Un fornitore di soluzioni tecnologiche ha ridotto i giorni di lavoro manuale grazie ad AI Studio

Taco Technologies aiuta le organizzazioni di ogni tipo e dimensione, dalle scuole agli studi legali, dalle biblioteche e alle piccole imprese, a gestire i sistemi su cui fanno affidamento ogni giorno. 

Con esperienza nell'ottimizzazione dell'infrastruttura di stampa, nella gestione dei flussi di lavoro relativi ai documenti e della tecnologia per il posto di lavoro, da decenni l'azienda è un partner di riferimento per i team che cercano di semplificare i flussi di lavoro tra strumenti diversi. 

Negli ultimi anni, Taco ha ampliato la propria offerta oltre la stampa, spostando l'attenzione sulla vendita diretta, aiutando le organizzazioni a implementare strumenti sul posto di lavoro come Asana e Odoo e supportando una gamma più ampia di esigenze operative.

Ma la crescita ha portato complessità. Più prodotti e clienti hanno comportato un aumento delle richieste e un volume crescente di lavoro gestito manualmente con documenti condivisi e scambi di email. 

Taco ha scelto AI Studio per automatizzare le attività di routine e creare flussi di lavoro coerenti. Il risultato? Ha ridotto drasticamente il tempo dedicato al lavoro amministrativo, consentendo al team di concentrarsi sui progetti senza i soliti colli di bottiglia: un'innovazione che all'azienda è valsa il riconoscimento Future of Work with AI Partner (APAC) di Asana al Partner Summit.

"Dire che questo sta trasformando la nostra attività a poco a poco è riduttivo", afferma Charlie Masters, direttore generale di Taco. 

Automatizzare la ricezione delle richieste e la pianificazione della migrazione

Uno dei casi d'uso di maggior impatto di Taco è iniziato in un luogo fin troppo familiare: una casella di posta.

I Technical Account Manager ricevono regolarmente richieste di migrazione complesse da rivenditori o clienti, come il passaggio da sistemi di gestione della stampa locali a soluzioni basate su cloud. Queste richieste includono un mix di dettagli del cliente e specifiche tecniche, seguite da una semplice domanda: E adesso cosa facciamo?

In precedenza, rispondere a quelle email significava ore di ricerca manuale e documentazione. Ora, questo processo viene eseguito tramite AI Studio: con un processo di acquisizione chiaro, una ricerca basata sull'IA e un framework riutilizzabile per generare piani pronti per l'implementazione in pochi minuti anziché giorni.

"Abbiamo identificato i compiti di un analista dell'assistenza tecnica che venivano svolti dal [nostro technical account manager]. Impiegava giorni per occuparsene: numerose riunioni, continue richieste di chiarimento", afferma Charlie. "Ora possiamo affidare queste mansioni interamente ad AI Studio."

Ecco un esempio anonimo del flusso di lavoro che mostra un'organizzazione e dipendenti fittizi:

1. Un modulo di ricezione strutturato sostituisce l'email

Invece di fare affidamento su thread di email ad hoc per dare il via alle richieste di migrazione, Taco utilizza un modulo Asana standardizzato, collegato a un progetto di ricezione, per raccogliere i dettagli della richiesta. Il modulo acquisisce campi coerenti come:

• Nome dell'azienda e del richiedente

• Numero di riferimento del cliente

• Numero e tipi di dispositivi multifunzione (MFD)

• Caratteristiche principali dell'ambiente di stampa (es. stampa da dispositivi mobili, scansione integrata)

• Domande condizionali che si adattano in base alle risposte

Questo approccio garantisce che nulla venga perso e crea una traccia di dati pulita, rendendo più facile per il team (e l'IA) iniziare.

2. L'intelligenza artificiale esamina le richieste e redige le raccomandazioni

Una volta che il modulo viene inviato, l'attività viene automaticamente indirizzata alla sezione "Ricerca" del progetto di ricezione, dove subentra il flusso di lavoro di AI Studio di Taco.

Qui, l'IA agisce come un analista di ricerca e assitenza tecnica, con il compito di valutare il rischio, far emergere i dettagli chiave e redigere un piano di migrazione basato sulle best practice consolidate.

Per fare ciò, l'IA fa riferimento a una serie di risorse interne fornite come contesto nel backend di AI Studio, tra cui una guida alla migrazione di oltre 25 pagine, un progetto di implementazione collegato con dati storici dei clienti e una guida chiara su tono, struttura e formattazione.

L'IA valuta il modulo inviato rispetto a questo contesto per determinare se dispone di informazioni sufficienti per procedere. In caso contrario, contrassegna l'attività e la sposta in una sezione "Acquisizione non riuscita", in modo che il team non debba mettersi alla ricerca dei dettagli mancanti e che solo le richieste pronte vengano mandate avanti.

Passaggio 3: viene generato automaticamente un piano di migrazione dettagliato

Se la richiesta supera il controllo della ricerca, l'IA genera automaticamente una nuova attività con un riepilogo completo della migrazione. L'output comprende:

• Informazioni chiave su clienti e rivenditori, come dettagli di contatto e numeri di riferimento

• Un elenco di potenziali blocchi o complessità che potrebbero influire sul progetto

• Un piano di migrazione graduale, completo di azioni consigliate, stime temporali e considerazioni tecniche

Queste non sono liste di cose da fare generiche; sono piani di implementazione di più settimane, che coprono tutto, dalle revisioni legali e dai controlli dell'infrastruttura ai test pilota e all'implementazione completa. Ogni piano è adattato alla richiesta e basato su competenze interne.

"Quello che abbiamo fatto è stato trasformare [le indicazioni contenute nel nostro documento] in parte del nostro flusso di lavoro", afferma Charlie. "In questo modo, queste conoscenze possono essere integrate in un piano in pochi minuti. E questo è estremamente utile."

Fase 4: un essere umano rivede il piano prima di andare avanti

Una volta completato, il piano di migrazione generato dall'IA viene inoltrato a un membro del team tecnico per la revisione. Invece di creare piani da zero, convalida i dettagli e dà l'ok prima dell'inizio dell'implementazione.

È un semplice cambiamento che fa una grande differenza: fa risparmiare almeno un giorno alla settimana mantenendo la qualità che i clienti si aspettano.

Non si tratta di sostituire l'esperienza: si tratta di scalarla. "Non puoi lasciare che l'IA faccia il lavoro al posto tuo", afferma Charlie. "Non è questo il punto. Il punto è che fa risparmiare molto tempo ed è così ben integrata nel flusso di lavoro che semplifica il controllo e migliora la coerenza. La competenza umana è ancora molto importante."

Con AI Studio, Taco ha trasformato un flusso di lavoro manuale e dispendioso in termini di tempo in un sistema ripetibile che offre piani di migrazione accurati e di qualità con meno sforzo.

Restituire tempo con un assistente esecutivo basato sull'IA

Taco non si è limitato ai flussi di lavoro tecnici. Il CEO, Jonathan Milne, ha creato un assistente esecutivo virtuale utilizzando AI Studio per classificare e inoltrare le attività direttamente dalla sua casella di posta.

Il sistema valuta le attività in arrivo in base a una serie dettagliata di criteri definiti da Jonathan, quindi le invia automaticamente al posto giusto. Per esempio:

• Le richieste di fatturazione vengono inoltrate al team Contabilità

• I responsabili dello sviluppo aziendale sono assegnati al membro appropriato del team direttivo

• Le opportunità di partnership e le escalation vengono categorizzate e inviate agli stakeholder

• Le attività generali sono assegnate in base al loro contenuto e alla loro priorità

Automatizzando questo tipo di classificazione della posta in arrivo, le attività avanzano in modo rapido, coerente e senza che nulla venga trascurato.

"La sua casella di posta riceve continuamente email", afferma Charlie. "Quindi potersi concentrare sul lavoro e guadagnare tempo delegando lo smistamento delle email a un assistente esecutivo virtuale è straordinario." L'impatto non è solo operativo, è personale.

"Riesce a pranzare più spesso", aggiunge Charlie. "Sembra una cosa sciocca. Continuiamo a credere che l'IA ci restituirà il tempo per svolgere il ruolo di dirigente, per occuparci delle attività strategiche. In realtà, ci dà solo un po' più di respiro per fare del nostro meglio. E se fare del nostro meglio significa occuparci delle attività strategiche, è meraviglioso. Ma se significa anche solo avere la possibilità di pranzare regolarmente, anche questo è un grande risultato."

Costruire a partire dai risultati iniziali

Dopo i primi risultati positivi iniziali, Taco sta ora promuovendo l'uso di AI Studio in tutta l'azienda. Il team sta collaborando attivamente con ogni reparto per identificare opportunità ad alto impatto, che si tratti di creare nuovi sistemi di classificazione, creare flussi di lavoro interni per supportare le diverse esigenze dei clienti o aiutare i team a gestire le esigenze degli stakeholder in modo più efficace.

"Stiamo lavorando attivamente con tutti i team per trovare più passaggi di classificazione e più passaggi di supporto in tutti i nostri flussi di lavoro", afferma Charlie.

Stanno anche continuando a perfezionare ciò che hanno già creato, pianificando di evolvere i flussi di lavoro nel tempo in base all'utilizzo reale. I potenziali aggiornamenti pianificati includono l'aggiunta di revisori a invii incompleti e l'integrazione dei piani di IA in modo più trasparente nei processi dei rivenditori.

Mentre continuano ad espandere l'AI Studio in tutta l'organizzazione, il team di Taco vede lo strumento non come un sostituto delle loro conoscenze, ma come un modo per raddoppiare il lavoro che conta, senza raddoppiare lo sforzo.

"Non devi iniziare ricercando la perfezione per ottenere questi risultati", sostiene Charlie. "Inizia e basta. Ricorda che non ti sta sostituendo sul lavoro, ma ti sta aiutando a farlo in modo più efficiente e coerente."