamente con tutti i team per trovare più passaggi di smistamento e più passaggi di supporto in tutti i nostri flussi di lavoro”, ha affermato Charlie.

Stanno anche continuando a perfezionare ciò che hanno già costruito, pianificando di evolvere i flussi di lavoro nel tempo in base all'utilizzo reale. I potenziali aggiornamenti pianificati includono l’aggiunta di revisori alle richieste incomplete e l’integrazione dei piani di IA in modo più fluido nei processi dei rivenditori.

Mentre continua a espandere AI Studio in tutta l’organizzazione, il team di Taco vede lo strumento non come un sostituto delle proprie conoscenze, ma come un modo per raddoppiare il lavoro che conta, senza raddoppiare l’impegno.

“Non è necessario iniziare con la perfezione per ottenere questi risparmi”, ha affermato Charlie. “Basta iniziare. Devi capire che non sostituisce il tuo lavoro. Ti aiuta a farlo in modo più efficiente e coerente”.